基于云計算的會計信息化在中小企業中的應用
——以鴻順捷電子公司為例

河北省中醫院 曹瑛

基于云計算的會計信息化在中小企業中的應用
——以鴻順捷電子公司為例

河北省中醫院 曹瑛

本文概述了會計信息化及云計算的有關概念，以鴻順捷電子公司為例，分析中小企業會計信息系統的總體需求，從選擇云服務商、試用產品、簽訂服務協議、售后服務等方面，分析云計算會計信息化在鴻順捷電子公司的應用，取得了降低云計算的會計信息化建設成本、提高財務部門工作效率、優化財會業務流程、提升財務分析和決策支持能力四個方面的效果。最后，從政府、云服務商、中小企業三個方面分別提出對策建議，以期推廣云計算會計信息化的應用，推動中小企業健康持續發展。

云計算 會計信息化 會計信息系統

一、引言

20世紀前期，傳統的財務會計電算化不能適應企業發展的需求，國內會計軟件逐步轉變為針對企業管理的會計信息系統，“會計信息化”是從會計信息系統衍生而來的。許多專家學者，都給出了會計信息化的定義。謝詩芬教授提出，會計信息化主要是采取計算機、網絡和通訊等信息技術，重構傳統的會計模式，通過廣泛利用和深入挖掘會計信息資源，建立財務會計與信息技術緊密融合的現代會計信息系統，提高會計信息優化資源配置的重要作用。因此，會計信息化是以現代信息技術為載體，以優化配置會計信息資源為過程，以構建新型會計信息系統為目的，從而提高會計信息管理企業經濟的作用，會計信息同其他業務信息相互銜接，實現財會信息一體化。

云計算是以分布式、并行和網格計算為基礎，發展的信息商業計算模式。其采取互聯網提供實時的、虛擬的、可擴展的資源，是對互聯網、遠程基礎設施和使用終端的一種抽象。一般來講，云計算是服務商利用互聯網技術向客戶提供軟硬件服務獲得利潤的商業模式，其優勢是客戶按月支付租金，不用安裝硬件設施，也不用花費大量人力、物力和財力維護軟硬件。數據信息儲存在遠程服務器，可靠性比較高。本文以鴻順捷電子公司為例，分析中小企業會計信息系統的總體需求，以期推廣云計算會計信息化的應用，推動中小企業健康持續發展。

二、基于云計算的會計信息化在中小企業中的運用

（一）鴻順捷電子公司基本情況深圳市鴻順捷電子有限公司（簡稱鴻順捷電子公司）2009年在深圳成立，是一家主要生產條形碼、射頻識別等自動識別技術產品的小型高新技術企業。經過多年的發展，公司經營規模逐步擴大，利潤水平逐步提高，當前己在廣州和上海成立2家分公司。各分公司既有總公司的業務，也有自營業務，日常經營具有自主權，但在重大人事安排、產品定價方面，由總公司統一監管和考核。鴻順捷電子公司剛成立時，業務較為簡單，員工比較少，采用代賬會計，可是公司業務逐步壯大，代賬服務不能滿足公司發展的需要，鴻順捷電子公司購買了用友財務軟件，聘用專職會計人員，可以說是單機版的會計電算化。隨后，鴻順捷電子公司業務規模迅速擴張，在廣州和上海先后設立分公司。由于距離較遠，鴻順捷電子公司不能及時了解廣州上海分公司的財務狀況，只是審查月底報表開展財務匯總和分析，所以監管分公司的財務難度較大。目前各分司財務獨立，存儲在各自公司的數據庫，相互之間不統一，鴻順捷電子公司需要協調統一的會計信息系統。

