淺析計算機信息化在檔案管理中的應用

辛林考

摘要：隨著社會的不斷發展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計算機在檔案管理中的應用將一改傳統管理的種種弊端，延長了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉化為生產力，聯合行動營造出可觀的經濟效益和社會效益。有效發揮了計算機技術的重要性。

關鍵詞：計算機信息化；檔案管理；應用；重要性

計算機管理系統是現代檔案管理當中最先進的技術工具之一，計算機處理數據所表現出的快捷、錄入準確的特點是傳統無法比擬的，檔案信息輸入計算機中，提高了工作效率和服務質量，同時也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統計、打印、輸入。統的管理手段已經不能滿足現代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現代化手段必然會成為主要的發展趨勢。

一、計算機信息化對檔案管理的重要性

1.檔案事業發展的必然趨勢。檔案信息資源的開發利用工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務。開發檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網絡，加快數字化、數據庫化和網絡化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。2.滿足時代需要。隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，用戶對信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。3.增強檔案工作的現代化意識。實現檔案計算機管理應先培養計算機意識。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發展中求生存、謀發展。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在時間中首先盡可能地企圖通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，使計算機及其技術成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。

二、計算機技術在檔案資源管理中的應用

計算機作為高科技的產物，其優越性已在許多領域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個突出的特點，一張小小的軟盤便可存儲近70萬個漢字；高速的運算速度使得隨時調閱其中的任何內容都游刃有余；靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計算機所具備的功能來看，利用計算機進行檔案管理至少可以從以下幾個方面顯示其優越性：1.提供自動檢索，節省查閱時間。檔案檢索是計算機最簡單的功能開發，一方面可以節約時間，另一方面可以進行多內容檢索。比如我校業務檔案利用，原來只能根據時間和姓氏筆劃對案卷逐一調閱查找，利用計算機檢索，則可根據利用者提供的時間、案由、姓名、字號、檔號等等進行檢索，查閱者只要知道其中一項或二項內容，便可比較迅速地調閱所需的案卷。2.有利于特殊載體檔案的保管及應用。由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時，往往并非按內容需要一對一地調用照片。關于同一主題、同一事件有時會有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內容外，還要考慮照片的藝術水平、具體畫面，經常需要調用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩。現在，運用計算機技術將照片檔案掃描進計算機或刻入光盤，再復制相紙照片，以此取代傳統的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復制出的相紙照片畫面質量和精度不受影響，而且避免了傳統沖洗過程中感光效果容易產生偏差的麻煩，還能長年不變質不褪色，便于調閱、檢索，十分快捷。3.有利于檔案的保管，延長檔案壽命。由于計算機作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復工作量。如果對案卷內容縮微保管，則可在計算機內直接打印、調閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

三、應用計算機技術進行檔案管理的發展策略

1.狠抓源頭管理問題。要實現檔案的計算機管理，就必須加強檔案基礎工作，加強文件管理的質量，控制低質量的文件產生，要逐步取締不規范與低質量管理軟件。同時，還要強化全民的檔案意識與現代化的管理意識，進而提高檔案人員與文秘人員的業務素質與管理水平。2.狠抓文檔分離問題。文檔分離一直以來都是一個難題，必須得到解決才行。采用的方法就是在單位之中推行文檔一體化，克制以往在工作程序和環節中的重復雷同，把檔案和文件作為統一系統的工程。只有這樣，才能加強文件的管理控制，確保檔案質量，進而發揮檔案作用。3.狠抓計算機安全問題。伴隨著網絡的發展，檔案信息進行上網管理確實存在安全和可靠的問題，這些問題如不及得到時解決，必將對檔案的信息化管理產生極大的障礙。因此，必須狠抓計算機安全，采用選購安裝防火墻、殺毒軟件等方式進行防范，確保計算機工作的網絡環境安全。

總之，應用計算機技術在檔案管理中進行應用，可以實現檔案信息數字化，達到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統計工作和目錄中心的建設。計算機技術在檔案管理中發揮著巨大的作用，尤其是給鄉鎮的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計算機技術在檔案管理上的優勢，應加大對計算機技術的推廣，不斷推動檔案管理向著現代化的方向前進。

參考文獻：

[1]陳丹.學校檔案管理基礎工作與檔案管理現代化[J].黑龍江科技信息.2011：30.

[2]余小嘉.傳統憂患意識對現代學校檔案管理的作用分析[J].環球市場信息導報.科技與生活.2010：13.

[3]陳凱俠.以信息化建設推進學校檔案管理現代化進程[J].中國成人教育.2008（02）.

[4]靖春花.淺談學校檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺世界.2011：z1.

[5]郭曉光.傳統憂患意識對現代學校檔案管理的啟示[J].蘭臺世界.2009.16.

[6]孫作功，徐偉，孔祥紅.基于網絡的建筑工程文檔管理信息系統的研究與開發[J].福建建筑高等專科學校學報.2002年01期.

[7]奚偉，周羽.支持CSCW的工程文檔工作流管理模型及其實現方法[J].工程設計CAD與智能建筑.2001年03期.

[8]李峰華.談計算機技術在企業現行文件與檔案管理中應用的三階段[J].中國新技術新產品.2011年16期.