淺談如何做好電子檔案管理工作

常鳳

摘 要：當今科學技術的飛速發展，電子計算機、數碼相機、繪圖儀等數字設備在社會生活中廣泛使用，產生了大量電子文件。隨著這些新材料、新技術的應用于檔案，如何加強電子檔案的存儲和管理顯示出重要性和緊迫性。

關鍵詞：電子檔案；管理；現狀

一、電子檔案的概念

電子檔案這一概念出現近10年，國家檔案局于1996年成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”，1998年，王剛同志在全國檔案局長會議上指出：要在1997年研究制定《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》。關于電子文件，美國聯邦管理法規對規定為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息”。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一個介質上。我國對電子文件的定義是指人們在社會活動中形成的、用數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

二、電子檔案管理在實際操作過程中存在的各種問題

（一）電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，也存在著區別真假問題，檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件，否則電子檔案就失去了憑證價值。如在辦公自動化系統中，電子文件的起草、修改到引發都在計算機上進行，它有便于修改、復制等特性，使得最能體現檔案原始性記錄與內容容易被刪除或覆蓋。沒有草稿與打印稿的區別，也沒有了正本與副本的差異，電子化檔案的原始性和憑證性作用，很難認為的去劃定一個界限。

（二）電子檔案對環境的特殊要求

電子檔案對環境的溫濕度、灰塵、外來磁場和機械振動、光線等要求都有其自身的特點。紙質檔案管理已形成一系列科學的規范的保管措施，電子檔案由于形成時間短，歸檔的數量少，往往都是依賴于紙質檔案管理環境中保存，檔案管理人員對電子檔案保護技術這個新領域也缺乏了解。如溫濕度的要求，不適宜的溫濕度對于紙張檔案和電子檔案均有影響，對紙質檔案來說，高溫高濕可促進紙張發生水解-氧化反應，使自己材料發生擴散變形，發生字跡蛻變和紙張發黃變脆。據實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14-24攝氏度。電子檔案的載體不同紙質檔案，其保存的理想溫濕度為16-20攝氏度。灰塵對紙張的危害主要是磨損、模糊、發霉菌等等，通過手工的操作在一定程度上能夠修復，進行挽救，減少損失。但對于電子化檔案的危害就比較嚴重，灰塵一旦對電子檔案造成危害，載體造成化學反應，所記錄的信息可能就會無法讀取，造成信息的全部丟失，無法進行修復。磁場與機械針對對紙質檔案的影響微乎其微，但對電子檔案的載體的磁性影響卻非常顯著，磁場作用于磁性載體，可能使磁性載體發生消磁，從而影響數據信號的讀取。同樣機械震蕩也容易造成消磁現象。紙質檔案相對來說是靜態的、安全的，其保護的目標載體是紙張，保護紙質的文件形式即可。但對電子化檔案而言，信息與載體是分離的，電子檔案信息與載體的可分離性使檔案信息隨時面臨著被修、盜竊，甚至被銷毀的危險。電子檔案還面臨著一個隱形的殺手-計算機病毒。計算機病毒是一種程序，它通過計算機網絡傳播，一旦感染了病毒，它拷貝嵌入管理程序中，就能為所欲為修改、復制、刪除其他程序，其危害性無法預料。電子化檔案管理對于預防計算機病毒至關重要。

三、加強電子檔案的保管。

（一）加強電子檔案歸檔的組織領導

對于電子文件的形成到歸檔工作部門，要加強領導和組織管理，由主管部門負責人統一協調，指定專門機構或專人負責，責任到人。電子文件的形成、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦人按照歸檔要求進行收集積累，隨即進行檔案移交。電子檔案的管理應由檔案部門負責，電子檔案形成部門要協助支持。為協調各部門的工作，要明確制定相關的規章制度、標準以及具體的規定，將電子檔案的立卷歸檔檢查、總結、考核信息管理列入工作目標管理中。

（二）加強對電子化檔案管理知識的培訓，以提高檔案管理人員的業務素質和管理水平。

一是制定相應的繼續教育課程，對檔案人員進行電子化檔案歸檔的管理培訓。而是加強數據化工作操作的培訓，特別是計算機操作培訓，提高工作效率，充分發揮各種新科技設備的作用，加速現代化進行。三是加強交流與學習，開展合作與交流，走出去，引進來，推廣先進經驗，迅速提高檔案人員實際操作能力。

（三）建立獨立的電子檔案管理庫房

針對電子檔案管理環境的特殊要求，提供和改造相應的條件。一是調整電子化檔案適宜的溫濕度，并進行長期的實驗觀察，總結出最合理的方案。采取更加嚴密的防塵措施，特別要加強防止外磁場的影響，遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并盡量避免強烈的機械震蕩。二是借助網絡信息管理部門的技術優勢，加強對網絡安全的防范。如在計算機網絡中設置安全登錄、限制權限等，防范網絡安全。安裝防毒軟件，定期進行升級殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤，如需使用應進行病毒檢測，再確認安全無毒后方可使用。做到防范到每個歸檔過程，維護信息數據的安全。

（四）針對電子化檔案管理軟件硬件需求和目前實際情況，建議上級檔案管理行政部門加強軟件研發和研制，設計一種有針對性的專用應用軟件，推廣現代化管理軟件，使同一環境中形成的檔案電子化數據能相互兼容，相互轉化，使檔案管理現代化、標準化，實現電子化檔案資源的共享。