辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

黃新金

摘 要：隨著信息時代的不斷發展，辦公自動化已經成為一個必然的趨勢，辦公自動化可以有效提高管理效率、促進各種管理任務的落實、減少工作中的出錯率。在醫院日常經營過程中，醫院檔案管理工作具有重要作用，信息自動化在醫院管理體系中逐漸健全和發展，也會對檔案管理工作帶來一定的促進作用。該文對辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作進行分析和探討。

關鍵詞：醫院 檔案管理 辦公自動化 策略 探討

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0110-02

辦公自動化是未來發展的趨勢，尤其是在信息技術不斷應用的過程中，自動化已經在很多行業中都有應用，比如在教育管理過程中可以實現自動化管理，在醫院以及企業管理過程中也可以實現辦公自動化。辦公自動化是高科技產物，是由辦公業務與辦公人員構成的人機信息系統，是一種復雜的系統工程，其發展的基礎是計算機網絡。辦公自動化技術是對各種工作進行信息化、智能化管理的重要途徑，尤其是在信息時代背景下，需要管理的內容越來越多，傳統的人工管理方式效率低、出錯率較高，因此對各種工作任務的完成有很大影響。辦公自動化環境下，醫院檔案管理需要具有一定的基礎，比如先進的計算機技術、網絡安全、標準化檔案管理方案等多方面都要進行協調。隨著辦公自動化技術的不斷發展和應用，在醫院檔案管理的發展過程中加強信息管理系統的構建，提高醫院檔案管理的效率和質量，促進醫院檔案管理過程中的各項工作得以準確及時地完成。

1 醫院檔案信息化管理的必要性和可行性

在辦公自動化背景下，很多醫院對管理理念和管理方式進行創新和改革，加強了對各種新技術的應用，使得醫院管理水平有了很大提升。檔案管理是醫院管理過程中的重要環節，是對醫院經營過程中的各種檔案進行收集、整理、保存、利用的過程，對于醫院的可持續發展有十分重要的意義。在實際工作過程中，醫院檔案管理依舊存在較多的問題，辦公自動化是一個社會趨勢，是信息技術應用背景下的一個發展方向，當前很多醫院檔案管理過程中辦公自動化程度不高，很容易出現各種錯誤，并且出現管理效率不高的問題，使得醫院檔案管理出現較多問題，比如一些檔案丟失、檔案模糊不清、檔案查詢不方便等，對于醫院的發展有很大影響。在信息時代背景下，醫院檔案管理模式如果不能實現轉型，則會導致醫院檔案管理的發展受到阻礙。信息技術、效率成為醫院之間競爭的一個重要因素，在對醫院檔案進行管理時實現自動化和信息化管理，不僅可以提高醫院檔案管理的管理效率，而且還可以減少傳統檔案管理過程中的出錯率，為醫院提供更多準確、有效的檔案資料。

此外，當前我國的信息計算機技術已經發展到一定的程度，為醫院檔案信息化管理提供了必要的支持。比如“大數據技術”、“云技術”等，這些都可以為海量檔案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得檔案管理信息化和智能化更具有可操作性。

2 辦公自動化背景下醫院檔案管理策略

2.1 對管理制度進行改革

在辦公自動化管理過程中，應該要對傳統的檔案管理制度進行改革，按照網絡化信息采集的要求設計管理信息系統，對醫院檔案進行分類管理，比如借助各種自動辦公軟件，對各種檔案資料進行分類，如在對人事檔案進行管理的時候，可以通過軟件抓取功能，將工作人員的各種基本信息抓取出來，整合成統一的表格，便于人事檔案的管理、查詢等。對醫院檔案進行管理時要實現統一管理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，加強對辦公自動化管理系統的應用，使得醫院內部的各個部門之間可以加強聯系，對各項工作進行落實。再比如要對醫院檔案管理的業務流程和工作內容進行規范，要建立各項檔案標準，嚴格按照國家、檔案部門出臺的有關規定和標準執行，對醫院發展過程中的各種檔案信息進行匯總。同時，要必須以醫院檔案的現狀為基礎，對自動化管理過程中的各種檔案實行標準化管理，例如在檔案管理的時候要考慮到檔案的利用情況，只有充分利用檔案，才能發揮出檔案的作用。因此檔案管理部門要加強對檔案價值的挖掘，比如對于一些醫療信息、文件和專題等，要進行整理和匯編，可以從信息技術的角度著手，設置不同的檔案目錄，從而讓計算機技術中的信息抓取功能對檔案的類別進行確定，然后進行分類，從不同的視角來對檔案信息進行分類管理，為醫院的教學、科研和管理等方面的工作奠定基礎。

