漁農(nóng)村集體資產(chǎn)股份制改革檔案管理實(shí)踐與思考

張燕兒 /舟山市檔案局

2012年12月31日，舟山群島新區(qū)第一家漁農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)股份合作社——普陀區(qū)六橫鎮(zhèn)坦岙村股份合作社成立。之后，新區(qū)所屬4個(gè)縣（區(qū)）在坦岙村成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上開展?jié)O農(nóng)村集體資產(chǎn)股份制改革（以下簡稱股改）試點(diǎn)工作。2014年7月7日，舟山市委、市政府出臺(tái)《關(guān)于深化新區(qū)漁農(nóng)村改革加快推進(jìn)城鄉(xiāng)發(fā)展一體化的若干意見》，舟山群島新區(qū)漁農(nóng)村集體資產(chǎn)股份合作制改革工作全面鋪開。到目前為止，全市528家漁農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合作社中的80%完成股改工作。

漁農(nóng)村股改檔案是漁農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合作社在股份制改革工作中直接形成的，對(duì)股東、集體、社會(huì)有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄，是全市漁農(nóng)村股改工作的真實(shí)反映。做好漁農(nóng)村股改工作中文件材料的歸檔工作，確保股改工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全并實(shí)現(xiàn)有效利用，能夠使檔案在漁農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)、維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定和保護(hù)股東的權(quán)益等方面發(fā)揮重要作用。筆者就舟山市漁農(nóng)村股改檔案工作做一介紹，并就進(jìn)一步做好工作提出幾點(diǎn)想法。

1 漁農(nóng)村檔案管理工作實(shí)踐

舟山市漁農(nóng)村管理體制存在特殊性，因此要做好股改檔案工作，必須了解漁農(nóng)村管理狀況。20世紀(jì)80年代，舟山市村級(jí)管理體制是“鄉(xiāng)鎮(zhèn)治村”，這與全國眾多農(nóng)村的情況一樣。90年代初，舟山市成立了村級(jí)經(jīng)濟(jì)合作社，形成了一村一社的格局，由合作社經(jīng)營管理集體資產(chǎn)。2005年，舟山市在原有村建制的基礎(chǔ)上，引進(jìn)城市管理模式，建立漁農(nóng)村新型社區(qū)。于是，舟山市漁農(nóng)村管理體制出現(xiàn)了三種模式：單村建社區(qū)、撤并村建社區(qū)、聯(lián)村建社區(qū)。目前，全市4個(gè)縣（區(qū)）共有35個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、192個(gè)漁農(nóng)村新型社區(qū)、344個(gè)行政村、528個(gè)經(jīng)濟(jì)合作社。單村建社區(qū)即一村一社區(qū)一合作社模式最為簡單，它是三塊牌子一套班子，具有場(chǎng)地集約、人員精簡、經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理職能高度統(tǒng)一等特點(diǎn)；撤村建社和聯(lián)村建社模式較為復(fù)雜，在新型社區(qū)建立過程中撤并或聯(lián)合了很多行政村，一個(gè)社區(qū)由幾個(gè)村組成，而一個(gè)村又有幾個(gè)經(jīng)濟(jì)合作社，經(jīng)濟(jì)管理主體是合作社，而社會(huì)管理職能又都落在行政村或社區(qū)上，易形成社會(huì)管理職能和經(jīng)濟(jì)管理兩張皮的情況。村級(jí)組織經(jīng)費(fèi)有限，工作人員多頭兼職，因此合作社無固定工作人員、無辦公場(chǎng)地，開展股改工作及股改檔案管理都面臨很大的困難和挑戰(zhàn)。

舟山市對(duì)漁農(nóng)村檔案工作十分重視。2005年，市檔案局印發(fā)《舟山市漁農(nóng)村新型社區(qū)（村）檔案管理暫行辦法》，進(jìn)一步規(guī)范新體制下漁農(nóng)村檔案工作。縣（區(qū)）檔案行政管理部門投入大量精力開展?jié)O農(nóng)村檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化社區(qū)（村）檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。2006年以來，有54個(gè)行政村（社區(qū)）創(chuàng)建規(guī)范化、示范檔案室，13個(gè)社區(qū)（村）創(chuàng)建“鄉(xiāng)村記憶”基地工程。但由于諸多原因，漁農(nóng)村檔案工作還存在許多問題。其一，由于機(jī)構(gòu)多次變動(dòng)和管理體制不順，一些行政村以及經(jīng)濟(jì)合作社沒有建立檔案室，存在無檔案人員或是檔案人員變動(dòng)頻繁的現(xiàn)象，在機(jī)構(gòu)撤并過程檔案的歸屬和流向未予明確，檔案損毀遺失或管理責(zé)任不明的情況多有發(fā)生，致使村民無檔可用或是有檔無法利用。其二，村級(jí)管理者檔案意識(shí)不強(qiáng)，許多事情議而不記、文件清退不及時(shí)、檔案交接不規(guī)范，致使檔案缺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。其三，囿于交通不便等客觀因素，針對(duì)村級(jí)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)周期過長、難見成效，檔案人員業(yè)務(wù)能力有待提升，村級(jí)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化有待加強(qiáng)。

股改檔案作為漁農(nóng)村檔案的重要組成部分，工作中除了存在上述普遍問題，還存在如下具體問題：首先，很多合作社已完成股改工作，但股改檔案管理沒有同步開展，工作停滯在文件材料的形成和積累階段。一些檔案工作基礎(chǔ)較好的合作社，其工作已處于預(yù)立卷階段，但更多的合作社是把檔案材料鎖進(jìn)柜子擱置里，原因有二：一是不知道要?dú)w檔，二是不知道怎么歸檔。其次，文件材料的形成不夠規(guī)范，表現(xiàn)如下：一是文件材料原件缺失；二是材料存在涂改現(xiàn)象且沒有簽名，檔案真實(shí)性、原始性得不到保證；三是材料不完整，缺乏過程性文件或反映結(jié)果的文件。再有，合作社或村（社區(qū)）級(jí)管理者股改過程中只考慮到股改檔案材料的歸檔與保管，未考慮到提供利用的問題，檔案利用工作存在明顯不足。

