辦公室計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用研究

楊世雄

【摘 要】21世紀(jì)是個網(wǎng)絡(luò)時代，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域被廣泛的應(yīng)用，特別是計算機(jī)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用更是重視，它具有很多優(yōu)勢，可以從多方面有效的提升管理人員的辦公效率。因此，計算機(jī)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)得到了各行業(yè)的支持與重視。隨著社會的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之快速發(fā)展，特別是針對計算機(jī)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，發(fā)展更加的迅速。所以，本文就計算機(jī)軟件在辦公室的應(yīng)用進(jìn)行簡單的分析，闡述了計算機(jī)辦公軟件為辦公室工作人員帶來的積極效應(yīng)。

【關(guān)鍵詞】辦公室；計算機(jī)；辦公軟件；應(yīng)用

引言

現(xiàn)如今，辦公室引入計算機(jī)辦公軟件促使辦公室成為了自動化和無紙化的辦公形式，有效的提升了辦公室工作人員的辦公效率，辦公自動化已經(jīng)成為了現(xiàn)今企業(yè)辦公的必然發(fā)展趨勢。所以，如何有效的提升辦公自動化管理技術(shù)，加強(qiáng)計算機(jī)軟件的開發(fā)與應(yīng)用成為了企業(yè)辦公面臨的首要問題。本文主要分析了辦公自動化與計算機(jī)軟件之間的關(guān)系，辦公自動化管理中應(yīng)用了諸多計算機(jī)軟件技術(shù)，有效的提升了企業(yè)辦公的質(zhì)量和辦公效率，計算機(jī)辦公軟件在辦公自動化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

一、計算機(jī)辦公軟件的簡要概述

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，各行業(yè)的辦公人員在辦公過程中使用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)了辦公自動化，在一定程度上極大的提升了辦公人員的工作效率。計算機(jī)技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)、圖像、視頻、音頻等信息的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效的收集與儲存，使得信息資源的分配更加的科學(xué)化、合理化，致使辦公人員能夠更加輕松、更加容易的進(jìn)行辦公，從而實現(xiàn)辦公自動化管理。辦公自動化管理模式是一種新興辦公模式，他有效的將計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融合在辦公管理中，使得辦公成為了自動化管理模式，其具有非常大的優(yōu)勢。

二、辦公室計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用中優(yōu)劣勢的分析

（一）計算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢分析

1.跨地域應(yīng)用的優(yōu)勢。

在使用計算機(jī)辦公軟件中，我們可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的跨地域應(yīng)用，在數(shù)據(jù)資料的傳遞過程中，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以在極短的時間內(nèi)將所需資料傳出或接入，極大程度上縮短了資料傳遞所需的時間，非常適合現(xiàn)今這個節(jié)奏感超快的社會。

2.提升了資料收集與整理的準(zhǔn)確性。

辦公人員經(jīng)常需要對辦公資料與數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和整理，此過程非常的繁瑣，極易出現(xiàn)問題。在使用計算機(jī)辦公軟件后，對數(shù)據(jù)資料的整理變得非常輕松，而且準(zhǔn)確性變得非常高，極大地提升了辦公人員的工作效率。

3.有效的提高了數(shù)據(jù)資料管理的安全系數(shù)。

計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用有效的提升了數(shù)據(jù)資料管理的安全性，對于一些重要的文件信息，辦公人員可以將其和其他辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的區(qū)分，可以按照數(shù)據(jù)的重要程度設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，可以對辦公數(shù)據(jù)資料進(jìn)行實時的監(jiān)控，從而極大的提升了數(shù)據(jù)資料的安全系數(shù)。

（二）計算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的劣勢分析

雖然計算機(jī)辦公軟件在辦公中的應(yīng)用有著諸多的優(yōu)勢，但同樣也存在著一定的劣勢。

計算機(jī)辦公軟件擁有一套固定的使用流程和模塊，具有一定的統(tǒng)一性，一方面方便了對信息的交流和儲存，但另一方面卻限制了工作人員對軟件個性化的需求。比如計算機(jī)辦公軟件語言多以英文為主，這在很大程度上加大了不會英語的人群使用軟件的難度。

在運(yùn)用計算機(jī)辦公軟件進(jìn)行資料的編輯與整理時，如果計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)問題或者計算機(jī)軟件的運(yùn)行出現(xiàn)問題，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或出錯。

