人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

郭玉存

（青海油田物資裝備公司人事檔案部，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】在當(dāng)今我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度逐步健康發(fā)展的新形勢(shì)下，高校與企業(yè)與企業(yè)人士檔案管理需要順應(yīng)這一形勢(shì)的發(fā)展，才能緊跟現(xiàn)代化時(shí)代的步伐。本文在結(jié)合高校與企業(yè)和企業(yè)人事檔案管理當(dāng)前現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，加上對(duì)我國近些年來在人事政策方面持續(xù)改革的舉措進(jìn)行綜合分析研究，進(jìn)一步探索與討論高校與企業(yè)與企業(yè)當(dāng)前在其人事檔案管理過程中存在的若干問題以及將來可能會(huì)遇到的問題，然后提出解決這些問題的改革新思路，新舉措，新途徑，希望能夠使得高校與企業(yè)和企業(yè)人事檔案管理體制煥然一新。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；高校與企業(yè)；問題；改革；建議

習(xí)近平總書記在廣東考察工作時(shí)特別指出，綜合國力的歸根到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)國家的人才優(yōu)勢(shì)能夠讓這個(gè)國家在綜合國力競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。由此得出，高校和企業(yè)想要在當(dāng)前這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)中立足，必須充分發(fā)揮人才在其發(fā)展過程中的重要作用，這就使人事檔案管理顯得尤為重要。因此，人事檔案管理工作必須放在首要位置。

人事檔案是人事部門在日常工作過程中逐漸形成的，是由人事部門人員整理保存起來以備查看與使用的文件資料。高校人事檔案記錄和展示了學(xué)校所有教職工的個(gè)人資料、教學(xué)領(lǐng)域、個(gè)人經(jīng)歷、思想品德狀況等情況；企業(yè)個(gè)人檔案是企業(yè)員工個(gè)人資料的數(shù)據(jù)庫，包含了職工的個(gè)人履歷、學(xué)歷證明、培訓(xùn)材料、黨團(tuán)資料、工作業(yè)績等情況。高校與企業(yè)人事檔案在管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的基礎(chǔ)性作用，一旦存在管理不當(dāng)問題或發(fā)生丟失事件，將會(huì)給管理工作帶來很大程度上的不便與干擾。因此，各大高校與企業(yè)都對(duì)自身的人事檔案管理表現(xiàn)出極大的重視。加上近年來高等教育的快速發(fā)展與企業(yè)人才招聘的不斷變革，許多新的問題也隨之衍生，這就向高校與企業(yè)人事檔案管理工作提出了更高的要求。

一、人事檔案管理面臨的新問題

（一）人才流動(dòng)頻繁，人才流失嚴(yán)重

如今我國處于社會(huì)主義現(xiàn)代化社會(huì)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)中人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈以及學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)不斷擴(kuò)張，使得人才流動(dòng)性較大，高校與社會(huì)上層出不窮的各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu)之間，各個(gè)企業(yè)之間的人才競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈，這就在很大程度上直接導(dǎo)致了“人檔分離”現(xiàn)象的出現(xiàn)與惡化。“人檔分離”即在人才流動(dòng)的工程中檔案并沒有跟隨人的離開而離開，或者是檔案離開了人沒有離開，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)表明人事檔案制度不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，如果不進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母铮咝Ｅc企業(yè)人事檔案管理便會(huì)受到極大的影響。

（二）材料不全面，管理體制欠缺

由于近些年來對(duì)人事檔案體制不斷進(jìn)行變革以及高校與企業(yè)為了自身的發(fā)展需求，只求不斷地招納與吸收高學(xué)歷人才而忽視檔案的完整性，然而這些高水平人才中的絕大多數(shù)的檔案文件由于頻繁的工作變更早已不完整，或者過時(shí)，有些甚至出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。加上有的高校與企業(yè)由于人才的頻繁變動(dòng)，對(duì)手頭早已保存的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)有效的整理，拖延現(xiàn)象嚴(yán)重；加上部分職工對(duì)人事檔案及時(shí)歸檔的重要性認(rèn)識(shí)欠缺，將檔案長時(shí)間存放在自己身邊，使得檔案文件多年沒有歸檔，導(dǎo)致檔案材料缺失損壞嚴(yán)重，造成無法彌補(bǔ)的后果。

