事業(yè)單位檔案整理工作的開展實踐微探與創(chuàng)新舉措

徐洪濤

摘 要：受到信息技術(shù)不斷發(fā)展和普及的影響，事業(yè)單位也逐漸開始加強對檔案整理工作的重視，希望能夠借助科學(xué)的管理措施提升檔案整理實踐效果，結(jié)合先進技術(shù)對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新，為檔案整理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展、檔案資源的有效利用奠定堅實的基礎(chǔ)。本文從事業(yè)單位檔案整理開展實踐入手進行分析，并嘗試對創(chuàng)新措施進行了適當(dāng)?shù)奶剿?，希望能夠為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展提供相應(yīng)的支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案整理；實踐；創(chuàng)新

對事業(yè)單位檔案整理工作實施規(guī)范化管理是新時期提升檔案資源有效利用率的必然要求，只有結(jié)合先進技術(shù)加強對事業(yè)單位檔案整理工作的創(chuàng)新，才能夠提升事業(yè)單位檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的支持。因此事業(yè)單位檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中一定要加強對檔案整理的重視，在明確檔案整理實踐工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上結(jié)合先進技術(shù)和理念的應(yīng)用探索合理的創(chuàng)新措施，為檔案整體質(zhì)量的提升以及檔案資源的有效利用提供堅實的保障。

1 事業(yè)單位檔案整理工作實踐內(nèi)容

檔案整理工作簡單的說就是將檔案按照檔案的內(nèi)容、特征和形式等進行合理加工的過程。一般來說，檔案整理工作包含兩個層面的思想，即結(jié)合檔案具體內(nèi)容按照檔案知識條理對檔案進行歸類；結(jié)合檔案記載內(nèi)容的主要方式和載體形式對檔案進行合理歸類，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，這兩個層面上的整理思想往往協(xié)同進行。

事業(yè)單位在開展檔案整理工作的過程中，應(yīng)該明確檔案整理的具體內(nèi)容，只有明確內(nèi)容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向，切實提升事業(yè)單位檔案整理實踐質(zhì)量。具體而言，事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結(jié)合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內(nèi)文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，事業(yè)單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。

同時，按照我國相關(guān)法律的規(guī)定，事業(yè)單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環(huán)節(jié)，即第一環(huán)節(jié)應(yīng)該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環(huán)節(jié)則應(yīng)該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環(huán)節(jié)分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。

此外，事業(yè)單位的檔案整理人員應(yīng)該認識到，檔案整理工作質(zhì)量對檔案使用者的檢索結(jié)果以及檔案資源的有效利用產(chǎn)生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應(yīng)該明確自身崗位責(zé)任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡言之，在當(dāng)前檔案資源得到廣泛應(yīng)用的社會背景下，事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質(zhì)量得到逐步的提升，為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強化創(chuàng)造條件。

2 事業(yè)單位的檔案整理原則

事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數(shù)量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業(yè)單位檔案進行整理的過程中應(yīng)該堅持科學(xué)的管理原則，即按照檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料的有機聯(lián)系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持?；谶@一原則，事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應(yīng)該注意檔案與各個工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，然后按照檔案的形成規(guī)律對不同形式的檔案加以區(qū)分，為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應(yīng)該明確不同檔案的保密等級、應(yīng)用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結(jié)合檔案整理結(jié)果對檔案實施科學(xué)的管理，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學(xué)的整理原則，檔案整理質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時期獲得新的發(fā)展。

3 對事業(yè)單位檔案整理工作進行合理創(chuàng)新的措施

新時期社會的發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質(zhì)量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應(yīng)該結(jié)合先進的技術(shù)和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施，進而借助科學(xué)的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開展創(chuàng)造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化時代，并且隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用以及電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生，檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)逐漸開始對檔案整理工作產(chǎn)生一定的影響，傳統(tǒng)的檔案整理工作已經(jīng)無法滿足新時期檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求，因此檔案整理工作人員必須結(jié)合時代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創(chuàng)新的過程中，檔案整理人員應(yīng)該在堅持傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時期取得良好的發(fā)展成效。

在具體操作方面，結(jié)合事業(yè)單位的檔案整理工作實踐，一方面，檔案整理人員在對整理工作進行創(chuàng)新的過程中可以按照檔案的應(yīng)用價值對檔案加以整理，明確能夠在事業(yè)單位使用的檔案資源、能夠在事業(yè)單位外部使用的檔案資源，并按照這一標(biāo)準(zhǔn)進行整理，為檔案資源創(chuàng)造更大的利用空間，促使事業(yè)單位在檔案管理工作中可以采用開放服務(wù)模式，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化共享。另一方面，事業(yè)單位在實施檔案整理的過程中應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用引入現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，借助先進的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進一步增強檔案整理工作的有序性和規(guī)范性，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的保障[5]。此外，在對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該注意關(guān)注對檔案整理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促使檔案整理人員的專業(yè)能力能夠滿足檔案整理工作的創(chuàng)新要求，促進檔案整理創(chuàng)新取得良好的成果。這樣，借助動態(tài)的檔案服務(wù)創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案整理工作質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，進而為事業(yè)單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業(yè)單位外部的使用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開展提供堅實的保障。

4 結(jié)語

隨著社會的發(fā)展以及檔案資源應(yīng)用范圍的拓展，事業(yè)單位檔案管理部門也應(yīng)該逐漸認識到檔案整理工作的重要性，在新時期結(jié)合先進的技術(shù)和科學(xué)的檔案整理工作理念對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新，為檔案管理工作的優(yōu)化開展提供相應(yīng)的支持。唯有如此，事業(yè)單位檔案整理工作的作用才能夠得到一定的發(fā)揮，為促進事業(yè)單位各項工作的優(yōu)化開展貢獻一定的力量。

參考文獻

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