如果計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中了木馬或者病毒，可能會導(dǎo)致信息的泄露或被他人盜取，如果丟失了重要信息，比如國家的機(jī)密信息或企業(yè)的機(jī)密文件被他人盜取，會為國家的安全帶來巨大的威脅，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，一定要加強(qiáng)網(wǎng)盾的使用，充分的發(fā)揮網(wǎng)盾的作用，要不定期檢查計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全狀況和運(yùn)行狀況，實時對計算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒，以保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。

三、辦公室計算機(jī)辦公軟件的實際應(yīng)用分析

1.計算機(jī)辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用。

計算機(jī)辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用直接改變了傳統(tǒng)的教課模式，教師可以有效的利用計算機(jī)辦公軟件如PPT等進(jìn)行備課，這些計算機(jī)辦公軟件能夠?qū)⒁磉_(dá)的信息直觀的呈現(xiàn)在學(xué)生面前，讓學(xué)生更加容易理解教學(xué)內(nèi)容，從而有效的提升教學(xué)質(zhì)量。而且教師可以要求學(xué)生使用如word等軟件進(jìn)行學(xué)科總結(jié)，這樣可以使教學(xué)更加的生動，更加的多樣化。

2.計算機(jī)辦公軟件在政府部門中的應(yīng)用。

政府部門工作中引入計算機(jī)辦公軟件能夠起到良好的輔助效果，可以通過計算機(jī)軟件制作對外公開的網(wǎng)站，用來傳達(dá)相關(guān)信息，這樣公民可以隨時的從政府網(wǎng)站獲取所需的相關(guān)信息，從而提升政府的日常工作質(zhì)量。而且政府部門可以使用相應(yīng)的辦公軟件與公民進(jìn)行良好的溝通，用以解決公民的疑問乃至問題，從而更好的提升政府部門的服務(wù)質(zhì)量。

3.計算機(jī)辦公軟件在商務(wù)辦公中的應(yīng)用。

對于商務(wù)領(lǐng)域來說，計算機(jī)辦公軟件所體現(xiàn)出來的功能更為顯著，商業(yè)的核心是錢，精準(zhǔn)的說是時間與效率，與商業(yè)而言，時間與效率就等同于金錢，對于一些事件或情況需要第一時間做出反應(yīng)，抓住瞬來即失的機(jī)遇，計算機(jī)辦公軟件可以在最短的時間內(nèi)做出有效的處理。而且辦公軟件還可以為商務(wù)辦公中各種事務(wù)的處理帶來良好的輔助效果，利用相關(guān)辦公軟件對一些產(chǎn)品的信息進(jìn)行有效的加工處理，這樣可以使得產(chǎn)品更加的有吸引力。而且現(xiàn)在商家與客戶在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行交易更加的方便了商家的銷售，商家與客戶可以通過相應(yīng)的軟件在網(wǎng)上直接進(jìn)行有效的溝通，這樣更加的促進(jìn)了商業(yè)的發(fā)展，也使得商業(yè)模式簡單。

四、計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用發(fā)展前瞻

1.推動我國辦公軟件的自主發(fā)展。

從當(dāng)前我國辦公室所使用的最為常見的一些辦公軟件來看，大部分軟件都不是我國自主開發(fā)的，那些使用頻率最高，效用最為明顯的軟件通常都是國外的。此問題需要引起我們重點關(guān)注，很多國外引進(jìn)的軟件和我國的一些辦公室的實際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便，加大我國辦公軟件的自主開發(fā)力度非常有必要。

2.加強(qiáng)軟件開發(fā)人才培養(yǎng)。

很有必要加強(qiáng)我國軟件開發(fā)的人才培養(yǎng)，要讓這個領(lǐng)域的人才隊伍建設(shè)更加充實，能夠培養(yǎng)出更多這個領(lǐng)域的專業(yè)人才。一方面，高校應(yīng)當(dāng)在這個專業(yè)的人才培養(yǎng)上進(jìn)行加強(qiáng)，另一方面，很有必要給這些人才提供更多實踐的機(jī)會和平臺，這是讓他們在這個領(lǐng)域有更深的鉆研，并且更加了解我國辦公室的真實需求的方法，這對于提升軟件開發(fā)的質(zhì)量很有幫助。

五、結(jié)語

計算機(jī)辦公軟件有效的促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高了各行各業(yè)的工作效率，因此，各行業(yè)對計算機(jī)軟件的應(yīng)用非常的重視。我國應(yīng)大力發(fā)展計算機(jī)軟件的自主研發(fā)，從而更加方便各類辦公的需求，讓辦公軟件的功能更加充分的發(fā)揮，有效的促進(jìn)我國各行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

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