（二）鴻順捷電子公司會計信息系統總體需求開展會計信息化前，鴻順捷電子公司需要協同服務商對公司的需求開展調研分析；開展會計信息化時，應依據需求進行安排，保正會計信息系統滿足公司的需要。針對鴻順捷電子公司的實際需要，對現階段的需求情況進行了匯總：（1）統一核算的需要。鴻順捷電子公司及其2家分公司的核算方法、核算制度以及基礎資料還沒有統一的標準，特別是下屬2家分公司代賬會計自己設置科目，給匯總財會報表、來往對賬、財會監管造成了不便。所以，新會計信息系統應將下屬2家分公司的財會信息存儲到總公司的數據庫中，設立財會處理平臺，統一規范財務制度，由總公司控制所有的基礎資料。（2）統一資金管理的需要。資金是企業發展的血液，資金管理是企業運轉的中樞，資金管理處于企業管控的核心，所以，鴻順捷電子公司要建立統一的資金管理平臺，實現企業資金信息的公開透明，實時了解流向、總量、結構、效益以及風險等。（3）統一財務業務的需要。財務信息來源于具體業務又高于具體業務，既可以隨時反映業務的具體變化，又可以對業務監管決策提供支撐。會計信息化突出優勢是隨時反映企業人財物的變化狀況，監督經濟業務運轉情況，整合有關部門的業務信息，達到信息共享的效果，從而為企業領導層科學決策提供參考，增加企業發展的效益。（4）統一財務分析的需要。鴻順捷電子公司與2家下屬分公司應建立財務報表自動生成系統，引入彎沉財會信息分析系統，為企業管理層科學決策提供信息支撐。

（三）云計算會計信息化在鴻順捷電子公司的應用

（1）選擇云服務商。通過分析鴻順捷電子公司的需求，結合云計算與傳統模式的對比分析，鴻順捷電子公司管理層商定利用云計算技術建立會計信息化。選擇適合的云服務商，考慮到鴻順捷電子公司第一次開展云計算下的會計信息化建設，所以，選擇云服務商時要考慮以下幾點：一是云服務商的經營規模及從事的行業。首先，了解云服務商運營規模、顧客數量，這些都與云服務商實力和質量正相關。其次，了解云服務商從事的行業領域，選擇長時間從事財會軟件的云服務商，更有利于產品功能的專業服務。二是云服務商咨詢水平。云服務商咨詢人員應分析客戶需求后，提出科學合理的會計信息化建設方案，專業的咨詢人員能夠幫助客戶學則有效的會計信息系統，避免在建設過程中走彎路。三是云產品的質量和價格。云服務商會計產品首先要保證質量，不但快速平穩運轉，還應適應客戶的財會流程，能夠提高流程效率，健全財會系統構架。對于產品價格，由于云計算客戶大多為中小企業，財務預算有限，所以還要看會計產品的性價比。四是云會計信息是否安全。大多數企業選擇云計算最關心的是安全問題，這涉及到財務信息是否泄漏，因此，要了解云服務商采用的安全管理機制，保證財務數據的安全性，防止數據信息泄漏。五是與其他業務信息系統的兼容性。規劃會計信息系統時應了解其擴展性，是否與其他業務信息系統兼容，有效實現企業內部財會業務一體化，如果企業發展到一定規模，可以直接升為ERP系統。綜合考慮以上五點，鴻順捷電子公司選擇了SaaS模式，篩選對國內的云服務商，最后選定金蝶友商網，采用“在線會計+進銷存”系統。

（2）產品的試用。SaaS模式信息系統的優點是采用瀏覽器進行操作，不用安裝軟件和硬件設備。金蝶友商網提供一個月不計費試用期，鴻順捷電子公司著重考察金蝶在線會計和進銷存的數據信息訪問效率、操作界面設計是否合理、系統服務是否穩定性以及服務商應對用戶投訴反應情況。同時，金蝶對鴻順捷電子公司財會人員開展培訓，操作界面提供了免費操作視頻進行學習，讓財會人員熟悉操作系統過程，從而更快地運用云計算的財會信息系統。

（3）完善功能。鴻順捷電子公司根據試用產品體驗情況，結合業務需要，橫向和縱向擴展云服務商的產品功能。隨著鴻順捷電子公司快速發展，業務逐步變化，為滿足信息化需求，公司和云服務商緊密聯系，適時增刪功能模塊，根據反饋的建議，促使云服務商改進升級信息系統。通過試用體驗，鴻順捷電子公司充分利用“在線會計”的基礎上，引入了“在線進銷存”系統，搭建了公司的ERP系統。

