淺談企業(yè)基層綜合檔案室的檔案收集工作

孫紅蕾

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 本文分析了企業(yè)檔案收集工作存在的問題，提出了基層綜合檔案室檔案收集工作的有效措施，闡述了個人對此的幾點看法與認識。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 基層綜合檔案室 檔案收集

檔案收集這項課題的研究，將會更好地提升對檔案收集工作的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步提高基層綜合檔案室的檔案管理的水平，提高企業(yè)檔案的有效利用。

一、概述

隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)間的競爭程度逐漸加劇，需要不斷地提升核心競爭力，以在市場中獲取更大的市場份額。在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，需要汲取大量的檔案信息，以高效的檔案工作來推動企業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息，能極大提高企業(yè)的生產(chǎn)效益。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)前提，是檔案信息內(nèi)容是否豐富的決定條件，是保證信息資源的重要途徑。所以應(yīng)該積極加強檔案的收集工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營打好基礎(chǔ)。

二、新時期企業(yè)檔案收集工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理的規(guī)章制度不夠完善

近幾年，由于市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案工作的認識不足，如：有的單位在經(jīng)營承包工作中，沒有規(guī)范的合同文本、記錄和憑證等，有的單位在某些經(jīng)營管理活動中，沒有形成正規(guī)的原始記錄等，有的單位檔案管理的規(guī)章制度不夠完善，雖然建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。有些單位歸檔范圍不清，不知道哪些材料該歸檔、哪些材料是不在歸檔范圍之列的，造成該歸檔的卻沒有收集、不在歸檔范圍內(nèi)的反而收集齊全的不合理現(xiàn)象。

（二）企業(yè)檔案人員變動給檔案收集工作造成困難

由于企業(yè)合并、撤消、重組等機構(gòu)調(diào)整，還有一部分檔案人員因跳槽等原因致使單位的專兼職檔案員也經(jīng)常進行更換和變動，致使企業(yè)檔案人員隊伍不穩(wěn)定，從而影響到企業(yè)檔案的收集工作，有的專兼職檔案人員工作變動時，因種種原因未辦理文件材料的移交手續(xù)，只圖一己之便，把有重要保存價值的文件材料看作是個人私有財產(chǎn)，不去移交歸檔，造成文件材料的遺失，從而影響到企業(yè)相關(guān)工作的開展。

（三）檔案材料的收集不能做到齊全和完整

主要體現(xiàn)在：一是檔案結(jié)構(gòu)不合理。室藏案卷中大多數(shù)是上級來文，而涉及一些企業(yè)生產(chǎn)、科研和管理等重要的成果文件、報告、經(jīng)濟合同等方面的材料，卻往往沒有歸檔或歸檔得不夠齊全、完整；二是沒有圍繞新時期企業(yè)工作的重點開展收集工作，如：對企業(yè)的科研項目、重點工程項目和新產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷售等方面形成的檔案收集得較少；三是在新時期企業(yè)工作中形成的電子檔案、照片、音像等特殊載體檔案的收集不夠及時、不夠齊全和完整，且收集的質(zhì)量也參差不齊。

三、企業(yè)基層綜合檔案室檔案收集工作的有效措施

（一）加強“兩法”學(xué)習(xí)，開展檔案宣傳工作

企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業(yè)檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽，經(jīng)常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等，結(jié)合企業(yè)的實際情況，將檔案工作服務(wù)于各個部門、各項工作中，從而有效發(fā)揮檔案存在的價值，讓企業(yè)員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，努力提高歸檔意識。

（二）建立檔案工作保障機制，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展

建立檔案工作保障機制，應(yīng)健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實《企業(yè)檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業(yè)的各個部門職責范圍、把檔案工作納入企業(yè)整體的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)在檢查、總結(jié)及驗收各項工作中，對檔案工作也要進行檢查、總結(jié)和驗收。”同時，應(yīng)強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)

加強企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業(yè)關(guān)于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務(wù)，及時更新知識，不斷提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平，才能更好的監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。同時還應(yīng)充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業(yè)務(wù)水平。只有這樣，才能促使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項工作中。

（四）改變工作方法，加強溝通交流，提高檔案收集質(zhì)量

要改變企業(yè)普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，檔案人員也應(yīng)當改變傳統(tǒng)觀念，認為企業(yè)檔案部門是弱勢部門，坐冷板凳，應(yīng)該積極想辦法，經(jīng)常與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報并將企業(yè)檔案利用所產(chǎn)生的效益及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。在此基礎(chǔ)上應(yīng)健全高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織并正常行使職能，同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業(yè)管理制度形同虛設(shè)措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料。尤其在遇到崗位調(diào)動、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業(yè)將面臨重大的損失。

四、結(jié)語

綜上所述，加強對企業(yè)基層綜合檔案室檔案收集問題的研究分析，對于其良好實踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的檔案收集過程中，應(yīng)該加強對其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點要素的重視程度，并注重其具體實施措施與方法的科學(xué)性。

參考文獻：

[1] 王淑改.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2016（10）：60-62.