數字時代檔案工作理論與實踐分析

趙拯洲

【摘要】在數字化時代的發展下，檔案工作也有了新的變化。本文從數字時代檔案工作的內涵新變化、數字時代檔案工作實踐新內容、數字時代檔案學科建設戰略等方面總結了數字時代檔案工作理論與實踐的發展。闡明在新時期檔案管理工作的新要求。確定好在新時期檔案管理工作的新內容與工作人員的新職責。

【關鍵詞】數字時代；檔案；理論；實踐

一、檔案管理數字化的功能

1、提高經濟效益

社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業成本大幅增加。而數字化檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工入廠、退休、調動等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。

通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況，同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

二、數字時代檔案工作實踐新內容

在辦公自動化的發展中，網上文件傳輸的數量越來越多。這代表著檔案工作證不斷的實現現代化、數字化的發展。在網上文件傳輸越來越多的狀況下，也必須加強其管理。如下對其具體的調整管理詳細的闡述。

1、雙套制與雙軌制的實行及其實質

現階段檔案工作的實踐狀態是紙質文件與電子文件的共存。在這種共存的狀態下，檔案工作實行了“雙套制”和“雙軌制”管理。“雙套制”，是指文件歸檔后兩者的共存，亦稱“雙套歸檔”。“雙套制”的實施，可以是對電子文件制作紙質拷貝，也可以是對紙質文件進行數字化。“雙套歸檔”可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和利用狀態?！半p軌制”，是指在文件生成、運轉過程中兩者的共存，即兩種形式的文件同步隨業務流轉運行。

2、檔案信息化建設

在辦公自動化，文件電子化的發展下，勢必要帶動檔案管理的信息化建設。檔案工作所包含的內容較多。涉及的內容較為廣泛，要建立檔案管理的數字化。必須要培養數字化人才，并推動檔案辦公無紙化發展，從數字化檔案管理的運用中來看，其具有一定的成效。所以針對我國檔案數字化建設還需要大力的推進，并將建立檔案信息化管理的制度，促使檔案工作能夠在數字化的發展中順利進行。

三、數字時代檔案工作理論新探討

數字時代的到來。加速了社會的發展。在檔案工作中，理論與實踐內容頁進行了一定的變化。因此在不斷變化的發展中，必須要理論與實踐融合在一起，在實踐中是離不開理論的指導的，在理論中也是離不開實踐的。因為理論來源于實踐，實踐又反過來服務于理論。

1、前端控制與全程管理理論的提出，為電子文件進行文檔一體化管理提供了理論依據

法國檔案學者C·諾加雷指出：檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身”。這類觀點正是前端控制產生的思想根源。全程管理是一種過程管理，即通過對每一項具體管理活動的實施過程進行監控。

2、文件連續體理論對文件生命周期理論的進一步發展和創新

文件連續體理論作為網絡時代電子文件管理實踐的理論概括，這一體系主要構建在四個軸之上：憑證軸、業務活動軸、文件保管軸和來源軸，對傳統文件和檔案的概念、文件管理和檔案管理的界限、文件與檔案工作者的專業性認識都賦予了嶄新的內容，主張文件的連續管理、全程管理、前端控制，注重文件元數據的提取與運用，強調管理責任上的連續和文件管理領域各種角色的相互合作，關注文件管理的動態過程，強調文件跨越時空的利用和保管等思想，既繼承了文件生命周期理論的科學內涵，又新、豐富和發展了文件生命周期理論。

四、數字時代檔案學科建設的戰略思考

檔案學科的構建促使其發展必須順應時代發展的潮流，在信息化社會的發展中，創新是檔案工作實踐中必不可少的內容，在數字化發展中，要做好檔案管理工作，必須走出一條特色與創新的道路，明確檔案工作發展的方向，并加強檔案工作隊伍的建設，促使其走上長遠發展的科學化道路。

1、確立數字時代檔案學科的研究方向

檔案學科研究方向的確立要遵循繼承、發展和交叉三條原則。繼承是尊重檔案學原有理論成果與實踐經驗，肯定原有的學科發展優勢，突出自身特色，在學術上有所創新、有所建樹，形成具有中國特色和獨創性的檔案學理論；發展是在堅持對原有檔案學理論的豐富和發展基礎上，瞄準檔案學科發展和檔案工作前沿，準確地把握時代賦予的使命，依據科技、經濟、社會發展的需要，完善檔案學研究方向，將電子文件、數字檔案館、信息安全、檔案信息資源開發利用和檔案信息化等學科方向作為檔案學研究的突破口，培育出新的研究方向和新型學科，進一步拓展檔案學科的生存空間；交叉就是知識有機重組，加強檔案學各子學科之間、檔案學與其他學科之間的滲透與融合，兼收并蓄，博采眾長，提升學科優勢，創建交叉學科。

2、加強檔案學科隊伍建設

要加強檔案隊伍的建設，必須加強工作人員對檔案學知識的了解與認識，促使檔案學與數字時代同步發展，必須對知識人才加以重視，并起到一定的帶頭作用，使工作人員能夠積極的學習新型的檔案理論，并轉化到實踐的工作之中。造就檔案工作隊伍的科學化發展。另外除了學習與時俱進的專業知識，還需要擁有一定的創新力量，將創新的思維運用到實際的工作當中。并結合工作中遇到的種種情況，用科學的理論與創新的觀念去合理的解決。并深刻分析出問題發生及存在的原因。在學術隊伍的人才中，一定要擁有不同知識背景的人才，這樣才能促進管理的全面化，理論的完善化等。

五、總結

檔案數字化時代的到來，給檔案工作帶來的挑戰與沖擊是全面的，其不僅在理論上要進行革新，在實踐中也有新的轉變。數字時代是動態發展的時代，因此理論革新與實踐的變化都要跟上其發展的腳步。做好檔案數字化管理工作。

【參考文獻】

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