跨組織文檔管理流程的研究與實踐

錢 爃/上海核工程研究設計院信息文檔管理中心

1 研究背景

跨組織文檔管理是指基于業務流程和信息技術的結合，使組織間相互配合，進行有序的文檔管理活動[1]。在核電項目建設過程中，有數量龐大、種類繁多、格式多樣、編碼各異的文檔在業主、工程公司、設計院、設備供應商、土建承包商等多個組織之間流轉，為了有序管理跨組織文檔，需要做到組織間管理流程的無縫集成以及業務數據的共享。

在目前的核電建設領域，已實踐并取得成效的跨組織文檔管理流程一般有兩種：一種是各個組織進行獨立的文檔管理，在組織間采用人工或系統接口的方式進行文檔交換。其優點是文檔管理相對獨立、穩定和可控，內部管理流程相對成熟；缺點是組織間整體管理流程結構松散，組織間的溝通渠道由人工或系統接口承擔，增加了文檔丟失、傳遞不完整等風險。另一種是由業主或工程總包方牽頭，要求各個組織使用其文檔管理流程。其優點是流程高度集成，將各個組織納入到一套流程中進行管理，有效避免了數據丟失、傳遞不完整等風險，提升了整體管理效率；缺點是管理不平等，組織間的文檔管理流程被業主或總包方控制，管理過程中產生的大量知識產權被其掌握無法進行數據共享，同時各個組織原有的管理流程和管理習慣被打破，勢必出現新的管理矛盾與利益沖突點。

跨組織文檔管理流程從管理深度上可分為流程互連、流程整合以及流程標準化[2]。傳統的跨組織流程基本實現了流程互連和流程整合，從實踐效果來看各有優缺點。本項目嘗試研究一種全新的跨組織文檔管理流程，以“提供憑證、實現共享、支撐業務”作為核心目標，在尊重各單位獨立性、自治性的基礎上，建立平等的、互相協作的跨組織文檔管理流程，實現跨組織文檔管理流程的標準化。

2 研究成果

建立標準化的跨組織文檔管理流程，關鍵在于協調各方確定跨組織文檔管理的整體目標，圍繞該目標進行統一的管理流程、數據標準、接口規范以及平臺載體的研究設計。

2.1 跨組織文檔管理流程

跨組織文檔管理的難點在于將各個組織的管理目標和利益訴求進行融合與平衡。本次研究的跨組織文檔管理流程采用了“主流程+子流程”相結合的模式，主流程用于各個組織間的文檔流轉實現流程的協作管理；子流程用于各個組織內部文檔流轉實現內部流程的獨立管理，主流程與子流程的文檔信息進行實時交互。

各個組織協商并確定用于主流程流轉的各個組織應當共享的文檔和元數據范圍；確定用于子流程流轉的各個組織應當私有的文檔和元數據范圍；文檔和元數據范圍的協商通常會涉及不同組織的管理和利益問題，協商結果直接影響跨組織文檔管理流程的實施深度以及實施效果。

由跨組織文檔管理流程的核心組織完成主流程的設計建模，設定流程框架，梳理流程界面及接口信息。各個組織設計各自的內部子流程，子流程的輸入和輸出均通過主流程傳遞至各個組織。

圖1展示了一支典型的跨組織文檔管理流程——E&DCR（Engineering & Design Change Request，即工程設計變更申請單流程）。該流程由1支主流程與3支子流程組成（圖中①、②、③為各個組織內部獨立管理的子流程），主要參與者包含：發起方（設備供應商、土建承包商）、承包方（工程公司）、設計方（設計院）、知悉方（業主單位）。

圖1：E&DCR跨組織協作流程框圖

2.2 跨組織數據標準和接口規范

為確保跨組織文檔管理流程在各個組織適用，以及主流程與子流程可實時交互，需建立統一的數據標準和接口規范，協調管理各層次的信息交換。標準化的數據和接口規范主要包括分類、編碼、元數據、數據字典以及模板等。

2.2.1 分類

統一分類的意義在于確保主流程與子流程可準確識別同一種文檔類型，并按照已定義的流程要求處理該類文檔。跨組織文檔管理流程的流轉主體是各類文檔，每一類文檔在各個組織內部具有不同的管理要求。將文檔進行類別劃分，再依據劃分結果設計不同的主流程與子流程，以滿足不同的管理要求。分類是基于跨組織文檔管理的需求而共同協商制定的，分類結果直接影響用于跨組織管理的文檔類型以及對應需要建立的跨組織流程的種類。本項目將分類的結果稱為“類（Type）”，指具有共同屬性或特征的文檔的集合[3]，每一種跨組織流程管理一種或者多種“類”。該分類的使用不影響各個組織內部已有的其他文檔分類，并隨著跨組織流程的開展而不斷增加和優化，一旦需要對分類進行調整，必須獲得受影響的各個組織的確認，以保證跨組織流程實施的一致性。本項目共協商確定了9類（Type）文檔需要進行跨組織管理，同時依據每一類文檔管理要求的差異設計了6種跨組織流程（表1）。