（4）簽訂服務協議。完善產品功能后，鴻順捷電子公司應與金蝶友商網簽訂合同，明確雙方權責利，規定服務內容、計費辦法、隱私性、安全性、違約責任等條款。服務商一般承諾產品會合理改造用戶的處理流程和效果，假如未達到預定效果，可以依據合同進行賠償。

（5）售后服務。對鴻順捷電子公司而言，實施云計算會計信息化時，可能遇到許多問題需要服務商解決，所以，選擇服務商要重點考慮售后服務情況，比如系統維護及升級情況等。假如發現有關問題，科技史向服務商反映，讓服務商及時解決有關問題，不斷完善和升級會計信息化系統，即可以節省公司開支，也為服務商獲得較好的評價，建立良好的合作關系，實現“雙贏”目標。

（四）基于云計算的會計信息化在鴻順捷電子公司的應用效果

（1）降低了云計算的會計信息化建設成本。傳統會計電算化模式下，經營企業需購買會計軟硬件及專業服務，所以，企業投資需付軟件、硬件與服務費用，而對會計信息化建設沒有這些成本，而且改進業務流程節省的人力成本也沒有考慮在內。本文以3年作為建設周期，分析云計算模式的成本費用，如表1所示。

表1 傳統模式與云計算模式與顯性成本比對單位:元

表2 表1傳統模式與云計算模式與顯性成本比對

由以上信息可以得出，鴻順捷電子公司選擇云計算的會計信息化比選擇傳統會計信息化，節省了很大的顯性和隱性費用。隨著云計算技術的不斷成熟完善，將會大大增強產品性能和減少租賃費用，而傳統模式計算機建設省級維護成本將逐年增加，兩者的成本差距越來越大。

（2）提高了財務部門工作效率。云計算的在線會計代替傳統模式后，鴻順捷電子公司解決了部分會計核算的問題，大大提升了會計核算效率。制訂了核算制度文件，統一規定了核算辦法、設置會計科目、往來單位代碼，減少了公司間對賬發生的糾紛。統一了財會報表格式，規定財會報表樣式，明確的規定了分公司上報總公司財務報表的時間。另外，總公司財務部隨時可以瀏覽分公司的賬套，核對分公司賬目，有效方便監控分公司的財務，發現問題能夠及時協調整改?？偣緶p少了派財務人員到分公司審計的次數，每年減少了10000多元的出差費用。

（3）優化了財會業務流程。利用在線會計和進銷存系統，鴻順捷電子公司建立了ERP系統，實現整體信息化，強化了財務和業務信息一體化，優化了企業管理程序，提高了財會管理效率。比如采購管理，鴻順捷電子公司可以按照系統總要求及時掌握銷售訂單和庫存信息，算出采購原料的數量和種類，向采購人員發送采購訂單，大大提升了采購效率。比如庫存管理，按照訂單和出貨信息，系統清晰顯示庫存產品，使采購和銷售人員隨時查看庫存情況，合理安排銷售和采購業務。企業庫管員根據進出貨信息，強化庫存管理。比如銷售管理，銷售員能夠在線訪問客戶數據，利用預測銷售機會、潛在客戶管理、查詢產品價格等功能，及時找到商機和銷售機會，提高交易成功率。

（4）提升了財務分析和決策支持能力。鴻順捷電子公司除利用財務系統數據外，還可以深度挖掘相關信息。利用云計算下的會計信息系統將零碎的財務、業務信息集中到數據庫中，利用財會管理分析系統獲取敏感或重要的信息，及時了解公司經營情況，發現存在的問題，提出有效的措施加以整改。同時，鴻順捷電子公司按照總公司預算，根據各部門和各分公司考核目標，制定責任考核表，分析執行中存在的差異，存在的原因，并提出有效的辦法，及時調整公司運營管理措施。

三、基于云計算的中小企業會計信息化發展建議

（一）政府要打造優良的環境

（1）制定有關標準及法規。政府應深入調研國內云計算市場，全面掌握云計算服務商提供的技術服務及收費標準，了解企業對云計算的認識程度，廣泛征求意見制定云計算的會計信息化標準，并根據云計算的發展變化不斷完善標準。要積極學習國外先進的云計算標準，推動建立國內標準。目前云計算在國內還是新興產業，有關規章制度不夠完善，需要加快規范市場秩序。比如在云計算數據安全方面，政府要完善云計算安全等級制度，建立云計算安全體系。

