淺議醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題及對策

林怡

摘 要：醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院人事檔案的重要構(gòu)成部分，是醫(yī)院職工醫(yī)療、科研等活動的真實記錄，具有較強的研究價值。醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案不僅體現(xiàn)了醫(yī)院綜合醫(yī)療水平，還反映了職工在業(yè)務(wù)活動中的具體表現(xiàn)，是評優(yōu)評模的重要參考依據(jù)。基于此，本文對醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理進行了分析，探討了實際管理過程中存在的問題，并提出了相關(guān)對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)；檔案；管理；醫(yī)院

1 醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案概述

醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案是記錄醫(yī)院職工各項信息，如經(jīng)歷、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力等的重要載體。它是醫(yī)院職工個人業(yè)務(wù)活動的原始記錄與真實反映。同時，醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案也體現(xiàn)了醫(yī)院職工在長期醫(yī)療實踐及科研活動當(dāng)中獲得的成果，一定程度上反映了醫(yī)院綜合醫(yī)療水平及相關(guān)科研能力，是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要無形資產(chǎn)[1]。在醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)療技術(shù)水平不斷提升的過程中，醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理也愈來愈受到重視。首先，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案為職工晉升提供了可靠參考。結(jié)合相關(guān)檔案信息，能夠?qū)⒙毠さ恼鎸嵐ぷ髑闆r清晰地反映出來，有利于客觀、真實地對人才進行合理評價。其次，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案為職工自我能力提升提供了重要依據(jù)。這些檔案清楚地記錄了職工的成長經(jīng)歷，職工能夠從檔案信息當(dāng)中了解自身能力不足之處，并逐漸完善自我，使自身業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng)水平不斷提升。總體上來看，醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案在醫(yī)院日常業(yè)務(wù)、管理等活動開展過程中發(fā)揮了重要的支持作用，是醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，應(yīng)給予重視。

2 醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理過程中存在的問題分析

2.1 相關(guān)制度缺失

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展較快，社會整體醫(yī)療水平有了很大提升。公立醫(yī)院作為我國醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)當(dāng)中的先導(dǎo)者，無論在規(guī)模、設(shè)備，還是在技術(shù)、人才等方面，均取得了較大進步，醫(yī)療實力明顯提升。然而，在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作并未得到應(yīng)有的重視，檔案管理制度未能結(jié)合醫(yī)院及外部發(fā)展形式進行調(diào)整，使得檔案管理滯后較為嚴(yán)重。部分醫(yī)院內(nèi)部未建立專門的職工專業(yè)技術(shù)檔案部門，導(dǎo)致職工專業(yè)技術(shù)檔案分散于各個部門[2]。這種分散化的管理方式，無法對相關(guān)檔案材料信息進行有效整合，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的效率及質(zhì)量。同時，部門之間的檔案材料經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)，查閱起來十分不便。長期以往，各部門的專業(yè)技術(shù)檔案不斷累積，但由于制度上的缺失及管理模式的不規(guī)范，無法對相關(guān)資源進行有效整合，使得檔案管理工作趨于紊亂。在這種情況下自然無法客觀、真實地反映出醫(yī)院員工的實際情況，約束了專業(yè)技術(shù)檔案的功能。

2.2 重視程度不夠

一方面，醫(yī)院職工對專業(yè)技術(shù)檔案重視程度不夠，缺乏良好的存檔意識。某些職工為了方便自身工作，未及時提交檔案資料，甚至遺失檔案資料，使得檔案資料不夠完整，影響了專業(yè)技術(shù)檔案的真實性與完整性。另一方面，檔案管理人員對自身工作重視程度不夠，缺乏責(zé)任感，影響了實際工作成效。部分醫(yī)院檔案管理人員都是兼職人員，并不是專業(yè)出身，甚至某些人員未經(jīng)過系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)就直接投入到崗位工作當(dāng)中，容易出現(xiàn)失誤。同時，兼職檔案工作人員可能因為本職工作繁忙或工作調(diào)動等原因，造成臨時換人管理。交接工作未得到充分落實，導(dǎo)致檔案管理秩序紊亂[3]。一些檔案工作人員對專業(yè)技術(shù)檔案的認(rèn)知程度只是停留在資料收集、材料整理上，未能理解檔案管理工作的本質(zhì)。除此之外，院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案建設(shè)也不夠重視，未給予充分的財政支持，導(dǎo)致檔案設(shè)施費用不足，制約了檔案管理工作的成效。

