加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作

楊雪昆

摘 要：當(dāng)中國經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的同時(shí)，社會(huì)中越來越多的工作逐漸向信息化管理模式發(fā)展，其中文秘工作與文書檔案管理工作新一步的發(fā)展已經(jīng)離不開信息化管理辦法，并且將這兩種工作更緊密的聯(lián)系在一起，大大提高了行政組織中的工作效率，推動(dòng)了各項(xiàng)工作的發(fā)展。因此，本文以文秘工作和文書檔案管理工作的聯(lián)系與發(fā)展，提出了進(jìn)一步加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作幾條建議，希望能夠協(xié)調(diào)相關(guān)行政部門的工作，建立良好的工作環(huán)境，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：文秘工作；文書檔案管理工作；關(guān)系；協(xié)調(diào)互助 信息化

1 前言

當(dāng)前，中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度領(lǐng)先全球，受信息化時(shí)代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯(lián)系，這些工作相互協(xié)調(diào)配合，極大地提高了我們的工作效率。當(dāng)中，文秘工作與文書檔案管理工作借助信息化技術(shù)的支持，加強(qiáng)了兩項(xiàng)工作的聯(lián)系，促進(jìn)了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的進(jìn)程，是現(xiàn)代化管理工作的一大進(jìn)步，體現(xiàn)了科學(xué)管理的理念，是我國行政管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作主題的探討。

2 文秘工作和文書檔案管理工作的現(xiàn)狀與關(guān)系探討

現(xiàn)如今文秘工作的日常任務(wù)就是相關(guān)人員在日常管理過程中，根據(jù)一定的工作規(guī)律或規(guī)范，按照相關(guān)的行事原則，將各種文件進(jìn)行有效地處理，并明確的標(biāo)明各個(gè)文件之間的關(guān)系，負(fù)有承上啟下的作用，在單位里可以向領(lǐng)導(dǎo)提供有效的數(shù)據(jù)支持和重要材料，是很多領(lǐng)導(dǎo)工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展很多的文件處理需要借助計(jì)算機(jī)的幫助，減少了人工的耗費(fèi)，同時(shí)也提高了工作的效率和準(zhǔn)確性。文書檔案管理工作與文秘工作有很大關(guān)系，同樣是處理相關(guān)的文件，但是它是建立在文秘工作基礎(chǔ)上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據(jù)文件的特點(diǎn)和屬性分門別類再進(jìn)行妥善保存，方便以后工作中對(duì)相關(guān)文件的查找。在信息化技術(shù)發(fā)展普遍的時(shí)代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術(shù)這一鋒利的武器雖然信息化技術(shù)不能完全將檔案管理工作進(jìn)行無紙化處理，但是可以利用計(jì)算機(jī)幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務(wù)。

文秘工作與文書檔案管理工作這兩項(xiàng)工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協(xié)調(diào)的關(guān)系，將這兩項(xiàng)工作有機(jī)的結(jié)合起來是現(xiàn)代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經(jīng)常與文件打交道，文秘工作者是文件的創(chuàng)造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護(hù)者，這兩者在工作中要不斷地進(jìn)行交流，因?yàn)橐坏┩瓿梢环葜匾奈募蛸Y料就要移交到檔案管理室進(jìn)行保存。以后若因?yàn)楣ぷ餍枰?，文秘工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關(guān)資料。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質(zhì)量相互影響著對(duì)方的工作質(zhì)量，因此加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作統(tǒng)一化管理是現(xiàn)代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強(qiáng)對(duì)這兩項(xiàng)工作的管理，提高辦事效率。

3 加強(qiáng)文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法

3.1 樹立一體化管理理念

為了加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項(xiàng)工作發(fā)展的基石。這兩項(xiàng)工作在以前一般歸屬兩個(gè)部門，他們總是各自工作，很少進(jìn)行統(tǒng)一交流，這就使得這兩項(xiàng)工作在交流問題上存在眾多問題，降低了工作效率，但是也沒有人想辦法解決。因此我們要解決這個(gè)問題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據(jù)這兩種工作的特點(diǎn)與需求逐漸調(diào)節(jié)與交流溝通，達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)，提高工作效率。

3.2 規(guī)范管理工作

因?yàn)槲覈姓ぷ靼l(fā)展時(shí)間較短，在很多方面存在著嚴(yán)重的問題。例如文秘工作中很多的文件沒有按照相關(guān)的格式進(jìn)行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時(shí)存在很多的錯(cuò)誤沒有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質(zhì)量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因?yàn)閷I(yè)技能較差，使得很多寶貴的文件沒有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學(xué)，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項(xiàng)工作能夠更加順利快速的進(jìn)行就必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定與實(shí)際情況，合理規(guī)范工作秩序和要求，加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作的對(duì)接交流，提供更加優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。

3.3 借助信息化手段

在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多工作的發(fā)展已經(jīng)離不開信息化技術(shù)的支持，因此我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將這兩項(xiàng)工作更緊密的聯(lián)系在一起?，F(xiàn)代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為文書檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個(gè)快餐時(shí)代永葆活力，實(shí)現(xiàn)他的價(jià)值。為了緊緊抓住這個(gè)時(shí)機(jī)我們應(yīng)該建立一個(gè)信息化管理平臺(tái)，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時(shí)要加強(qiáng)與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺(tái)，是每個(gè)人都能保持高效的工作效率同時(shí)減少不必要的麻煩。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)人才

在實(shí)際工作中，哪一項(xiàng)工作的發(fā)展都離不開人力的支持，專業(yè)的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業(yè)道德和操守，利于部門之間的相互合作與交流，使部門之間一直維持有效的聯(lián)系。以前很多文書職位的工作人員因缺乏職業(yè)素養(yǎng)，在很多工作中存在問題，同時(shí)因?yàn)椴荒苤匾曌约旱墓ぷ?，在工作中懶散松懈，使得工作質(zhì)量嚴(yán)重降低，給相關(guān)部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業(yè)的工作人員不僅能更快地完成工作保證質(zhì)量，更便于這兩項(xiàng)工作的順利接洽，實(shí)現(xiàn)辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效性的建議，當(dāng)面對(duì)改革創(chuàng)新時(shí)，能夠以專業(yè)的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

綜上所述，我們已經(jīng)深刻的了解到文秘工作與文書檔案管理工作之間的緊密聯(lián)系，在現(xiàn)實(shí)的生活中我們已經(jīng)不能將這兩項(xiàng)工作完全分開，為了實(shí)現(xiàn)便捷化和科學(xué)化的現(xiàn)代化辦公我們應(yīng)該想盡一切辦法將這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，堅(jiān)持一體化理念，利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，培養(yǎng)專業(yè)化人才，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)提供更準(zhǔn)確的建議，實(shí)現(xiàn)部門利益最大化。

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