高等教育教學發展中高校檔案收集和利用工作研究

裴應勝

摘 要：就近年來我國高等院校發展現狀來看，高效辦學規模不斷擴大，辦學模式進一步深化和創新，這給高校檔案管理工作提出了更多的要求。高校檔案是我國檔案資源的重要組成部分，因此在高等教育發展中科學地抓好高校檔案管理工作，順應檔案資源復雜化、多元化管理趨勢十分必要。針對我國高等教育教學發展中的檔案收集和利用工作展開詳細探討，以期促進高校檔案管理實現科學化、現代化，為高等教育教學發展提供有力的參考。

關鍵詞：高等教育教學；高校；檔案管理；收集；利用

中圖分類號：G278.6 文獻標志碼：A 文章編號：1001-7836（2016）10-0149-02

在高等教育教學發展過程中，高校檔案管理工作是重要的工作內容。豐富的檔案資源能夠為高校發展提供多元化的參考意見，對促進高等教育教學深化發展有著至關重要的作用。因此，要加大對高校檔案管理的重視力度，進一步規范高校檔案收集和利用工作，提高工作效率[1]。高校檔案工作中收集和利用是兩個最活躍的環節，即首先通過收集，最后實現利用。就目前我國高校檔案工作現狀來看，加強這兩個環節管理十分必要。

一、高校檔案收集工作

在高校檔案工作過程中檔案收集為整個過程的起點，對檔案工作管理有著至關重要的影響，換句話說檔案收集工作質量好壞，直接影響檔案工作分類、檢索、利用等其他環節。在高等教育教學不斷發展的過程中，檔案收集工作的質量水平有所提升，如收集范圍不斷增大，從黨群、行政檔案收集擴大到對教研、教學檔案的收集等等。同時檔案內容也日趨多元化，對高校職能活動以及相關工作進行有效收集整理，不斷豐富館藏檔案[2]。在信息化社會發展過程中，檔案收集工作的載體已實現突破和創新，例如從紙張收集到錄音收集到現在的計算機收集，實現了檔案收集載體材料的多樣化。

1高等教育教學發展中檔案收集工作的原則

就目前高等教育教學發展趨勢來看，為提高檔案工作效率，加強檔案收集，應遵循以下幾點原則：

完整性原則。檔案材料收集過程中首先要保證材料的完整性，以保護檔案原始記錄。在保證檔案材料完整、準確的基礎上才能更加客觀地反映高校活動情況，體現檔案材料的自身價值，為高校發展提供可靠依據。

原始性原則。要保證檔案材料收集具有其原始性特征。在進行材料收集時無論是上級下發的文件還是學校自行制定文件都應保證其元件，不能采用復制件取代原件，即要最大限度保證源文件的歷史材料面貌[3]。

真實性原則。只有保證檔案材料收集的真實性才能為后者應用，充分體現其檔案價值，對檔案資料反映的內容以及相關數據信息等進行引用，也對揭示高校實際發展情況有著重要意義。

2檔案收集基本方法

高校檔案收集的基本方法主要包括三種：

第一，定期集中收集。主要是指以歸檔制度為前提，參照指定的歸檔時間，檔案相關工作人員與各部門展開聯合工作，實現定時、定內容、定人收集。這種檔案收集方式具有集中性特點，主要按照年度、文件類型等進行歸檔，如教學內容整理、黨政管理等等。

第二，重點收集與普遍收集結合[4]。為維護檔案收集的完整性，要做好全面收集工作，但同時要保證收集具有針對性和重點性。通過對重點部門、重點資料的收集形成有價值的重要資料，包括教研、辦公室等部門。同時，針對高校舉辦的重大活動以及重大項目等要進行檔案重點收集，這樣能夠促進檔案收集工作更加完善和準確。

第三，現場收集。在高校檔案收集工作中由于高等教育教學改革步伐較快，不斷開展各類型工作和活動，因此針對這些檔案材料要采取現場收集的方法，避免出現收集時間不當，錯過檔案資料收集機會。例如，高校舉辦重大活動，檔案收集工作人員只有在特定的時間和環境下才能實現檔案收集。當重大活動開展過程中高校領導進行發言，或對高校成果進行鑒定和驗收，這些均屬于重要材料應予以收集，因此應授權檔案部門負責，通過專業人員進行現場及時收集，或進行追蹤收集，實現對檔案文件源頭的控制，并及時展開歸檔收集，通過有效鑒定后實現完整文件材料收集。