2.3 檔案內(nèi)容不完整

在進行歸檔時，由于檔案工作人員的不嚴(yán)謹(jǐn)，未對檔案資料進行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致部分檔案信息不完整，甚至存在嚴(yán)重失真的情況。部分醫(yī)院依然以紙質(zhì)檔案管理為主，通過紙張來保存相關(guān)資料，經(jīng)常會出現(xiàn)無序、零散存放的情況，容易造成檔案丟失。有些醫(yī)院盡管已經(jīng)實施了電子檔案管理，但未能建立電子信息文件標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的電子信息格式。在檔案信息傳遞過程中，由于兼容性問題，導(dǎo)致部分信息丟失，使得檔案內(nèi)容不夠完整。另外，醫(yī)院內(nèi)部未能建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，無法對專業(yè)技術(shù)檔案相關(guān)信息進行整合化處理，使得檔案內(nèi)容得不到及時更新。

3 加強醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的相關(guān)對策

3.1 對相關(guān)管理制度進行完善

首先，醫(yī)院內(nèi)部要加強檔案管理意識培養(yǎng)，特別是院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)要重視醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層應(yīng)該充分認(rèn)識到加強醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理是醫(yī)院發(fā)展、建設(shè)的必然性需求，這樣才能在院內(nèi)形成一種良好的檔案管理氛圍，為相關(guān)制度實施奠定基礎(chǔ)。其次，要對相關(guān)管理制度內(nèi)容進行補充、調(diào)整、完善。醫(yī)院要結(jié)合市場環(huán)境及自身發(fā)展需求，對檔案管理制度進行細(xì)化，將粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理、集成化管理，構(gòu)建出標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識管理流程及配套細(xì)則，促使專業(yè)技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化實施。例如，在檔案收集及歸檔方面，要明確規(guī)定歸檔時間、歸檔流程、歸檔范圍，并加強檔案材料審核工作，確保檔案材料真實可靠，保證檔案內(nèi)容的真實性與完整性[4]。另外，要加強制度執(zhí)行力。院內(nèi)可構(gòu)建專門的檔案工作監(jiān)督小組，對檔案制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督，并實行獎懲機制作為督促，以此來激發(fā)檔案工作人員的積極性。

3.2 將個人技術(shù)檔案管理與信息化技術(shù)相互融合

在醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理工作具體實施過程中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，善于應(yīng)用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理，進一步提升檔案管理工作成效。一方面，要加大相關(guān)軟硬件設(shè)施投入，完善檔案室建設(shè)，根據(jù)行業(yè)及國家標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建出現(xiàn)代化的檔案工作室。同時，醫(yī)院內(nèi)部要建立檔案信息管理平臺，平臺包括檔案檢索系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)及人才信息庫等，方便檔案信息查詢、管理、調(diào)用[5]。另一方面，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化工作。由專業(yè)檔案人才負(fù)責(zé)檔案信息轉(zhuǎn)錄、整合，將紙質(zhì)化檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息化管理。同時，要做好電子檔案信息備份、存儲、安全保護等工作，將信息化技術(shù)與醫(yī)院職工技術(shù)檔案管理充分結(jié)合起來。

3.3 及時更新、完善相關(guān)檔案資料

當(dāng)醫(yī)院職工出現(xiàn)人事變動或崗位調(diào)整時，其專業(yè)技術(shù)檔案也要得到及時更新。因此，醫(yī)院可根據(jù)實際管理需要，周期性地對職工專業(yè)技術(shù)檔案進行審查，并對職工進行考核。考核過程中，可及時收集相關(guān)人員檔案材料，以此為依據(jù)對檔案內(nèi)容進行更新。同時，每個季度可集中時間抽調(diào)人員對醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案資料進行針對性完善、補充，保證檔案信息與職工真實情況相符合。另外，要充分利用檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)職工專業(yè)技術(shù)檔案動態(tài)跟蹤管理。

4 結(jié)語

醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院人才發(fā)展的真實寫照，同時也是醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展不可或缺的重要無形資產(chǎn)。通過完善制度、更新技術(shù)、深化理念，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，讓專業(yè)技術(shù)檔案得到重視，以此來提升相關(guān)管理工作的成效，將這些檔案資源的潛在價值充分挖掘出來。

參考文獻

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