2.2 加強檔案信息網絡安全管理，減少風險

在辦公自動化環境下，計算機網絡為各項工作帶來了便利，但同時也帶來了風險，尤其是數據信息的泄露，成為檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅。網絡系統是由硬件、軟件、基礎設施及其存儲的數據材料組成的計算機系統，在檔案信息化管理過程中，必須要加強檔案信息網絡安全管理，要保護檔案信息網絡系統中的各個組成部分不受到破壞、更改和泄露，對各種檔案信息進行保護。為了實現安全管理，應該要加強對各種安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在檔案信息管理系統中進行應用，對醫院的各種檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的檔案要實施不同的管理，比如一些機密檔案，要進行絕密保存；一些非機密檔案，則可以在醫院內部系統公開查閱。醫院檔案管理制度還應該要隨時進行調整，要緊密結合國家檔案管理的規定，明確檔案工作人員的職責范圍和崗位責任制，對檔案管理的各項工作進行規范，減少檔案信息化管理過程中的風險。

2.3 構建完善的人才培養機制

醫院檔案管理水平的提升，與檔案管理人員的綜合能力水平有很大關系。在具體的管理過程中，應該要加強檔案管理人員對辦公自動化技術的學習，檔案的管理人員要借助各種通信技術、計算機技術對各種檔案資料進行管理和利用，為醫院的發展提供更多幫助。在工作中應該要對醫院檔案的管理人員進行定期培訓，包括對技能培訓以及職業道德素養培訓，技能培養主要集中在各種辦公自動化技術以及信息技術的學習上，職業道德素養的培養則主要是對檔案管理人員的責任感、使命感以及職業道德進行教育，由于檔案管理是一項需要細心和耐心的工作，因此必須要提高檔案管理人員的思想意識，使得檔案管理人員能夠以更加負責的態度進行檔案管理。

2.4 構建檔案管理子系統

在檔案管理過程中，為了對檔案管理任務進行細化，實現更加規范、全面的管理，還應該要在辦公自動化系統平臺基礎之上擴展構建檔案管理子系統，從而將電子公文運轉和電子檔案管理實現有機整合，為各種檔案資料、公文資料的生成以及歸檔提供必要的技術支持。檔案管理系統要依托辦公自動化系統提供的相關功能，比如人員管理、權限管理、智能表單等基礎組件，并且和辦公自動化中的公文流轉系統進行協作，從而提高檔案管理效率、提高檔案管理信息系統的適用性，對各類檔案信息進行規范、科學的歸檔處理。

3 結語

綜上所述，辦公自動化是信息時代背景下的一個必然趨勢，在很多領域中都有應用，比如在企業管理過程中、教育教學過程中都逐漸實現辦公自動化，是借助信息技術實現高效管理的一種全新的管理模式。醫院檔案管理是醫院管理中的重要內容，隨著信息時代的快速發展，辦公自動化技術在醫院管理過程中的應用也越來越廣泛，醫院檔案管理面臨的挑戰越來越大，提高檔案管理過程中的辦公自動化水平、提高管理人員的綜合能力水平，是醫院檔案管理創新的必要手段。醫院在檔案管理過程中，要針對當前管理過程中存在的一些問題，加強管理模式的創新與改革，以提高管理的辦公自動化水平。

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