論檔案管理人員素質(zhì)的提高

丁慧娟

摘要：人是社會(huì)活動(dòng)中最活躍的要素，人可以創(chuàng)造世界上沒有的東西，人可以為改變社會(huì)的性質(zhì)，人可以為公司爭(zhēng)取更大的價(jià)值，社會(huì)組織也要利用合理的方式對(duì)人進(jìn)行管理。首先檔案管理就是一項(xiàng)重大的工作，最原始的檔案記錄著人類的社會(huì)活動(dòng)，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案已經(jīng)發(fā)展成為對(duì)一個(gè)人的過去經(jīng)歷的真實(shí)記錄，一家公司根據(jù)檔案對(duì)求職者進(jìn)行了解，然后才決定是否聘用。檔案利用文字的形式進(jìn)行記錄，因?yàn)槲淖挚梢猿志玫牧鱾飨氯ィ覀兛吹降奈淖中畔⒋蟛糠侄际钦鎸?shí)可靠的，所以在檔案的記錄必須做到真實(shí)準(zhǔn)確，這也需要提高檔案管理人員的努力，本文就檔案管理人員素質(zhì)的提高展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作人員的素質(zhì)；必要性；有效措施

中圖分類號(hào)：G271.6

文獻(xiàn)識(shí)別碼：A

文章編號(hào)：1001-828X（2016）036-000123-01

檔案具有權(quán)威性和憑證性。一些珍貴的歷史檔案，一旦被銷毀，就沒有辦法復(fù)原，隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，這樣的遺憾在未來(lái)的發(fā)展中會(huì)逐漸消失。人們可以利用優(yōu)秀的檔案資料在找工作中獲得先機(jī)，但是在一些公司對(duì)檔案的管理毫不重視，為以后的工作帶來(lái)隱形的麻煩，有些檔案管理人員的自身素質(zhì)不高，對(duì)工作沒有什么要求，所以給公司帶來(lái)巨大的損失。提高檔案管理人員的素質(zhì)，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展，提高檔案管理人員的素質(zhì)，有利于公司檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理人員的素質(zhì)，有利于公司在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展壯大自己的隊(duì)伍。

一、檔案管理人員素質(zhì)提高的必然性

（一）可以適應(yīng)艱難的工作環(huán)境

多功能人才不僅檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)掌握的扎實(shí)，而且可以還精通各方面的知識(shí)，主要是高科技知識(shí)，這樣的員工可以促進(jìn)公司的建設(shè)，可以將公司帶到時(shí)代的前沿。筆者曾經(jīng)在書上看到過這樣一個(gè)例子，一個(gè)在東京大學(xué)上學(xué)的學(xué)生，專業(yè)課主修管理學(xué)，大二的時(shí)候他又修了雙學(xué)位，修的專業(yè)是計(jì)算機(jī)，在一些大型的活動(dòng)中，他表現(xiàn)出了管理和指導(dǎo)能力，在還沒有畢業(yè)的時(shí)，就被美國(guó)的一些大公司看中。其實(shí)如果他僅有學(xué)歷和學(xué)位，或許只能在保證自己的工作中辛苦的堅(jiān)持，但是像他這樣的學(xué)生，給公司帶來(lái)無(wú)盡的價(jià)值，在檔案管理的同時(shí)，還可以進(jìn)行其他的工作，而且可以利用電子信息技術(shù)管理檔案，這樣不僅僅是檔案管理規(guī)范化那么簡(jiǎn)單，他將公司的檔案的管理進(jìn)行了創(chuàng)新，這樣的檔案管理人才，可以在多變的工作環(huán)境中，總是可以找到創(chuàng)新的出路Ⅲ。

（二）防止短板效應(yīng)

短板效應(yīng)在哲學(xué)中的例子就是，大家都知道的制作木桶的例子，利用幾塊木塊制作一個(gè)木桶，但是這幾塊木塊的長(zhǎng)短不一樣，在木桶里面盛水時(shí)，決定盛水容量的不是最長(zhǎng)的那一塊木板，而是最短的那一塊木板。同樣也適用于一個(gè)公司的發(fā)展中，因?yàn)樵诠局兄灰幸环矫娴墓ぷ鞔嬖趩栴}，那么就會(huì)對(duì)整個(gè)公司產(chǎn)生不良的影響，所以公司為了防止短板效應(yīng)，都加強(qiáng)了以前沒有重視的檔案管理，檔案管理要隨著社會(huì)的進(jìn)步而進(jìn)步，首先要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。這樣才可以將木桶的短板逐漸加長(zhǎng)，才可以擴(kuò)大木桶的盛水容量。

二、檔案管理人員素質(zhì)提高的有效策略

（一）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)

公司想要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，就必須要求工人員持證上崗，在公司現(xiàn)有檔案管理人員中，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，而且要有針對(duì)性，根據(jù)工作崗位的需求為員工進(jìn)行培訓(xùn)，請(qǐng)一些社會(huì)中承認(rèn)的專家，高校中的一些教授到公司為員工進(jìn)行系統(tǒng)的授課，專業(yè)的教師將豐富的實(shí)踐活動(dòng)傳授給工作人員，這樣不僅傳授了專業(yè)知識(shí)，也傳授了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。有學(xué)習(xí)就會(huì)有考核，在學(xué)習(xí)一段時(shí)間之后，要對(duì)員工進(jìn)行考核，在考核中，合格的工作人員持證上崗，不合格的工作人員自然淘汰。中原油田深化企業(yè)內(nèi)部體制改革的成功表明，公司對(duì)員工實(shí)行專業(yè)技能培訓(xùn)考核，是提高員工整體素質(zhì)的有效方法。

（二）檔案管理人員要精益求精

現(xiàn)在社會(huì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，一般公司為了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，都會(huì)聘請(qǐng)一些高素質(zhì)、多功能的人才，這樣有利于檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。公司的每一個(gè)員工的知識(shí)能力都存在差異，所以公司對(duì)檔案管理人員要精益求精，在爭(zhēng)奪奧運(yùn)會(huì)乒乓球女子單打冠軍的比賽中，無(wú)論多少普通女青年加在一起，也沒有辦法與鄧亞萍和王楠相比較。因此，檔案管理人員的素質(zhì)高低、檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣，決不是單純地在檔案管理人員的數(shù)量上奪得先機(jī)，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制，這樣的檔案管理屯把對(duì)才可以為公司的發(fā)展創(chuàng)造條件。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，提高檔案管理人員的素質(zhì)是必然的，這樣才可以做到對(duì)檔案負(fù)責(zé)，對(duì)于公司來(lái)講，意義重大而深遠(yuǎn)。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理工作者，在工作中可以少犯錯(cuò)誤，逐漸提高工作的積極性，增加自信。社會(huì)中對(duì)檔案管理工作人員的要求也逐漸提高，檔案管理工作人員要求持證上崗，這樣也保證了在競(jìng)爭(zhēng)崗位時(shí)的公平性，一個(gè)公司想要在招聘中獲得合格的檔案管理人員，就要面向全社會(huì)進(jìn)行招聘，在面試中優(yōu)勝劣汰，這樣的檔案管理人員，會(huì)將檔案歸類、整理，使公司的大大小小的命令、時(shí)間安排都有跡可循，這樣可以節(jié)省時(shí)間，提高工作的效率，使檔案管理不僅科學(xué)化，而且適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與巨變。