精益生產理論在企業會務工作中的運用分析

樓甜甜

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 精益生產理論發展到今天，已經變成一種管理理念、企業文化。精益生產理論在會務工作中的運用能夠提升會務工作的工作效率和服務水平。本文在總結當今企業會務工作的存在問題的基礎上，運用精益生產理論的“精益”的原則、“團隊工作法”、“目視化管理”、“抵制浪費”等理論對企業開展會務工作的具體實踐進行了運用分析，以期對當今企業更好地開展會務工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞 精益生產 企業會務 運用

一、會務工作的概念與作用

會務工作是辦公室工作的重要組成部分、是企事業單位推動工作的重要載體。日常會務包括黨委會、辦公會（例會）等，其他包括聯席會、研討會、座談會、工作（務虛）會、業務（學習）交流會、經營分析會、大會籌備會等等。會務工作在貫徹、執行黨和國家的路線方針政策，解決問題、決策事項、布置工作、調研交流、學習經驗、總結宣貫、統籌協調、統一思想、提高認識等方面發揮著很大的作用。

企業會議溝通上下、聯系內外、銜接左右、推動各單位及單位各部門之間相互配合，是企業領導者宣貫管理發展理念、統籌各方面工作和下達工作指令的重要方式，會務工作的質量關系到發展理念的傳達質量和工作目標的達成情況，從而直接影響企業的發展。

二、精益生產理論應用于企業會務工作的必要性

精益生產是對日本豐田公司的“豐田生產方式”進行的總結和贊譽，是當前工業界最佳的一種生產組織體系，在20世紀60年代逐步完善而形成，并在經濟大蕭條的大背景下充分發揮其優勢使豐田公司保持良好的業績從而引起全世界的關注和研究。

精益生產理論發展到今天，已經變成一種管理理念、企業文化。會務工作引入精益生產理論有利于更加科學規范地開展會務工作，有利于優化完善會務管理辦法，提高會務工作的服務質量和工作效率，從而提升整體組織管理和服務水平。

精益生產理論在會務工作中的運用是使會務工作適應當今社會專業和精細化發展的新形勢、推動會務工作從粗放型管理向精益化管理的必經之路。

三、企業會務工作中存在的問題

企業會務工作中存在的問題大致包括以下幾個方面：

1.會前準備工作不夠充分和細致，易出現遺漏和疏忽之處，造成不必要的麻煩，影響會務工作質量。如籌備前期未召集工作人員召開工作協調分工會、籌備工作計劃書不夠詳細，細節有疏漏或各項工作沒有責任到人，造成工作前后脫節甚至不能順利進行，工作不夠細致則會出現與會人員名單中出現姓名拼寫錯誤、人名與職務不對應等現象，給參會人員造成許多不便。

2.會議開展過程中，工作人員未能很好地做好秩序維護和現場保障工作，如遇突發狀況容易出現混亂的場面。如與會人員入場時未安排好入場引導人員導致入場時間長、會場嘈雜無秩序，影響會議按時召開；又或會議進行過程中，發生設備故障、議程調整等突發狀況時工作人員未能在現場快速發現、處理或調動應急預案的話，進程會被打斷、會場會出現“冷場”的局面；

3.會后未能及時交流總結和反思，總結經驗、吸取教訓、提出改進措施，而是以會議議程結束而草草收場，易導致惡性循環。

4.會議名目繁多，會山會海，大型會務環節設置多，時間長、效率低，會議質量不高，間接導致會務費用成本大，支出多，脫離“精簡辦會”的原則。

四、精益生產理論在會務工作中的實際運用

1.“精益”的目的：取“精”字中的完美、周密、高品質；“益”字中的利、好和增加，更有“精益求精”、“盡善盡美”的含義。運用于會議籌備工作中，就是要求精心組織，細心辦會。會務工作看似簡單，其實瑣碎繁雜，每一個環節都包括諸多細節。一套科學合理可行的工作方案是辦好會務的前提和重要保證。

“精”要求精心謀劃。首先要制定一份詳盡的工作計劃書，覆蓋會務工作的全過程，包括經費的預算、場地的勘察、座位的安排、參會人員的確定和通知、會議日程的擬定、席簽的制作、會議材料的準備、會議物資的采購、主席臺的布置、設備的調試、燈光攝影、會場背景音樂的準備、會場引導及禮儀人員的安排、食宿的安排、交通的安排、新聞記錄和報道的安排等等。盡量做到全覆蓋、無漏項、無縫隙。