2 加強(qiáng)漁農(nóng)村股改檔案工作的幾點(diǎn)建議

2.1 規(guī)范檔案材料的形成并明確歸檔范圍

股改檔案應(yīng)該充分體現(xiàn)工作內(nèi)容、工作程序，必須經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)、經(jīng)得起股民質(zhì)疑，因此必須規(guī)范檔案材料的形成環(huán)節(jié)。經(jīng)濟(jì)合作社應(yīng)圍繞股改工作啟動(dòng)、股改基準(zhǔn)日確定、享受對(duì)象界定、清產(chǎn)核資、人員排摸調(diào)查、實(shí)施細(xì)則討論、股民認(rèn)定、股權(quán)量化、“三會(huì)”人選推選、首屆股東代表大會(huì)召開等工作形成相應(yīng)的檔案材料，檔案材料必須真實(shí)有效；各類檔案材料均應(yīng)保留原件，確保簽名、蓋章等手續(xù)到位，并且無涂改。具體來說，村民代表大會(huì)形成的各項(xiàng)決議上應(yīng)有各位村民代表的簽名；人員調(diào)查結(jié)果材料上必須有村民的簽字；特殊身份人員如因入學(xué)戶口遷出的村民、外嫁戶口未遷出的女性等的材料，均應(yīng)附有相關(guān)依據(jù)性文件；資產(chǎn)核查情況材料應(yīng)附相關(guān)證明材料和會(huì)議記錄；集體資產(chǎn)收益情況應(yīng)附相關(guān)合同、協(xié)議；對(duì)群眾書面反映的問題均應(yīng)形成答復(fù)文件；應(yīng)公開告知村民的信息均要公示并拍照記錄；對(duì)重要會(huì)議應(yīng)有全程錄像。各合作社根據(jù)本單位工作開展情況確定文件材料歸檔范圍，并認(rèn)識(shí)到文件材料的形成不僅要滿足自身歸檔需要，還要滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和縣（區(qū)）漁農(nóng)業(yè)主管部門文件報(bào)送要求，形成多份原件；各歸檔主體要從存史角度出發(fā)，做到材料應(yīng)收盡收，不留遺憾。

2.2 明確歸檔主體以及檔案的歸屬與流向

筆者認(rèn)為股改檔案材料由各合作社形成、積累、整理為宜，并在股改工作完成后6個(gè)月內(nèi)向社區(qū)（村）檔案室移交全套檔案，做到一社一柜一檔。社區(qū)（村）應(yīng)指定一名責(zé)任心強(qiáng)且會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)的工作人員負(fù)責(zé)具體檔案管理工作。此外，為確保整個(gè)地區(qū)股改工作得到全面記錄，避免個(gè)別村發(fā)生民生檔案遺失的情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)建立股改工作業(yè)務(wù)（專題）檔案，作為股改檔案的組成部分，對(duì)本區(qū)域形成的文件和各經(jīng)濟(jì)合作社報(bào)送的材料進(jìn)行歸檔，并在本區(qū)域股改工作完成后6個(gè)月內(nèi)向縣（區(qū)）檔案館移交股改工作業(yè)務(wù)（專題）檔案。縣（區(qū)）漁農(nóng)業(yè)主管部門也應(yīng)根據(jù)本部門文件材料形成情況和鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）報(bào)送的材料形成股改工作業(yè)務(wù)（專題）檔案，在本轄區(qū)內(nèi)股改工作全面完成后6個(gè)月內(nèi)向縣（區(qū)）檔案館移交。

2.3 加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)

首先，縣（區(qū)）漁農(nóng)業(yè)行政主管部門應(yīng)肩負(fù)起本轄區(qū)內(nèi)漁農(nóng)村股改檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，把股改檔案管理工作列入議事日程、納入考核內(nèi)容，做到與其他工作同部署、同推進(jìn)、同檢查。要明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室和工作人員，對(duì)股改工作中形成的各類檔案材料情況進(jìn)行全程跟蹤。其次，各縣（區(qū)）檔案局應(yīng)加強(qiáng)與農(nóng)業(yè)行政主管部門的協(xié)調(diào)溝通，針對(duì)本地區(qū)股改工作開展情況，有針對(duì)性地提出股改檔案工作的管理要求和文件材料歸檔范圍，加大對(duì)股改檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)力度，并組織開展相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好股改檔案接收進(jìn)館工作。第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)著力解決股改檔案工作的經(jīng)費(fèi)問題，配備必要的設(shè)施設(shè)備，落實(shí)具體部門和工作人員，有針對(duì)性地開展工作檢查。

2.4 強(qiáng)化檔案信息化管理

舟山市地處海島，35個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）分布在多個(gè)島嶼上。由于大島建小島遷、教育資源整合、失海漁民轉(zhuǎn)崗等因素，不少群眾沒有居住在戶口所在地，一直以來群眾如需查檔案、出具證明難免舟車勞頓，所需的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本都比較高。為方便群眾利用檔案，應(yīng)強(qiáng)化檔案信息化管理工作，優(yōu)先把利用頻率較高的檔案材料數(shù)字化，然后通過漁農(nóng)村“三資”管理計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或舟山市統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、社區(qū)（村）四級(jí)檔案共享，并實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)檔案館館際備份，通過這些手段，方便群眾就近利用檔案。