對于“被綁架”的檔案管理系統的幾點思考

何三燕

【摘要】隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，信息化是當今世界經濟和社會發展的趨勢，企業管理模式不斷走向現代化及信息化也是時代發展的必然趨勢。作為掌握企業知識資源最多的檔案部門，將檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變，推進檔案信息化建設是企業發展的必然需要。

【關鍵詞】檔案管理 計算機技術

推動檔案信息化建設的其中一個重要措施是建立檔案管理系統。檔案管理系統是用來管理檔案信息資源的計算機系統，包括部分硬件基礎設施、操作系統、數據庫管理系統、應用軟件等。在檔案系統運用到實際工作中時，發現一個問題：檔案信息系統是處在被檔案人員“綁架”的狀態。這種現象主要體現在檔案人員在檔案系統操作運用過程中，根據自身需要，由檔案人員或者檔案系統供應商按照企業工作實際修改檔案系統中的一些卡片格式、案卷目錄、移交目錄等設置。

“被綁架”的檔案管理系統這一現象引發了我對檔案管理系統的幾點思考：

首先，為什么會出現“被綁架”的情況呢？對此，本人總結概括為幾點：第一，企業檔案管理工作是具有個性化的這一特點。不同的單位，不同的部門，不同的機構，所產生的企業檔案文件和文件類別是有差別的，不同的檔案類別，所要求的歸檔方式和歸檔內容也是不同的。根據不同企業檔案形成的獨立個性，對于檔案管理系統的要求與設定肯定是要與企業經營發展相適應的，因此，檔案管理系統根據自身需要做更改是必不可少的。第二，檔案工作制度的不完善。檔案工作制度是系統設計和實施的主要依據，主要內容應嵌入檔案信息管理系統。作為運用檔案信息化管理系統的工作依據，檔案工作的法律法規和規章制度，各項制度標準的不完善，必然會影響檔案管理系統的施行，在運用過程中肯定會存在阻礙。

那么，對于檔案管理系統所出現的被綁架情況應該怎么辦呢？

第一，完善檔案管理制度。檔案工作制度是開展檔案工作的基本法，檔案信息化過程遭遇到的操作規程問題需要通過標準規范來解決。《檔案法》規定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。”因此，國家機關及國家檔案行政管理部門要加快制定頒布實施符合檔案管理工作中的基本法，立足長遠，做好頂層設計，確保各單位、企業在制定自身檔案管理制度時具有統一的、規范的、基本的標準法律、行政法規及行政規章依據。企業要在學習吸收一系列國內外企業優秀管理制度規范和標準的同時，根據自身行業特點，加快相關制度標準的制定及出臺，統一管理，統一制度，統一標準，為檔案信息化建設提供制度基礎。

第二，推動檔案管理系統設計的個性化。檔案信息化建設賦予新時期檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。檔案信息系統是一項需運用各種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。由于各單位、企業自身特點、行業不同，如建橋單位、房地產企業、交通運輸等不同行業，在檔案管理系統的運用實施過程中對于檔案工作的要求和重點也會不同。《中央企業檔案信息化建設工作指引》中規定，檔案管理系統建設應遵循“規范、先進、實用”的原則，以適應企業檔案信息化發展為基本要求。傳統的檔案管理系統必須要根據時代發展需要不斷創新與進步，檔案系統軟件供應商，應該根據不同企業的需求，在保證大制度、大標準不變的前提下，繼承與創新，設計出符合不同企業、行業類別的檔案工作信息化管理模式，從而進一步推動檔案信息化建設。

第三，重視人才培養。現代信息化技術的發展，對于人員素養的要求也在提高，檔案信息化建設對于人才的重視度也必須提高。在舊的觀念和認識中，很多人都認為檔案部門就是一個“養老”部門、是不重要、不受重視的部門，受這種觀念影響，很多單位、企業的檔案部門安排的人員少、結構老齡化、知識業務素養不夠，這就成為檔案信息化建設中的“跛腳”。檔案工作是一項管理性、科學性、技術性、服務性的工作。檔案部門有著這樣一個共同感慨：“既懂信息技術又懂檔案專業的人才實在太少了！”這個事實是許多企業信息化水平徘徊不前、許多檔案軟件不適用、許多檔案工作者難以準確描述檔案管理軟件需求的根源所在。對于企業而言，由于專業知識在不停地快速更新，檔案信息化工作需要的人才并不僅限于復合型人才，也需要更為專業的檔案人才、管理人才、技術人才。對于整體而言，人才培養，需要在教材建設、師資建設等多方面同步努力，也需要學校教育、社會機構教育、國際交流等多渠道進行，同時應將培養人才和吸引人才、留住人才并重。對于企業而言，要在積極引進人才的同時，提高現有檔案隊伍素質，強化計算機應用知識、數字化技術知識及現代管理知識的培訓，盡快建立以管理型人才為基礎、復合型人才為重點、高科技專門人才為骨干的檔案隊伍體系，以滿足企業檔案信息化建設的需要。

企業檔案是企業的知識資產和信息資源， “知識是打開21世紀經濟霸權大門的鑰匙”。建立檔案管理系統，利用計算機及網絡技術對檔案業務管理工作進行信息化管理，建設檔案資源數據庫，健全網上查詢功能與程序，提高檔案管理和利用的現代化水平，是企業發展的必要手段。