“益”則要求精益求精，盡善盡美。爭取把會議中的每個環節、每件小事辦好，在每個細節上精益求精，不容忽視、不忍粗糙，重具體落實、重質量和效果。講究專注地做好每一件事，在每個細節上精益求精。

2.精益生產強調“團隊工作法”，就是要求一個團隊里的工作人員都要積極地參與，起到決策和輔助決策的作用，保證工作協調順利進行。

為舉辦一場會務組成的所有工作人員就是一個團隊，其目的就是保證一個會務工作任務的圓滿完成。“精益‘體現在團隊工作法上有兩層含義：一是目標要精，首先全員要樹立“會務工作無小事”的意識，把每場會議辦成精品工程為目標，按照高標準、嚴要求嚴控會務工作的質量；二是落實要精，首先要求工作計劃盡可能詳細，細化工作流程、量化任務，并責任到人，團隊里的每個人要把本職工作做到位，對其工作目標負責，這樣首先確保各個環節無縫對接，使會務工作順暢運轉。與此同時，團隊個人要服從統一管理，如果統一不起來，就是一盤散沙，每個人各走其道，各行其是，將會影響目標的達成，團隊合作法就是要求團隊每個人心往一處想，勁往一處使，相互提醒和幫助，處理好分工協作和通力合作的關系，保證會務工作順利開展，任務的圓滿完成。

3.精益生產理論中的目視化管理是指生產過程中根據視覺感知進行分析判斷的管理辦法，目視化管理也就是強調要重視現場的情況，運用于會務工作就要重視會議現場的狀況，很好地開展會中服務工作，提升現場服務水平。

會中服務的質量很大程度決定了辦會的質量。因為會議期間最易出現突發狀況，必須要時刻警惕，時刻保持良好的服務熱情和清晰的頭腦，冷靜快速地處理問題，比如重要與會人員的變動、會議議程的臨時變化、音響燈光等多媒體故障等。在與會人員入場階段，由于人員多、時間緊、會場及座位安排不熟悉，會出現混亂的場面，會務人員就應時刻關注，積極引導，安排與會人員快速有序入座，保證現場秩序。會議進行時，一方面要時刻關注會場人員的需求，及時妥善滿足需求，確保會議順利進行，另一方面，提醒會場人員保持會場安靜氛圍，將手機調成靜音或震動狀態或友善提醒到會場外面接聽電話等。在開展目視化管理的同時應注意工作方式和藝術，既要謙卑有禮、尊重他人，又要嚴謹細致，統籌全局。

4.精益生產理論還有重要一點就是持續改進。豐田的創業發展史是一部持續改進的歷史，“持續改進”已經上升到了一種非常重要的企業文化的高度，“持續改進”就是豐田公司永不停歇的動力。運用于會務工作就是會后及時總結建檔、改進提升。

一次完整的會務工作不應以會議的結束而結束，正確的做法應在會議結束的第一時間召開一次總結交流會，由會務工作人員一起評估各個實施環節，梳理會議的亮點、不足、遇到的難題及個人心得和意見建議。針對不足，提出可行性的解決方案和措施，進行復盤演習，防患未然，針對亮點，不斷總結和升華，推廣學習和發揚，持續不斷改進，從而提升會務接待的整體水平，也推動了精益生產理論在其他工作領域的應用。

5.“誰也不許浪費”-徹底杜絕浪費是豐田致勝的一個法寶。運用于會務工作中就是順應時代潮流，精簡辦會。

黨的十八大會議提出了“精簡節約”的精神，辦會應謹遵“簡潔、高效”的原則，做到“精打細算”。首先，在制作會議預算的時候應將節儉的因素考慮其中，做好明細，避免不必要的浪費，做到隆重不鋪張、簡潔不簡單，在有限資金預算上爭取會議的最優質；其次精簡會議場次和環節，節省時間，節約能耗和物資，保證會議效果的前提下提高工作效率，切實打造節約高效、求真務實的新型會議模式。在市場競爭日益激烈的今天，只有懂得杜絕浪費的企業，才能在市場中游刃有余。

五、結語

在新形勢下，精益生產理論在企業的發展中日益發揮出它的強大的生命力，在后續工作中應繼續對其細節和內涵進行深層次的思考，充分發掘它對企業會務工作的促進、規范和指導作用，使企業會務工作更上一個新臺階。

參考文獻：

[1] 阮立軍.跟豐田學精益生產方式[J].標桿之道（企業篇），2010（06）.

[2] 文邁紅.淺談企業會務工作中的全面統籌與細節兼顧[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2014（11）.