加強文秘工作與文書檔案管理工作

楊雪昆

摘 要：當中國經濟在飛速發展和計算機網絡普及的同時，社會中越來越多的工作逐漸向信息化管理模式發展，其中文秘工作與文書檔案管理工作新一步的發展已經離不開信息化管理辦法，并且將這兩種工作更緊密的聯系在一起，大大提高了行政組織中的工作效率，推動了各項工作的發展。因此，本文以文秘工作和文書檔案管理工作的聯系與發展，提出了進一步加強文秘工作與文書檔案管理工作幾條建議，希望能夠協調相關行政部門的工作，建立良好的工作環境，提高工作效率。

關鍵詞：文秘工作；文書檔案管理工作；關系；協調互助 信息化

1 前言

當前，中國的經濟發展速度領先全球，受信息化時代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯系，這些工作相互協調配合，極大地提高了我們的工作效率。當中，文秘工作與文書檔案管理工作借助信息化技術的支持，加強了兩項工作的聯系，促進了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的進程，是現代化管理工作的一大進步，體現了科學管理的理念，是我國行政管理現代化、規范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強文秘工作與文書檔案管理工作主題的探討。

2 文秘工作和文書檔案管理工作的現狀與關系探討

現如今文秘工作的日常任務就是相關人員在日常管理過程中，根據一定的工作規律或規范，按照相關的行事原則，將各種文件進行有效地處理，并明確的標明各個文件之間的關系，負有承上啟下的作用，在單位里可以向領導提供有效的數據支持和重要材料，是很多領導工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學技術的發展很多的文件處理需要借助計算機的幫助，減少了人工的耗費，同時也提高了工作的效率和準確性。文書檔案管理工作與文秘工作有很大關系，同樣是處理相關的文件，但是它是建立在文秘工作基礎上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據文件的特點和屬性分門別類再進行妥善保存，方便以后工作中對相關文件的查找。在信息化技術發展普遍的時代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術這一鋒利的武器雖然信息化技術不能完全將檔案管理工作進行無紙化處理，但是可以利用計算機幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務。

文秘工作與文書檔案管理工作這兩項工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協調的關系，將這兩項工作有機的結合起來是現代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經常與文件打交道，文秘工作者是文件的創造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護者，這兩者在工作中要不斷地進行交流，因為一旦完成一份重要的文件或資料就要移交到檔案管理室進行保存。以后若因為工作需要，文秘工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關資料。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質量相互影響著對方的工作質量，因此加強這兩項工作統一化管理是現代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強對這兩項工作的管理，提高辦事效率。

3 加強文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法

3.1 樹立一體化管理理念

為了加強文秘工作與文書檔案管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項工作發展的基石。這兩項工作在以前一般歸屬兩個部門，他們總是各自工作，很少進行統一交流，這就使得這兩項工作在交流問題上存在眾多問題，降低了工作效率，但是也沒有人想辦法解決。因此我們要解決這個問題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據這兩種工作的特點與需求逐漸調節與交流溝通，達成統一共識，提高工作效率。

3.2 規范管理工作

因為我國行政工作發展時間較短，在很多方面存在著嚴重的問題。例如文秘工作中很多的文件沒有按照相關的格式進行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時存在很多的錯誤沒有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因為專業技能較差，使得很多寶貴的文件沒有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項工作能夠更加順利快速的進行就必須根據相關規定與實際情況，合理規范工作秩序和要求，加強這兩項工作的對接交流，提供更加優質的行政服務。

3.3 借助信息化手段

在這個大數據時代，很多工作的發展已經離不開信息化技術的支持，因此我們為了實現文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術這個平臺將這兩項工作更緊密的聯系在一起。現代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質量與效率，為文書檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個快餐時代永葆活力，實現他的價值。為了緊緊抓住這個時機我們應該建立一個信息化管理平臺，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時要加強與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺，是每個人都能保持高效的工作效率同時減少不必要的麻煩。

3.4 培養專業人才

在實際工作中，哪一項工作的發展都離不開人力的支持，專業的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業道德和操守，利于部門之間的相互合作與交流，使部門之間一直維持有效的聯系。以前很多文書職位的工作人員因缺乏職業素養，在很多工作中存在問題，同時因為不能重視自己的工作，在工作中懶散松懈，使得工作質量嚴重降低，給相關部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業的工作人員不僅能更快地完成工作保證質量，更便于這兩項工作的順利接洽，實現辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠為領導提供有效性的建議，當面對改革創新時，能夠以專業的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進行。

4 結語

綜上所述，我們已經深刻的了解到文秘工作與文書檔案管理工作之間的緊密聯系，在現實的生活中我們已經不能將這兩項工作完全分開，為了實現便捷化和科學化的現代化辦公我們應該想盡一切辦法將這兩項工作緊密聯系在一起，堅持一體化理念，利用信息化網絡平臺，培養專業化人才，規范各項工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時間內找到想要的資料，保證數據的準確性，為領導提供更準確的建議，實現部門利益最大化。

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