計算機辦公自動化技術應用與研究

莫珍貴

一、辦公自動化的含義

辦公自動化是伴隨信息技術的發展而衍生的。辦公人員通過計算機設備進行各種信息處理工作，工作內容包括編寫、存儲、更新、維護等。企業各部門業務以及辦公流程、信息處理流程都可借助計算機技術來開展。辦公自動化中引入計算機技術主要優勢在于整合信息資源和高效快速的工作模式，能提升效率、確保工作質量。

二、辦公自動化的優勢

1.高效工作

建立內部網絡，同一個部門或同一公司的領導可以訪問內網查閱共享文件，便于公司內部的溝通，并能及時處理問題；信息系統可對上傳文件進行自動編號處理。可以通過搜索功快速進行調閱，文件指示內容能快速上傳下達，提高工作效率。內部網絡對指定部門或者公司成員開放，領導以及工作人員可以共享工作文件，并能經過計算機網絡實時了解工作流程，以及便于了解相關辦公室的工作進展，利于監督考核；便于提高辦公人員的工作實效性。利用計算機網絡的傳輸迅速的優勢，可以快速查詢到單位資料信息，拷貝資料。辦公系統自動化將大大減免傳統大量人工操作。

2.信息搜索的便捷性

建立內部網絡與外部的聯網，便于在工作中快速、準確查詢到所需要的數據信息；可以克服地域上的隔絕，利用互聯網可以即時獲取所需要的信息，創建單位、本部門的信息庫，規范管理文件數據、期刊、圖書等，實現信息資源共享化。

3.激發企業成員創造力

辦公系統自動化管理引入計算機技術使得企業自身管理更加標準化、規范化。辦公文件整理事宜不必全依賴人工操作，辦公自動化節省了辦公人員處理文件的時間，使其有更多時間投入創新工作中，能激發企業成員在工作中的創造力。

三、辦公自動化中運用計算機技術

1.計算機技術為辦公系統提供硬件、軟件支持

企業辦公流程涉及辦公自動化主要業務包括信息處理的相關工作，此環節工作需要利用計算機技術，辦公自動化關鍵內容在于計算機硬件設備和軟件方面的資源，二者缺一不可。

2.計算機技術促使文檔管理自動化

將計算機技術運用于辦公文檔管理，便于在計算機網絡系統平臺上進行文件查閱、審批等工作，企業成員可以根據公司實際情況對辦公流程做調整，在網絡平臺進行文檔批改可以保存痕跡，便于其他工作人員快速得知更改部分。

3.創建信息平臺

越來越多的企業重視對先進技術的引入，創建企業特定的信息平臺，可以在宣傳版面發布電子公告，設置電子論壇板塊及發布電子雜志等，辦公人員可以通過登錄信息平臺了解企業發展動態。公司企劃部門可以直接將企業相關動態或者企業章程、項目前期工作交流及公告事項等第一時間公布。

4.計算機促使辦公自動化

辦公自動化運用計算機技術，可對企業的辦公流程進行實時動態檢測，對各個部門、企業人員崗位進行工作協調調動，提高企業全面資源利用率，提高企業成員的工作效率，使企業流程化工作更加規范。利用計算機辦公系統可以使流程無遺漏，如進行公文的請示、匯報、審批、處理等，實現流程固定化，負責人的審批工作也相對固定。引入計算機技術可實現辦公流程自動發送到代辦人的手中，審核機制更加完善，避免出現遺漏，優化資源配置，使工作效率大幅度提升。

各單位使用先進的計算機技術輔助辦公，有利于提高工作效率，促使社會經濟不斷發展。計算機辦公自動化技術廣泛運用于企業辦公、生產中，企業在辦公自動化過程中需要不斷發現問題并處理問題，通過運用計算機技術真正提高工作效率并優化資源配置。

參考文獻：

[1]王祥瑞.計算機多功能技術在辦公自動化實際工作中的應用研究[J]. 科技傳播，2014（10）：139-140.

[2]施永祥.計算機多功能技術在辦公自動化實際工作中的應用研究[J].電子技術與軟件工程，2016（1）：177.