表1：跨組織協作流程所采用的主要分類

2.2.2 編碼

編碼是給文檔賦予代碼的過程[4]，各個組織在主流程和子流程運行過程中，均可準確識別該文檔，確保跨組織流程處理的是同一份文檔。編碼是跨組織文檔管理的基礎要素，本項目主要采用了《文件編碼規則》和《項目通訊細則》對跨組織文檔進行編碼。

《文件編碼規則》適用于工程文件、RFI、EDCR、EP、EE以及NCR六類文檔的編碼，該編碼通常由4個字段組成，分別是電廠標識碼、定位碼、文件類型碼和序列號[5]，每個字段之間用連字符“-”隔開，如“PPPXXXXX-YYY-ZZZ”，在跨組織流程中使用“編碼+版本”對該類文檔的唯一性進行標識。

《項目通訊細則》適用于會議紀要、傳遞單以及函件的編碼，該編碼由4個字段組成，分別是項目代碼、發文方通信渠道代碼、收文方通信渠道代碼和流水號，每個字段之間用連字符“-”隔開，如“KKK-AAAABBBB-CCCCCC”。

編碼規則定義了編碼的結構形式、使用規則、分配規則和管控要求，需要各個組織協商通過并在核電項目建設過程中共同遵守。該編碼規則已應用在表1的9種文檔的編碼中，是跨組織管理流程中各類文檔采用的指定編碼規則。

2.2.3 元數據

元數據是描述文檔背景、內容、結構及其整個跨組織管理過程的數據[6]。統一元數據的意義在于通過跨組織管理流程傳遞的元數據能被各個組織識別和管理，保證文檔有效性、完整性和長期可用性。不同類型的文檔，其元數據不盡相同，本項目中每一種文檔類型的元數據分為共享和私有部分，共享部分用于跨組織主流程，私有部分用于各個組織內部子流程。兩部分元數據可同時依附于同一種文檔類型存在，以滿足跨組織主流程和組織內部子流程的不同管理需求。

元數據的設計依據表1中的9種文檔分類開展。為便于索引和管理元數據，采用類（Type）、元數據（Metadata）以及數據字典（Data Dictionary）來索引和管理元數據。

2.2.4 數據字典

數據字典是一系列互相關聯的元數據項組成的集合[7]，其意義在于保證各個組織用于跨組織流程的元數據的一致性。每一個文檔類型對應幾十甚至上百種元數據，多個文檔類型疊加以后形成了海量的元數據，為了便于使用和管理元數據，按類對元數據進行歸類并建立索引形成了數據字典。

數據字典本身隨著跨組織流程的開展而不斷完善和優化。跨組織流程需求的變更將影響到類的變更，類的變更傳遞至元數據，元數據變更傳遞至數據字典；在類不發生變更情況下，也可依據需求直接變更元數據，從而使數據字典更加完善和優化。本項目依據表1中的9種文檔分類梳理形成了數據字典。

2.2.5 模板

統一模板的意義在于保證跨組織流程中各類文檔的格式符合管理要求。在跨組織文檔管理流程中，流程運行的主體是文檔，例如RFI設計澄清單、EP接口單、EE接口單等。依據表1的9種文檔類型，分別設計了相應的文檔模板，模板采用WEB頁面的方式，使用后臺元數據庫自動填充方式實現大部分內容的自動填寫，用戶僅需填寫正文內容即可完成文檔編制，經過編、審、批流程后加載電子簽名，WEB頁面自動轉化為統一格式的PDF文檔后進行跨組織流轉。制定統一的文檔模板，在文檔管理要求、流程頁面展現、用戶體驗以及運行效率等方面均有大幅提升。

梳理并實現跨組織文檔類型、編碼、元數據、數據字典與模板的統一需要各個組織之間的深度協作，這也是實現跨組織文檔管理的基礎。在此基礎上建立標準化的跨組織文檔管理流程，提升跨組織文檔管理的整體水平。

2.3 跨組織信息化應用平臺

信息化平臺是實現跨組織文檔管理規范化與標準化的重要工具，跨組織管理流程主要使用文檔一體化管理平臺EDRMS（Electronic Documents & Records Management System）。該平臺對實現跨組織文檔管理流程提供了有效的技術支持，具備高效的流程驅動引擎、強大的數據檢索功能、完整的數據存儲和統計功能等，同時在跨組織文檔的內容、背景、結構及文件之間建立了緊密聯系[8]。對于暫時還未接入跨組織協作流程的組織或者合作期較短的組織，平臺提供了無縫的數據交換方案，以解決急迫的使用需求同時減少組織的資源投入。無縫的數據交換作為跨組織協作流程的補充，在實踐中取得了良好效果，其優勢在于充分利用各個組織現有資源，依靠EDRMS平臺接口的通用性、穩定性和可靠性，為跨組織文檔管理流程的實現提供了更多方式。

