淺談如何實現檔案規范化管理

桑冬梅

摘 要：檔案作為一種信息資源，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。實現檔案規范化管理是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。如何實現檔案規范化管理，作者指出了做好檔案管理工作的意義，分析了當前檔案管理存在的不足，提出了從組織管理、完善設施、規范歸檔、開發利用四個方面進行改進和提高。

關鍵詞：檔案；規范化管理；途徑對策

1 做好檔案管理工作的意義

檔案作為一種信息資源，是單位在履行職責的過程中開展的各項事務工作產生的真實、原始的記錄，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。實現檔案規范化管理是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。規范化、科學化的檔案管理，是每個單位必須做好的一項基礎性工作，建立一套適應本單位業務特點、體現單位規范化、科學管理水平的檔案體系，能夠為單位各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。

2 當前，檔案規范化管理過程中存在的不足

2.1 對檔案的認識不夠，重視程度不高

當前，很多工作人員包括單位的領導干部對檔案管理工作的重視程度不高，只注重單位的基礎業務和經濟業務，而忽略了檔案管理的重要性，僅僅停留在文件資料的收集歸檔、保證文件檔案不丟失、不泄密，能應對外調和領導查閱就行了，這種錯誤的認識和輕視的思想直接影響著檔案管理的規范化水平，阻礙著檔案作用的正常發揮。

2.2 檔案的保管保護設施不健全

部分單位注重將資金投入到能夠看得見的明顯成效的工作中，不愿投入足夠的經費配備檔案保護保管設施，使得很多檔案管理設備不全，無法滿足檔案存放與保護的需要。

2.3 資料整理歸檔不規范、不科學

雖然每個單位都規定了歸檔資料移交的時間，但是在實際工作執行力的欠缺，或多或少存在一些資料的移交延遲，給檔案管理人員的集中歸檔帶來了一定的影響，特別是重要資料的延期，使得歸檔過程中存在斷節的現象。

2.4 檔案開發利用效率不高

當前，很多單位的工作人員對于檔案的開發利用僅僅停留在日常文件資料的查閱，而缺乏對檔案的編研，特別是一些基層單位根本沒有編研的歷史，各項檔案均是單獨的分散的文件，使得檔案的利用效率不高。如，需要查閱某單位的組織機構變動情況，只能從文書檔案中逐個查找歷年相關文件，大大延遲了利用效率。

3 實現檔案規范化管理的途徑對策

3.1 強化組織管理

3.1.1 完善管理體制

明確責任領導，成立檔案管理工作領導小組；完善人員配備，在有確定的專職檔案管理員的基礎上，確定每個部門的兼職檔案人員，明確崗位職責和分工；要完善檔案管理體系，因地制宜，制訂并落實歸檔、保管、保密、利用、安全保衛等一系列行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用，不斷提升檔案管理的能力。

3.1.2 強化隊伍建設

不斷加強檔案管理隊伍建設，制定檔案知識培訓計劃，有計劃、有重點、有步驟的開展以《檔案法》、《檔案管理條例》等為主要內容的檔案知識培訓，提高檔案人員檔案管理、保護、保密等法律知識；重點抓好對專職兼職檔案人員的業務知識培訓，不斷提升檔案人員的專業技術能力和日常檔案管理能力。

3.1.3 注重職責履行

將檔案管理工作納入目標責任考核之中，同步檢查，同步考核，明確檔案資料整理與收集等方面的考核內容，并定期對重點存檔資料進行指導管理和督導收集，對發現的問題及時進行整改和完善。

3.2 完善保管保護條件

檔案保管保護是檔案工作的一項重要工作，要將檔案用房嚴格按照相關規定實行庫房、辦公室、閱覽室分開，并對基礎設施進行封閉性處理；檔案庫房符合檔案保護要求，內置符合規定要求的硬件設備；加強對相關設備的檢修、維護工作，消除事故隱患，保證各種設備正常運轉。

3.3 認真開展資料歸檔

3.3.1 抓好歸檔工作

根據檔案管理相關規定，結合單位實際情況，制定文件材料歸檔制度，及時收集各種需要存檔的資料，確保應歸檔的各種文件資料、案卷、實物不遺漏、不丟失。歸檔中，實行三級把關制，使歸檔資料格式、字跡等均符合檔案保管要求，從而確保歸檔文件基本完整、準確。

3.3.2 規范整理與編目

制定檔案分類、檔號編制和實體排列辦法等規章制度，使檔案管理規范、完整，便于進行整理、保管與信息資源綜合開發利用。根據單位業務情況，將檔案進行分類，并按照特定的編碼進行排列歸檔，確保歸檔資料科學分類、排列有序、編目編號系統規范。

3.3.3 強化保管與移交

堅持歸檔資料集中統一管理，單位所有的紙質檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案一律由檔案部門保管，做到檔案存放整齊統一，符合規范，并制作檔案存放示意圖，使得管理和利用更有效、更方便。

3.3.4 推進檔案數字化建設

利用計算機、掃描、數字成像、數據庫、多媒體、存儲等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，將單位內部的OA系統與檔案管理專業軟件鏈接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，并建立案卷和文件目錄數據庫處理，實現全文數據庫。

3.4 積極推進開發利用

3.4.1 完善檔案編研

對每年的資料進行編研，撰寫組織機構沿革、業務基礎數據匯編、大事記、領導班子名錄等，并裝訂成冊，便于查閱利用。完善榮譽室建設，將單位發展的歷史榮譽進行統一展示和管理。

3.4.2 提高服務水平

檔案管理人員要有具備良好理論修養及純熟的專業能力，熟悉各門類的檔案管理及軟件操作，迅速、準確的提供服務，以滿足單位各種需求。

隨著社會的不斷發展，只有實現了檔案管理的規范化才能滿足單位的發展和社會的發展需求，所以作為檔案管理人員必須提高思想認識，重視檔案管理工作，完善規章制度，完善基礎設施，按照相關規定認真開展文件資料的歸檔，從而實現檔案管理工作科學化、規范化的目標，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進單位持續健康發展。