試論項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務的問題及辦法

摘 要：項目檔案規(guī)范化管理是網(wǎng)絡時代下做好中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設工作的必然趨勢，要求各中小企業(yè)能夠加強對公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的重視。但是就當前我國項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務中的應用情況來看，其中還存在不少的問題，需要引起相關人員的重視。本文先就中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容進行探析，然后就當前項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務的問題及辦法進行具體的探討。

關鍵詞：項目檔案規(guī)范化管理；中小企業(yè)；公共服務

0 引言

隨著信息時代的到來，信息技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，要求各企業(yè)在公共服務平臺網(wǎng)絡建設中能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的重視，切實提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。但是就目前實際情況來看，不少企業(yè)對項目檔案規(guī)范化管理的重視程度依然不足，導致項目檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)了不少的問題，嚴重影響了中小企業(yè)公共服務的長遠發(fā)展[1]。因此要求有關人員能夠?qū)Υ诉M行具體的研究，并采取有效的措施進行應對。以下本文就項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務的問題和對策進行了簡單的探討。

1 公共服務項目檔案規(guī)范化管理探析

加強中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設要求政府能夠從企業(yè)的實際情況進行考慮，以省級服務為領導，信息技術為技術支撐進行服務憑條網(wǎng)絡項目建設，并加強服務設施、服務信息以及服務資源等的全面建設，以便獲得良好服務效果[2]。中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目包含了多種技術信息和文件數(shù)據(jù)資料，其形成的檔案全面而真實地反映了整個中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目的內(nèi)容，做好中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設工作可以實現(xiàn)全省范圍內(nèi)以及全國范圍信息資源的共享，為政府的各項決策提供必要的科學依據(jù)。因此必須要求能夠加強對中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目的檔案規(guī)范化管理，為其他各項活動奠定有效的資源和信息基礎。

2 中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 重視程度不足

要做好中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理工作必須要求相關領導人員能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的認識，了解明白項目檔案規(guī)范化管理的重要意義，并對中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目各個階段和環(huán)節(jié)的各項數(shù)據(jù)、資料、文件等進行搜集，只有將資料收集完全，才能算是做好了檔案管理工作[3]。但是就當前我國中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的實際情況來看，檔案管理人員由于對項目檔案規(guī)范化管理工作的重視性認識不足，因此經(jīng)常出現(xiàn)項目檔案信息收集不全面、時效性等的問題，導致項目檔案的服務功能和利用效率大大降低。

2.2 基礎投入不足

中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理不僅要求建立健全的檔案管理制度，還要求具備一定的基礎設施建設水平，如必要的硬件和軟件設施建設，這就要求加大對中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的技術和資金投入。但是就目前來看，這方面的資金和技術投入均較為不足，導致雖然對中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目進行了檔案管理，但是網(wǎng)絡信息技術水平較低，無法保證檔案管理的規(guī)范性，軟件系統(tǒng)的可操作性和水平也不強，嚴重影響了中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

項目檔案規(guī)范化管理要求檔案管理人員必須要具有較強的專業(yè)素質(zhì)，包括精通的業(yè)務能力以及熟練的計算機操作技能等。雖然我國中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理人員大部分均在學校學習相關的專業(yè)知識，但是他們平時接受的培訓并不多，導致與時代脫軌現(xiàn)象嚴重，對于目前檔案管理的相關知識和內(nèi)容了解不夠清晰，計算機操作能力更加有待提高，因此很大程度上限制了中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的效率和水平，需要引起重視。

3 中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理對策探析

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

目前大部分人員對于中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的認識仍然不夠清晰，因此導致中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理的效率不高，檔案管理人員的工作積極性也嚴重不足。因此，要提高中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理水平必須要求能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，使相關人員認識到項目檔案管理規(guī)范化的重要性。項目檔案規(guī)范化管理首先要求工作人員能夠根據(jù)實際的工作情況，將項目檔案進行合理的分裂，然后進行有步驟、有計劃的規(guī)范[4]。歸檔環(huán)節(jié)是加強項目檔案規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，檔案收集人員不僅要在項目前初步羅列檔案歸檔內(nèi)容，在項目完成后還要進行仔細的檢查，并且要保證檔案收集的時效性、準確性和全面性，這樣才能夠保證項目檔案管理的規(guī)范化。收集完項目檔案后，檔案管理人員需要將收集的資料全部輸入電腦，以便實現(xiàn)項目檔案的網(wǎng)絡共享。

3.2 完善基礎設施建設

加強項目檔案規(guī)范化管理要求有關單位能夠完善基礎設施建設。基礎設施建設的完善主要集中在兩個方面：首先，從硬件上來說，要求單位能夠配置相應的計算機和電腦設備，并配置好相關的安全輔助設備如消防設備、防水設備等；其次，從軟件上來說，要求單位能夠開發(fā)更加先進的檔案管理軟件，提高項目檔案管理的科學性和規(guī)范性。

3.3 提高人員的專業(yè)素質(zhì)

時代在不斷發(fā)展，要實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理必須要求管理人員能夠跟隨時代發(fā)展的步伐，學習更多新的知識和技能，如新的項目檔案規(guī)范化管理方法以及計算機操作能力等，因此，要求加強對單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)培訓，以便提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和效率[5]。檔案管理人員不僅需要掌握必要的業(yè)務能力，還要具備較強的計算機操作能力。而在業(yè)務能力的培訓時，培訓人員需要重視管理人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，鼓勵管理人員能夠跟上時代發(fā)展的步伐，不斷進行管理方法和形式方面的創(chuàng)新。計算機操作能力的培養(yǎng)則要求能夠加強管理人員的實踐上機操作，保證管理人員能夠熟練地進行計算機系統(tǒng)的操作。

4 結語

綜上所述，中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案規(guī)范化管理工作對于提高中小企業(yè)公共服務平臺網(wǎng)絡建設項目檔案的利用率、實現(xiàn)資源共享等有著重要的作用和意義，要求能夠提高項目檔案規(guī)范化管理的水平，為社會做出更多的貢獻。但是就當前實際情況來看，由于管理人員的規(guī)范化管理意識較為薄弱以及基礎設施建設不足，加上人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，導致項目檔案規(guī)范化管理的效率較低。基于此，各相關人員需要轉(zhuǎn)變當前的思想觀念，加強對規(guī)范化管理的重視，并通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及加大基礎建設等方式提高管理的效率和提高。

參考文獻

[1]何繼先. 項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務的問題及辦法[J]. 蘭臺內(nèi)外，2014，（03）：77.

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[3] 李葉，崔艷梅，黃華平，李勤奮. 修購專項儀器設備檔案規(guī)范化管理實踐探析[J]. 農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟管理，2014，（02）：13-15+19.

[4]何繼先. 強化項目檔案信息化建設提升為中小企業(yè)服務功能之我見[J]. 勞動保障世界（理論版），2013，（12）：114.

[5]尹立蘋，李彥啟，楊美榮. 加強高校采購檔案規(guī)范化管理的探索[J]. 實驗室研究與探索，2013，（04）：224-226.

作者簡介

趙紅（1974-），重慶，中盟科技有限公司。