3 創新性

本項目研究的跨組織文檔管理流程主要創新點如下：第一，實現了跨組織文檔管理流程的協作管理，使組織間流轉的文檔和元數據的管理達到了高效、安全和可靠的目標；第二，完全尊重各個組織已有的文檔管理模式，在保持各組織內部管理流程獨立性的基礎上，實現了跨組織流程的協作；第三，最大程度地保護了各個組織的自身利益，各個組織根據跨組織主流程的需要，有選擇性地提供文檔和元數據；第四，各個組織內部的子流程具備完全獨立性，只需滿足與主流程接口要求，子流程改進不會影響跨組織流程的運行；第五，各個組織內部可用一支通用的子流程管理所有同類別的項目，提升了管理效率、節約了管理資源投入；第六，統一了分類、編碼、元數據、數據字典與模板，實現跨組織文檔管理流程的標準化，大幅提高跨組織文檔管理水平；第七，實現項目現場與本部的一體化管理，滿足異地、跨組織、跨地域文檔管理的需要。

4 應用狀況

目前基于表1中9種文檔類型設計的六種跨組織文檔管理流程均已上線。在推廣過程中，跨組織文檔管理流程受到了各個單位和業務部門的歡迎，目前該成果已經成功應用于山東榮城CAP1400示范工程、浙江三門核電二期工程、山東海陽核電二期工程和廣東陸豐核電一期工程的項目建設，主要參與的組織包括工程公司、設計院、業主、設備供應商、施工承包方等，已基本覆蓋了核電建設全產業鏈。主要實施效果體現在“提供憑證、實現共享、支撐業務”方面：第一，按照管理需求的不同，同一份文檔可在跨組織流程中實現部門內、組織內以及組織間的循環流轉；第二，經過跨組織流轉的文檔，從文檔產生至流轉結束，保存了完整的跨組織元數據，供各個組織共享使用；第三，跨組織流轉的文檔，流程信息可實時跟蹤查詢，提供完整的跨組織流轉記錄，保證了跨組織文檔的完整、真實性、可靠與可用性；第四，組織間文檔業務管理效率大幅提升，流程效率平均提升30%，組織間文檔交換效率提高為2到3倍，同等條件下可節省文控人員30人/年。

截至2016年6月，已運行的跨組織文檔管理流程總計304736項，涉及跨組織文檔總計778732件。按2015年數據測算，每年可節省約547萬元的經濟效益，保守估計，跨組織文檔管理流程的實施平均可實現30%的業務效率提升。隨著今后上線項目增加以及年運行流程量的增加，管理效益還將持續增長。

5 推廣前景

傳統的跨組織文檔管理流程大部分由員工承擔業務的溝通與延續，將原本完整的業務流程進行了人為割裂，加大了文檔管理的風險，尤其在組織人員變動時，保持業務流程的連續性變得更加困難。本次研究的跨組織文檔管理流程以項目的整體效益為目標，極大地改善了組織間協同工作能力，保障了跨組織文檔業務的持續性，降低了項目運行風險，提升了跨組織業務的處理質量和效率，降低了資源消耗和人工使用成本。 大型項目的建設通常是一個龐大而復雜的系統工程，跨行業、跨組織、跨地域、跨專業的協作是不可避免的。標準化的跨組織文檔管理流程可廣泛應用于由業主、設計院、工程公司和承包商等多個組織參與協作的大型建設項目，同時此類項目具有組織間合作持久、流程相對固化、業務情況復雜等特點。而小型項目或是流程變動較大、合作單位變更快的跨組織協作，不適用于本方案。

注釋與參考文獻：

[1]李暉．跨組織業務流程協同關鍵問題研究[D]．山東：山東大學計算機軟件與理論,2010．1-3．

[2][5]雷波．基于跨組織業務流程重組層次理論的實施風險研究[D]．上海：復旦大學管理科學與工程,2005．1-2．

[3][4]國家質量監督檢驗檢疫總局．GB/T 10113-2003分類與編碼通用術語．[Z]．2003-12-01．中華人民共和國住房和城鄉建設部．GB/T 50549-2010電廠標識系統編碼標準 [Z]．2010-12-01．

[6][7]國防科學技術工業委員會．EJ/T 1224-2008核電電子文件元數據[Z]．2008-10-01．

[8]國家能源局．NB/T 20041-2011核電文檔管理系統功能要求 [Z]．2011-07-01．