人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

郭玉存

（青海油田物資裝備公司人事檔案部，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】在當今我國社會主義市場經濟制度逐步健康發展的新形勢下，高校與企業與企業人士檔案管理需要順應這一形勢的發展，才能緊跟現代化時代的步伐。本文在結合高校與企業和企業人事檔案管理當前現狀的基礎上，加上對我國近些年來在人事政策方面持續改革的舉措進行綜合分析研究，進一步探索與討論高校與企業與企業當前在其人事檔案管理過程中存在的若干問題以及將來可能會遇到的問題，然后提出解決這些問題的改革新思路，新舉措，新途徑，希望能夠使得高校與企業和企業人事檔案管理體制煥然一新。

【關鍵詞】人事檔案；管理；高校與企業；問題；改革；建議

習近平總書記在廣東考察工作時特別指出，綜合國力的歸根到底是人才的競爭。一個國家的人才優勢能夠讓這個國家在綜合國力競爭中脫穎而出。由此得出，高校和企業想要在當前這個競爭激烈的社會中立足，必須充分發揮人才在其發展過程中的重要作用，這就使人事檔案管理顯得尤為重要。因此，人事檔案管理工作必須放在首要位置。

人事檔案是人事部門在日常工作過程中逐漸形成的，是由人事部門人員整理保存起來以備查看與使用的文件資料。高校人事檔案記錄和展示了學校所有教職工的個人資料、教學領域、個人經歷、思想品德狀況等情況；企業個人檔案是企業員工個人資料的數據庫，包含了職工的個人履歷、學歷證明、培訓材料、黨團資料、工作業績等情況。高校與企業人事檔案在管理工作中發揮著至關重要的基礎性作用，一旦存在管理不當問題或發生丟失事件，將會給管理工作帶來很大程度上的不便與干擾。因此，各大高校與企業都對自身的人事檔案管理表現出極大的重視。加上近年來高等教育的快速發展與企業人才招聘的不斷變革，許多新的問題也隨之衍生，這就向高校與企業人事檔案管理工作提出了更高的要求。

一、人事檔案管理面臨的新問題

（一）人才流動頻繁，人才流失嚴重

如今我國處于社會主義現代化社會，社會主義市場經濟飛速發展，社會中人才競爭的日益激烈以及學校辦學規模的持續不斷擴張，使得人才流動性較大，高校與社會上層出不窮的各種培訓機構之間，各個企業之間的人才競爭也越來越激烈，這就在很大程度上直接導致了“人檔分離”現象的出現與惡化。“人檔分離”即在人才流動的工程中檔案并沒有跟隨人的離開而離開，或者是檔案離開了人沒有離開，這種現象的出現表明人事檔案制度不能夠適應現代社會的發展，如果不進行適當的改革，高校與企業人事檔案管理便會受到極大的影響。

（二）材料不全面，管理體制欠缺

由于近些年來對人事檔案體制不斷進行變革以及高校與企業為了自身的發展需求，只求不斷地招納與吸收高學歷人才而忽視檔案的完整性，然而這些高水平人才中的絕大多數的檔案文件由于頻繁的工作變更早已不完整，或者過時，有些甚至出現損壞現象。加上有的高校與企業由于人才的頻繁變動，對手頭早已保存的檔案沒有進行及時有效的整理，拖延現象嚴重；加上部分職工對人事檔案及時歸檔的重要性認識欠缺，將檔案長時間存放在自己身邊，使得檔案文件多年沒有歸檔，導致檔案材料缺失損壞嚴重，造成無法彌補的后果。

（三）管理方式落后，檔案材料分散

目前，許多高校與企業的人事檔案管理依然停留在傳統的手工紙質管理層面，這種管理方式不僅查找不便，而且這些材料一旦時間長了，紙質就會老化發黃，字跡模糊，加上檔案室蟲害現象嚴重，很容易導致檔案的缺損。隨著計算機技術的不斷極高，手動整合的方法早已與社會發展脫節，高校與企業應該充分利用計算機，通過網絡實現人事檔案管理工作與信息數據的共享。

二、人事檔案管理的改革新路徑

（一）加快人才培養

人事檔案管理是一項專業性很強的工作，然而目前社會上缺少檔案管理的專業性人才，絕大部分人士檔案管理員都沒有接受過專門的上崗培訓教育，這在很大程度上限制了檔案管理的合理有效全面健康發展，因此，高校與企業領導需要對人事檔案管理予以高度的重視，建立科學有效的人才培養體系，致力于提高培養隊伍人員的管理工作能力、拓寬隊伍人員的專業視野以及提升隊伍人員的管理效率，加快培養檔案管理人才。

（二）人事檔案制度化

建立完善的人事檔案管理體制，第一是要對檔案文件從收集、整理、歸檔、保管、使用等一系列的過程制定嚴格規范的要求，做到每一個過程都有登記，以保證檔案的完整性以及檔案管理的統一性；第二是加大宣傳力度，提高職工的檔案保護與利用意識，使得每一位職工在檔案保護工作中貢獻自己的一份力量，提高檔案管理效率，緩解高校與企業的檔案管理壓力；第三是為檔案保存提供良好的環境，即適當的溫度、濕度，較少的病蟲害等，把環境對檔案的破壞力度降到最低；最后是建立嚴格高效的監督與懲戒體制，以防出現人為地破壞與改動人事檔案。

（三）人事檔案信息化

目前，許多高校與企業的人事檔案管理依然停留在傳統的手工紙質管理層面，還沒有建立本校的檔案管理與查詢網站，近年來檔案管理改革的不斷深入與高校與企業高素質人才的不斷吸收，要求高校與企業改變傳統落后的管理方式，順應現代化信息技術的發展，實現自身檔案管理信息化與專業化。

（四）人事檔案編排科學化

就目前狀況而言，隨著高校和企業發展規模的不斷擴大，學校教職工與企業職員人數激增，人才分類已經不在僅僅局限于單純的專業、部門分類。所以必須建立科學的分類管理體制，對檔案材料進行規范統一的分類，以便日后的查找與重整。

三、結束語

綜上所述，人事檔案管理在高校和企業人才資源管理與利用過程中起著中流砥柱的作用，領導人和職員都應該對此予以高度的重視，讓其能夠最大程度的發揮它在攬才與求職等方面的優勢。再者，在這個飛速發展的現代化社會，高校和企業必須加快轉變人事檔案管理方式，順應時代發展潮流，尊重社會發展規律，對其進行創造性創新性地改革，使得人事檔案管理專業化、制度化、信息化、科學化，為高校和企業的健康發展奠定堅實良好的基礎、貢獻強大有利的力量。

參考文獻：

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