企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

郭玉存

（青海油田物資裝備公司人事檔案部，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】隨著社會的發展和人民生活水平的提高，我國的企業和經濟的大戰獲得了可觀的成績，企業發展較為迅速，在企業中人事檔案的管理工作就顯得重中之重，因為人事檔案可以提高企業資料的正確性，給人力資源管理提供真實可靠的數據和信息，有利于人力資源的合理配置和更加準確地預測人力資源的需求。我國企業在發展過程中一直存在著人事檔案的材料片面、缺乏真實性、管理機制不靈活。管理方法比較落后等問題，一直嚴重地制約了企業的健康發展，所以我國應該對檔案的管理制度進行革新，對方式也要進行創新，保證人事檔案的真實性，杜絕虛假信息，提高人事資源管理檔案工作人員的專業素養，也提高人事檔案管理的科學性和準確性，深入開發和利用人事資源檔案進行企業管理，增強企業的活力和經濟效益。

【關鍵詞】企業；人力資源管理；人事檔案；新要求

在社會發展的今天，知識管理變得相當重要，而作為知識管理的核心的人力資源管理，是當今企業發展的重要支柱，人力資源管理是否有效，很大一部分因素取決于對人事檔案管理的好壞，所以人事檔案管理工作成為企業人力資源管理的核心。人事檔案管理和人力資源管理是統一的，它們之間互相促進，共同發展，人事檔案的管理隨著經濟的發展和企業的進步不斷地變化發展來適應社會的新形勢。截止目前，人事檔案管理的發展滯后于企業人力資源管理工作的新要求，已經不能適應時代的發展，所以為了能夠保證與時俱進，不被社會潮流淘汰，我國一定要進行人事檔案管理工作的改革。

人事檔案管理工作在發展中有優點，也有缺點和不足，它存在的問題我們下面一一探討。

一、人士當年管理工作存在的問題分析

（一）人事檔案管理缺乏應有的時效性

檔案是一種記錄，人事檔案是對企業相關工作人員的身份等的真實記錄，由于人事檔案都是對當事人過去的實際情況的記錄，所以材料里面的內容就顯得過于老套，而且，一旦檔案資料被放入人事檔案中，材料和內容也就不會再被鑒定和檢查審核，而且放進去的資料的內容都是工資表等程序化的東西，真正有價值的能夠體現管理人員近況的信息少之又少，所以人力資源管理部門也就很少得到有意義和有價值的信息。

（二）人事檔案的管理缺乏正確性

在近幾年來，假年齡、假學歷的現象變得越來越普遍，檔案和身份造假的現象越演越烈，原因是多方面的，既有政府缺乏監督的原因，又有主觀方面企業職工自身缺乏政治約束性和道德性，個人信息內容的失真，人事檔案管理工作人員面對真假信息資源，通常沒有正確可行的渠道來鑒定，只能被動接受虛假信息，這樣虛假信息會導致企業人力資源管理工作失去應有的效能，嚴重影響企業的經營效益。

（三）人事檔案管理技術不夠先進

社會的發展雖然已經進入到新媒體時代，傳統媒體已經不是媒介的主流，但是很多企業還是沒有全面進行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統的人事檔案管理依舊在企業中被大量使用，傳統的人事檔案的管理是以紙質媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時間和金錢，不僅降低了管理工作的效率，而且進一步地給人力資源管理部門造成了巨大的浪費。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）可以提供真實可靠的數據和信息

通過人事檔案管理工作的分析和歸納，能夠了解企業員工的過去今天，預測他們的未來發展前景，對員工的未來發展潛力作出預估，這樣可以保證企業留住一部分有潛力的人才，避免人才的流失。人事管理檔案還可以為企業管理提供有效的信息，簡化人力資源管理的步驟，提高工作效率。

（二）促進人力資源管理的合理配置

合理有效的人事檔案管理能夠保證企業各部門之間的信息流暢度和形成共享，可以保證信息的時效性和新鮮性，第一時間傳播開來，避免了信息不暢帶來的麻煩和問題，合理配置企業的人力資源。

（三）更加準確地了解企業人才需求

人事檔案對對企業員工的正確記錄，方便了企業在需要的情況下隨時查看和翻閱，可以幫助企業了解最近缺少哪些方面的人才，制定有效地人力資源計劃，從而在市場上挖掘和培養這方面的人才。

上述問題我們看到了人事檔案管理工作的重要性，那么如何在新形勢下建立有效的途徑來提高人事檔案管理工作的效益呢，一般可以從以下幾個方面入手。

三、人事資源管理工作的改進措施

（一）增強人事檔案管理的時效性

人事資源管理要求人事檔案應該根據新的時代的發展來不斷更新信息，企業人事管理部門要及時把新產生的信息加入檔案，增強人事檔案管理信息的真實性和時效性，提高管理信息的動態，有必要的時候刪除那些過時了陳舊無用的信息，減少信息的累贅。

（二）使用新媒體技術，增強信息的正確性

傳統的媒介如紙媒已經慢慢地較少被人們所使用的，因為傳統媒體更新慢，沒有時效性和迅速性，而新媒體發展的進行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進的音像資料來記錄個人信息，人事檔案的管理應該在先前的原有資料的基礎上，對員工信息進行擴展和刪除，建立單位人才數據庫，以便企業在任何時候都能方便查看信息。

（三）提高人事管理人員的執行能力和工作效率

由于人力資源管理對人事檔案的管理有了新挑戰，所以企業要加強人事檔案管理部門相關人員的培訓工作，讓他們了解企業的相關規章制度和檔案的正確記錄和執行，進入了二十一世紀，社會發展和人類的進步使得有些信息和技術已經相當陳舊，要及時與時俱進更新和學習新知識，努力學習現代化的人事檔案管理工作的知識和技能，更好地適應社會發展的新需求。

四、小結

現代化的人力資源管理不再是傳統的簡簡單單對人和物之間的管理，我們在管理的基礎上要使用現金的措施來保證和促進企業的良好快速發展，保證企業經濟效益和人力資源管理的同步協調發展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進企業經濟的發展。

參考文獻：

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