（2）加強監管云服務商。實施云計算會計信息化后，企業財務信息都存儲在云服務商，政府嚴格監管云服務商，有利于保證數據信息的安全。要建立資質審查制度，嚴格審查云服務商資質，保證云服務商技術的安全。定期復查已獲資質的云服務商，發現問題及時叫停，整改達標后方可運營。要引入第三方監管制度，實時監控云服務商，設立意見反饋部門，及時聽取用戶意見建議。

（3）建設國內自主云計算平臺。當前，我國企業會計信息化水平與國外發達國家還存在不少差距，政府需要加大云計算會計信息化投入力度，改善云計算發展環境，推動普及企業云計算會計信息化建設，使國內企業共享信息化成果。所以，推動云計算建設發展，政府需要統籌規劃，整合資源，集聚資金、人才、技術，建設發展云計算平臺。從而降低時間成本，減少云計算開發風險。政府也可以成立產業基金，對計算開發商進行補貼，指導云計算市場有序的發展。

（二）云服務商要提供一流的服務

（1）強化安全防護措施。云計算安全問題源于兩個方面：一是黑客惡意攻擊破壞，二是服務商信息越權使用，所以云服務商加強安全防控，需要制定對外對內防控措施。在對外防控方面，應做好數據加密和存儲工作，防止外來黑客攻擊數據庫，即使遇到攻擊也要做好備份，保證云服務的穩定性。在對內防控方面，采用分級權限管理方式，預防服務商“偷窺”客戶數據信息，一般將維護人員設定兩級，一級是普通維護人員，負責服務器正常運轉，但是沒有機房門禁權限;一級是核心工作人員，能偶登錄機房主機，需要遵守操作流程，嚴格監控云計算的設備運轉。

（2）健全云計算功能。伴隨中小企業快速的發展，日常財務管理的需求越來越高，對財務預算、決策支撐的需求愈加強烈。所以，服務商要提升云計算技術能力，開發在線會計功能，拓寬服務領域。服務商還要提供個性化服務，讓中小企業客戶根據需求隨時調整服務功能。云服務商還要針對不同公司的需求提供咨詢服務，從而更好地服務企業財會業務。

（三）中小企業要強化自身建設一是轉變思想觀念，搶抓發展機遇。由于中小企業大多面臨信息化建設基礎薄弱、技術人才匾乏、資金不足等問題，加之市場競爭劇烈、信息化業務流程亟需改進等，都倒逼中小企業加快會計信息化建設，所以，中小企業要轉變思想觀念，搶抓發展機遇，完善企業信息反饋制度，提升企業經營效率。隨著云計算的發展，改變了信息化需付出的大量成本，云計算已逐步成為中小企業信息化的主流趨勢，所以，中小企業管理層要轉變思想觀念，認清發展形勢，搶抓云計算給企業發展帶來的機遇。二是選擇適當的云服務商。中小企業需要規劃好哪些部分業務開展云計算，再具體功能需求，綜合考慮服務類型、質量、價格等因素選擇適當的云服務商。另外，中小企業與云服務商簽訂服務協議，詳細規定雙方的權利責任，并附云服務商服務不達標時的賠償標準，從而防范云計算市場的風險。三是強化數據安全措施。對企業來講，財會信息都儲存在云服務商的存儲器中，盡管云服務商通過數據加密、備份等技術,但仍無法保證信息絕對的安全，所以，企業也要做好數據信息備份工作，防止意外原因丟失數據信息，造成不必要的損失。四是培育云會計人才。企業建設會計信息化，只是云計算會計信息化系統是不夠的，必須擁有合格的人員，適應云計算的操作。因此，企業引入云計算會計信息化系統，也要加強培訓財務工作人員，學習有關云計算財會信息化的知識，能夠熟練操作云計算會計信息化系統，更好地提高企業經營效益。

［1］盧加元：《云計算環境下會計信息化應用風險與應對策略研究一一基于中小企業云服務選擇視角的分析》，《中國注冊會計師》2013年第12期。

［2］呂橙、易艷紅：《云計算在會計信息化建設中的SWOT分析》，《商業會計》2013年第7期。

（編輯張芬）