淺談新時代高校行政秘書的基本能力

鄧韻雅

（東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523000）

[摘 要] 高校行政工作具有一定的復(fù)雜性，因此對高校行政秘書的工作能力提出了更高的要求。為了適應(yīng)現(xiàn)代高校的改革，保障高校行政管理的質(zhì)量，需要不斷提高行政秘書的能力與素質(zhì)，這也是保障高校發(fā)展的重要前提。

[關(guān) 鍵 詞] 高等院校；行政秘書；能力與素養(yǎng)

[中圖分類號] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）09-0050-01

高校行政秘書工作的有效開展，是保障高校正常運行的基本前提。但是受秘書工作定位不確切以及考核制度不完善等因素的制約，許多行政秘書沒有充分發(fā)揮其組織效能。只有正確認(rèn)識行政秘書的定位，才能更好地培養(yǎng)行政秘書的基本能力。因此，文章主要針對新時代高校行政秘書的基本能力展開分析。

一、高校行政秘書需要具備良好的表達(dá)能力

在高校行政秘書工作過程中，時常需要清晰明了地傳達(dá)一些信息。因此，行政秘書必須具備良好的表達(dá)能力，才能確保本職工作的正常開展。就高校行政秘書而言，表達(dá)能力主要分為語言表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩種：（1）語言表達(dá)能力，在行政工作中，秘書向領(lǐng)導(dǎo)傳話時要簡潔利落，不要拐彎抹角或是含糊不清；與同事和學(xué)生交流時要親切隨和，不能打官腔。秘書在平時要多加注意，加強(qiáng)自身的練習(xí)，不斷提升自身的口頭表述能力。（2）文字表達(dá)能力，行政秘書必須要掌握各種行政文書、專業(yè)文書的交際辭令以及寫作技巧，同時還需要具備較好的修養(yǎng)、知識以及思維方法，能夠準(zhǔn)確快速地理解和捕捉領(lǐng)導(dǎo)的意思。

二、高校行政秘書需要具備良好的交際能力

高校行政部門是高校管理的重要部門，需要接觸各個層面的人，包括領(lǐng)導(dǎo)、同事、教師、學(xué)生以及社會人士等，這就對行政秘書的交際能力提出了較高的要求。與人交往是一門藝術(shù)，也是一門學(xué)問。在現(xiàn)代社會中，交際是一種常見的社會活動，交際能力也是許多崗位考察個人能力的重要指標(biāo)。這種能力是現(xiàn)代人工作和生活所必備的能力，尤其是高校行政秘書。因此，可以認(rèn)為交際能力直接關(guān)系著行政秘書的工作效率。行政秘書在正確處理自己與他人之間的交往關(guān)系的同時，也要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)之間、教師之間以及各部門之間存在的問題和矛盾，充分發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。秘書還需要認(rèn)真觀察學(xué)校管理中潛在的問題，并及時糾正。高校管理是維持高校生存與發(fā)展的重要工作，但是隨著高校擴(kuò)招、教育改革等政策的推動，高校管理越來越復(fù)雜。因此，行政秘書必須不斷充實和發(fā)展自己。

三、高校行政秘書需要具備良好的應(yīng)變能力

行政秘書在工作時需要根據(jù)各種規(guī)章制度和法律法規(guī)辦公，但是一些突發(fā)性事件容易對校園正常管理活動造成影響。有時領(lǐng)導(dǎo)出差或其他原因?qū)е聼o法作出決策時，秘書應(yīng)當(dāng)具備較好的變通能力，科學(xué)地解決這些突發(fā)的緊急事件。秘書要準(zhǔn)確把握事情進(jìn)展，針對實際情況迅速作出反饋，并采取有效的處理措施。在此過程中，既要保障問題能夠順利解決，同時要禁止出現(xiàn)越權(quán)行為。由此可見，在日益復(fù)雜的高校管理工作中，行政秘書需要具備較好的應(yīng)變能力，才能夠滿足處理高校管理日常活動的需求。

四、高校行政秘書需要具備良好的心理承受能力

行政秘書的心理狀態(tài)有時對工作狀態(tài)有直接影響，而工作狀態(tài)又會影響工作效率。因此，行政秘書需要合理地控制自己的行為，并具備良好的心理承受能力。行政秘書作為高校管理的重要角色，既要總管全局，熱愛集體，關(guān)心師生，同時要警惕自身的職責(zé)與義務(wù)。行政秘書既要與領(lǐng)導(dǎo)、同事、老師、學(xué)生以及社會人士打交道，同時也要解決高校中各種瑣碎的事件，心理壓力較大。因此，行政秘書需要具備較好的心理承受能力，才能夠保持心理狀態(tài)穩(wěn)定，做好自身的本職工作。一個優(yōu)秀的高校行政秘書通常具備以下心理性格特點：（1）熱愛本職工作，對自己的職業(yè)充滿熱情；（2）有挑戰(zhàn)精神，遇到困難不會退縮、不會膽怯，勇于挑戰(zhàn)新鮮事物；（3）積極向上，熱愛生活，對人對物都能夠保持平常心。

五、高校行政秘書需要具備良好的操作能力

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在日常辦公中得到了廣泛的應(yīng)用。目前高校辦公中使用了許多新型辦公設(shè)備，這就對行政秘書的操作能力提出了更高的要求，不但要求行政秘書能夠掌握電腦、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的使用方法，同時還要掌握文本和表格的編輯、校對等技巧，從而滿足高校日常管理的工作需求。

總之，高校行政秘書作為高校管理工作中的重要角色，對管理質(zhì)量和效率具有重要影響。隨著我國教育改革的推動，高校管理也不斷進(jìn)步，對行政秘書能力提出了更高的要求。行政秘書也要抓緊這個機(jī)會，不斷提高自身的專業(yè)水平，才能夠獲得更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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