（三）管理方式落后，檔案材料分散

目前，許多高校與企業(yè)的人事檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理層面，這種管理方式不僅查找不便，而且這些材料一旦時(shí)間長了，紙質(zhì)就會(huì)老化發(fā)黃，字跡模糊，加上檔案室蟲害現(xiàn)象嚴(yán)重，很容易導(dǎo)致檔案的缺損。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷極高，手動(dòng)整合的方法早已與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)，高校與企業(yè)應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作與信息數(shù)據(jù)的共享。

二、人事檔案管理的改革新路徑

（一）加快人才培養(yǎng)

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，然而目前社會(huì)上缺少檔案管理的專業(yè)性人才，絕大部分人士檔案管理員都沒有接受過專門的上崗培訓(xùn)教育，這在很大程度上限制了檔案管理的合理有效全面健康發(fā)展，因此，高校與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)人事檔案管理予以高度的重視，建立科學(xué)有效的人才培養(yǎng)體系，致力于提高培養(yǎng)隊(duì)伍人員的管理工作能力、拓寬隊(duì)伍人員的專業(yè)視野以及提升隊(duì)伍人員的管理效率，加快培養(yǎng)檔案管理人才。

（二）人事檔案制度化

建立完善的人事檔案管理體制，第一是要對(duì)檔案文件從收集、整理、歸檔、保管、使用等一系列的過程制定嚴(yán)格規(guī)范的要求，做到每一個(gè)過程都有登記，以保證檔案的完整性以及檔案管理的統(tǒng)一性；第二是加大宣傳力度，提高職工的檔案保護(hù)與利用意識(shí)，使得每一位職工在檔案保護(hù)工作中貢獻(xiàn)自己的一份力量，提高檔案管理效率，緩解高校與企業(yè)的檔案管理壓力；第三是為檔案保存提供良好的環(huán)境，即適當(dāng)?shù)臏囟取穸龋^少的病蟲害等，把環(huán)境對(duì)檔案的破壞力度降到最低；最后是建立嚴(yán)格高效的監(jiān)督與懲戒體制，以防出現(xiàn)人為地破壞與改動(dòng)人事檔案。

（三）人事檔案信息化

目前，許多高校與企業(yè)的人事檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理層面，還沒有建立本校的檔案管理與查詢網(wǎng)站，近年來檔案管理改革的不斷深入與高校與企業(yè)高素質(zhì)人才的不斷吸收，要求高校與企業(yè)改變傳統(tǒng)落后的管理方式，順應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自身檔案管理信息化與專業(yè)化。

（四）人事檔案編排科學(xué)化

就目前狀況而言，隨著高校和企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校教職工與企業(yè)職員人數(shù)激增，人才分類已經(jīng)不在僅僅局限于單純的專業(yè)、部門分類。所以必須建立科學(xué)的分類管理體制，對(duì)檔案材料進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的分類，以便日后的查找與重整。

三、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理在高校和企業(yè)人才資源管理與利用過程中起著中流砥柱的作用，領(lǐng)導(dǎo)人和職員都應(yīng)該對(duì)此予以高度的重視，讓其能夠最大程度的發(fā)揮它在攬才與求職等方面的優(yōu)勢(shì)。再者，在這個(gè)飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)，高校和企業(yè)必須加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，尊重社會(huì)發(fā)展規(guī)律，對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)造性創(chuàng)新性地改革，使得人事檔案管理專業(yè)化、制度化、信息化、科學(xué)化，為高校和企業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)良好的基礎(chǔ)、貢獻(xiàn)強(qiáng)大有利的力量。

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