3加強檔案收集工作應注意的問題

首先，要不斷增強歸檔意識。除了專業檔案收集人員應增強歸檔意識外，還要對高校廣大職員進行檔案意識培養[5]。在實踐調查中了解到，高校各部門或基層單位，兼職檔案員遠遠多于專職檔案工作人員，因而，兼職檔案員有無檔案意識將在很大程度上決定歸檔材料是否完整、是否有價值。此外，由于高校自身的特點，大量的教職工本身就是高校檔案的“資料源”。例如，高校科研項目是教職工主持和參與的，科研過程中形成的文件、記錄、成果、榮譽證書等都可能成為檔案資料，而這些材料往往都掌握在當事的教職工手中。由于平時在檔案工作中，只注重文書檔案、財務檔案、教學檔案、干部人事檔案等，忽略了教職工手中的材料的收集，再加上部分教職工檔案意識淡薄，導致教職工手中的檔案資料收集難。通過歸檔意識的培養，能夠有效避免這些問題的出現，提高檔案收集效率和收集質量。

其次，加強檔案收集范圍管理。檔案收集工作在高校管理中通常具有集中性特征，即在限定時間內進行通知的發布，并對相關歸檔內容和歸檔范圍進行明確。但在調查中了解到，目前高等院校中對檔案范圍的規定具有一定的模糊性，且隨意性較大。因此，為適應高等教育教學發展形勢下的高校檔案收集工作，要加強對檔案范圍的管理，通過積極地調整政策的應用，對完善學校職能，促進檔案完整都有著積極重要的意義。

最后，要豐富檔案收集的載體。高等教育教學發展逐漸深入，傳統的紙質檔案收集無法滿足現階段檔案收集工作需求。目前我國已步入現代信息化社會，多媒體技術應用越來越廣泛，在高校教學以及相關活動中產生了大量的電子資料和信息，這要求檔案收集也要實現數字化管理，打破傳統紙質收集工作形式，提高工作效率，并保證收集工作的完整性和全面性。在調查工作中了解到，目前我國諸多高校尚未實現信息化檔案收集管理，使很多重要檔案資源無法得到保存。在現代科技不斷發展的時代背景下，高校檔案收集要充分利用現代化設備，有效實現檔案資源準確、全面收集。

二、高校檔案利用工作

檔案利用服務工作，是通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務活動。其任務在于及時、準確、全面、有效地為用戶提供所需的檔案信息材料。它是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。高校檔案利用服務，主要是以高校檔案為基礎，為全校師生、教職員工及社會服務的活動。

為充分發揮高校檔案利用的作用，要從多方面進行服務優化，主要可以從以下幾個方面入手：

1高校檔案部門要提前進行相關檔案工作的把握，根據學校具體工作安排對重大活動或重大項目的開展提前做好介入，對所涉及的檔案進行提前服務。

2要深刻認識檔案展覽工作的重要性。通過檔案展覽發揮檔案資源的教育功能以及傳播信息功能。同時，檔案展覽也能夠為高等院校教育教學發展做出積極貢獻，提供重要信息依據。

3加強檔案的編研，豐富編寫形式，加大材料分析，保證決策依據的可靠性。做好檔案的開發利用，豐富檔案資源類型，從而進一步創造出更高的社會效益。另外，為了保證檔案提供的準確性和全面性，提高檔案利用的整體效率，要通過檔案信息資源的開發利用，實現檢索體系構建，以促進檔案信息資源開發利用綜合能力的提升。

三、結束語

綜上所述，在高等教育教學發展中，高校檔案收集和利用工作應進一步完善，提高檔案工作效率，充分發揮檔案工作的功能性作用。針對高校檔案收集工作，應不斷強化歸檔意識，進一步保證檔案資源的完整性。同時，要對歸檔范圍更加明確，避免出現寶貴檔案文獻資源在檔案管理范圍之外的情況。在信息化社會發展背景下，要認識到信息檔案管理的重要性和高效性，促進檔案收集效率的提升。通過完善工作體系，建立檔案工作制度，保證檔案資源有效收集歸檔。針對檔案利用工作要從服務創新角度出發，不斷強化檔案展覽以及超前服務，發揮提供決策依據的重要職能作用。同時，要加強檔案的編研，豐富編寫形式，加大材料分析力度，保證決策依據的可靠性。做好檔案的開發利用，豐富檔案資源類型，進一步創造出更高的社會效益。

參考文獻：

[1]孫大東.基于用戶需求的高校檔案利用工作研究——以陜西師范大學檔案館為個案[J].檔案管理，2011，（5）：23—25.

[2]劉麗男.談如何做好文化藝術檔案收集和利用工作[J].黑龍江檔案，2014，（6）：61.

[3]王興婭.基于要素分析的高校數字檔案信息服務模式研究[D].南京：南京大學，2013.

[4]葉柱瓊.試述高校檔案利用工作的走向[J].中山大學學報：社會科學版，2001，（4）：132—136.

[5]沈莉.淺談新形勢下成人高校學籍檔案的管理和利用[J].常州工學院學報，2007，（1）：94—96.

（責任編輯：陳 樹）