檔案信息化建設與檔案管理的探究

李曉琨

摘 要：隨著國家信息技術的發展與進步，檔案信息化建設受到廣泛重視與應用，相關技術人員必須要全面了解檔案信息化建設與管理要求，制定完善的制度對其進行管理，減少其中存在的問題，提升檔案信息化建設效率與管理質量，增強其發展效果。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；管理措施

在檔案信息化建設與檔案管理過程中，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設體系，增強檔案信息化建設效果，保證可以提升檔案管理工作質量。

1 明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現代化信息技術，對檔案的信息資源以及數據等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優化檔案管理工作體系，增強其發展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉變傳統檔案管理模式，打破傳統檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數字化與網絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數據儲存效率與質量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉變傳統的檔案管理方式[1]。

2 檔案信息化建設問題分析

檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質量。具體問題表現為以下幾點：

第一，檔案信息化數據異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數據庫不同，并且各個部門的數據來源于數據特征等不同，在實際情況下，會出現內部結構處理方式復雜等問題，導致出現檔案信息化數據異構性問題[2]。

第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現各類重復或是分散的信息數據，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數據，這就導致檔案信息化建設效率降低。

第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經常會出現管理方式滯后的現象，難以提升檔案信息化建設質量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質量。

第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質量，甚至還在應用傳統的紙質管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。

3 檔案信息化建設與檔案管理措施

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。

3.1 建設專門的網絡檔案系統

檔案信息化建設部門需要建設專門的網絡檔案系統，在網絡檔案系統中，技術人員可以綜合利用數字化平臺，例如：建設公眾、內部等信息服務網，發揮網站的作用，同時，還要統一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。

3.2 重視電子文件管理工作

檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉換成為電子檔案格式，提升數據的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質量，同時，還要保證電子文件數據下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。

3.3 制定完善的技術處理制度

在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現電子文件保存不當的現象。

3.4 積極應用現代化管理措施

檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現代化管理措施，提升資源共享管理效率與質量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統檔案管理方式轉變成為現代化的檔案管理模式，積極應用網絡化技術與數據化技術，提升數據化檔案管理質量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。

3.5 樹立正確的服務意識

檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優化檔案信息化管理體系。

3.6 制定完善的管理制度

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統檔案管理方式的局限性，發揮現代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現病毒感染的現象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質量。

4 結語

檔案信息化建設部門與檔案管理部門必須要根據其實際情況制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設體系，提升檔案管理工作質量與工作效率，增強檔案信息化建設效果。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（23）：150-151.

[2]楊志聯.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2016（3）：48-48.

[3]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016（5）：58.

[4]楊彩虹.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（4）：262. [5]吳立春.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].民營科技，2016（10）：128.