信息化環境下加強檔案管理的思考

黨華麗

【摘要】在社會高速發展的當下，計算機信息技術已經進入我們生活的方方面面，在這信息化的大潮下，檔案管理正面臨著一場技術革命。本文就分析了信息化環境下加強檔案管理的思路和措施。

【關鍵詞】信息化 檔案管理 思路 措施

隨著計算機信息技術的快速發展，各種電子信息載體應運而生，影響著人們生活的方方面面，檔案管理作為一種技術性很強的服務型工作，應該與時俱進，為人們提供更加優質、完善的服務。

一、信息化環境下檔案管理工作的現狀

伴隨著數字化和網絡化大潮的推進，檔案管理正面臨著一次全方位的技術革新，電子檔案替代傳統的紙質檔案已是大勢所趨，但在自我發展的迫切需求因素面前，檔案管理工作應該克難奮進，努力進行不斷創新，將傳統紙質檔案和電子檔案有機結合起來，加快傳統紙質檔案的數字化改造，主動跨入數字化時代，以取得令人滿意的效果。目前，檔案工作存在以下幾方面問題。一是對檔案管理工作的認識不到位。當前檔案管理存在著一定程度的矛盾性：一方面，相當一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在進行人才考核、選拔和獎勵等工作時很大程度上要參考工作人員的檔案信息，這就使得檔案管理工作長期處于邊緣化和被動的狀態。究其原因，還是相關檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，以傳統的檔案管理工作觀念看待問題，認為檔案管理就是簡單的抄寫和記錄工作，導致了檔案管理的低效率。二是檔案管理人員缺乏專業知識。檔案管理工作作為一項專業化的信息管理工作，要求檔案管理人員必須對信息管理工作具有系統性的認識，而由于對檔案信息獨特重視程度，檔案管理人員更需要具備較高的信息管理水平和技能。但在實際工作中，相當一部分檔案管理工作人員持著傳統的工作觀念，只具備基本的文本抄寫和記錄能力，且不思學習，無法掌握信息化條件下對檔案資料管理的技能要求。甚至在一部分單位中，檔案管理人員還兼顧著其他的信息管理工作，不具備足夠的專業性。三是檔案管理的方式方法有待改進。當前許多單位在檔案管理工作中，仍然采用傳統的檔案記錄方式，已經不符合信息時代的發展需要。尤其是在檔案管理的自動化程度方面，還存在著大量的無謂重復勞動，同時也缺乏完善的檔案管理制度。因此檔案管理工作的效率仍然相對較低。

二、信息化環境下加強檔案管理的措施

社會的不斷進步發展，許多單位已經逐漸認識到檔案管理的重要性，推動了檔案管理工作開展。在相關工作開展過程中，計算機信息技術的應用，使得檔案信息化管理工作發生了質的飛躍，計算機信息技術在應用過程中，其內存較大、能夠滿足一些大規模的檔案儲存需求，推動了檔案信息化的發展。下面就談談當下檔案管理的具體措施。

首先，加強檔案人才培養提高管理素質。檔案電子化的專業人員、管理人員及其后續儲備人才，是建設電子檔案的關鍵。傳統紙質檔案時代的工作人員的工作基本模式是人與檔案的結合，或者說是以檔案為媒介與工作的結合，也就是人與人的結合。而電子檔案時代檔案工作的基本模式是人與計算機的結合，也就是所謂的 “人機結合”，工作人員得通過計算機和計算機通訊網絡來獲取或提供信息服務。因此，數字時代檔案管理員既要有扎實的傳統檔案知識，又要兼備計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，是通才、復合型的人才。檔案要實施數字化建設，第一步要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對現有人員的信息素質培養，突出檔案信息技術、網絡技術的專業教育，使之緊跟信息化的發展步伐。同時，要花大力氣聘請一批能熟練掌握計算機運行管理和維護的專業人才，并配備若干名專業人才，為檔案的數字化改造、信息化發展和網絡化管理作好人力資源的準備。

其次，改善檔案管理的設施條件。在信息化環境下的檔案管理工作中，不僅要確保基本的辦公等場地條件，還要適應時代科技發展，將新興的信息管理技術引入檔案管理工作。隨著信息時代的來臨，檔案管理部門要認識到檔案管理工作本質上也是一項信息管理工作，因此要改變傳統的紙質檔案管理模式，根據信息管理的特點和技術手段，使檔案管理工作進入信息化和數字化的時代。對此，一方面檔案管理部門要保障具備計算機、光盤和電子儲存設備等硬件條件，同時管理人員也要進行相關信息管理知識的培訓。隨著網絡技術的發展，信息的聯網管理也是一大必然趨勢，因此開發和引進檔案管理軟件、建立檔案管理聯網系統，也是改進檔案管理條件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科學合理的電子檔案管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

四是檔案管理要靈活。在檔案管理工作中，計算機技術的應用，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能使得檔案管理更加靈活，能夠及時的對檔案進行修改、復制、補充等，有效的提高了檔案管理的工作效率，還能保證良好的工作質量。就目前來看，計算機信息技術已經應用到檔案管理工作中的各個方面，提供了便捷的服務。

總之，計算機信息技術對檔案管理具有重要意義，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能促進社會經濟的可持續發展。在實際的工作過程中，檔案管理工作人員應該從實際出發，將檔案管理工作和計算機信息技術融合，不斷對傳統的檔案信息管理方式進行創新，才能達到良好的效果。

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