辦公室檔案管理的有效性與工作效率提升方式解讀

劉濱

摘 要：在辦公室各項管理工作中，檔案管理工作最為重要，因為對檔案的管理效率高低會直接影響到其它各項工作的順利開展。現代辦公室檔案管理工作應該做到工作職能與思想行為相結合，突出特色，創新機制，走信息化建設路線。本文圍繞縣級辦公室檔案管理工作，解讀縣級地區在該方面開展的有效性與工作效率提升方式。

關鍵詞：檔案管理工作；縣級辦公室；有效性；工作效率提升；創新；信息化

對縣級辦公室而言，提高檔案管理工作效率，爭取與城市同步，一定要做到不斷改進管理方法，引進先進的信息化管理技術，同時確保檔案管理的真實性與完整性，意識到檔案管理工作對于縣域地方發展的重要性。

1 縣級辦公室檔案管理的有效性分析

目前我國正在大力推行城鎮化建設，縣級辦公室作為市以下級別的政府直屬單位，有必要提高工作效率，特別是注重辦公室檔案管理工作的有效性。

1.1 對時代發展適應的迫切要求

縣級辦公室檔案管理的有效性之一就是它是作為新時代信息產業背景下的重要構成部分，為縣級地區政府工作人員查閱信息、調查資料提供了巨大便利，提高了辦公室工作效率。尤其是信息技術的廣泛加入，也讓縣級辦公室檔案管理工作的自身地位更加突出。縣級辦公室應該注重與時俱進，更好為縣域人民服務，充分重視檔案管理工作的重要性，最重要的是要把縣級檔案管理工作與社會實際結合起來，體現工作價值，將其放在社會需要的第一位，體現其在縣域整體社會服務工作中的有效性。

1.2 對檔案事業的可持續發展

檔案管理工作無論在哪里都講求持續性和連貫性，縣級辦公室相對城市而言資源有限，應該采取符合自身實際狀況與縣域發展要求的管理手段來展開工作，合力維持檔案管理工作的可持續發展態勢。縣級辦公室要明確一點，那就是檔案管理工作不是一次性形成的，它的形成一定存在具體的時間性與歷史性，這些都是確保檔案管理完整性的關鍵。所以為了促進檔案管理工作的有效可持續發展特性，一定要提高辦公室檔案管理人員綜合素質，全面提高檔案管理效率。

1.3 對國民經濟、社會協調的有利輔助

縣級檔案管理工作的第3點有效性就是它促進了國民經濟與社會協調發展進程。這主要是因為社會發展與經濟進步都是無法離開檔案的。所以縣級辦公室一定要抓緊檔案管理工作發展，以此來間接推動縣域經濟，爭取早日實現城鎮一體化發展目標。縣級辦公室要明確檔案就是對過去的記錄，對未來的參考，要時刻都體現它的有效性存在價值，做好檔案管理工作的每一個細節[1]。

2 縣級辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

縣級辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大層面來探討它的管理工作效率提升有效途徑。

2.1 基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實質上，我國縣級辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統方式管理檔案，這在先進社會已經落伍，應該在檔案管理方面走現代化路線，這其中就包括管理內容與管理技術手段的全面現代化。縣級辦公室應該加大資金投入力度，做到對檔案收集、整理、存儲、保存管理的一體化進程，建設現代化庫房和檔案保護技術，計算機管理檔案，大力開發檔案信息資源利用進程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術、激光光盤技術、靜電復印技術、3D打印技術也應該融入到檔案管理工作當中，實現對檔案管理的現代化解決途徑，解決傳統中無法徹底解決的檔案管理問題。

再一點，要充分利用頗為人性化的人工智能技術，有效通過計算機技術來延伸技術人員智能水平，通過它們來解決對檔案的收集與分類問題，推動縣級檔案智能化管理發展進程。

最后，要結合數字化多媒體檔案信息管理核心，結合光盤存儲技術、計算機網絡技術、寬帶數據通信傳輸技術來為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫，實現對檔案的全媒體完整數據管理模式，豐富檔案開發利用手段，加快檔案信息化管理的規范化路徑，同時對某些縣內辦公室的珍貴檔案原件進行有效的數字化保護[2]。

2.2 基于縣級辦公室組織內部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級辦公室要圍繞自身組織內部與外部基層來展開一系列的檔案管理工作效率優化方式，本文主要提出以下4點。

1制定文件，扎實培訓

縣級辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實現事半功倍的工作效果。為此應該多走出去，向其他單位借鑒學習，更應該制定和引發相關業務文件，創建示范縣發展體系，扎實搞好縣內相關業務培訓工作，對檔案人員進行具體的、有針對性的全面培訓。

2配合上級部門，做好協作工作

應該以縣級辦公室為核心，推動全縣建設檔案工作向前發展，為此，應該在縣內各級涉農部門構建聯動機制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發展現狀與實際政務工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實施細則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設的縣級公共服務活動和社會管理改革活動。做好檔案管理中有關職工管理、企業管理乃至土地管理、林權管理方面的相關內容，并對專項活動所形成的文件材料進行有效歸檔，確保檔案質量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協調關系，爭取做到縣級辦公室的各項工作同實施、同完成。

3突出管理特色，創新管理機制

縣級辦公室的檔案管理工作一定要做到積極穩妥，要從縣域發展的大局觀來考慮問題，即確立多個鄉鎮和社區來作為檔案管理建設試點，共同為新農村建設檔案工作添磚加瓦。為了突出縣級辦公室檔案工作管理特色和創新機制，本文提出兩點創新做法。

首先，可以考慮將縣級集體林權制度改革檔案提前接收入館。這樣做也是為了積極主動和提早謀劃縣內林改工作，指導林改材料的快速形成、完整收集和妥善整理。例如某縣級辦公室就按照相關業務標準對林改檔案進行了整理規范，將縣內的6000卷檔案直接移交到縣檔案館保存，基本確保了林改檔案的安全與完整，更方便從業人員及老百姓隨時查閱。該縣由于林改檔案成績出色，還被國家林業局評為了“林改百強典型縣”。

其次是可以考慮將婚姻登記檔案提前接收入館。縣級辦公室應該成立成立專門的縣級婚姻登記處，方便老百姓生活。縣級辦公室應該主動聯系縣婚姻登記處，將每年所形成的婚姻登記檔案接收入館，確保檔案管理的安全性，同時也非常利于老百姓利用查看。

以上兩點涉及民生的話題都是現如今地方或縣級辦公室在檔案管理方面需要作出的改變，這樣做才能使民生檔案管理更加規范，也更有利于百姓的日常學習、工作與生活穩定。

4完善“三農”檔案信息資源

縣級辦公室目前都已經建立了公眾信息網，也要通過這一網絡來實現“三農”教育。圍繞縣域老百姓所關注的話題開展“三農”政策方針、政務信息、檔案法規、檔案業務指示與查檔指南的相關教育，通過互聯網平臺來宣揚和發布相關信息資源，實現權限檔案的資源共享，這也是縣級辦公室完善“三農”檔案信息資源管理工作與宣傳工作的最佳手段[3]。

3 總結

縣級辦公室檔案管理工作開展應該與各方都有密切關系，所以管理人員一定要注意并把握這一點，走好基層組織和信息化發展路線，創新管理辦法，突出管理個性，走現代化檔案管理路線，并積極響應上級號召，有效部署，實現縣級辦公室檔案管理與縣域經濟發展的共同推進。

參考文獻

[1] 王瑕.分析提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業務，2014（1）：78.

[2] 張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.

[3] 試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.