淺議事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路

黃文揚

摘 要：伴隨著我國經濟發展水平的持續提升，人們越來越注重事業單位的檔案管理工作。辦公室檔案管理屬于事業單位管理工作中非常重要的一部分，檔案管理工作的好壞與事業單位各項工作的開展緊密相關。事業單位要想獲得可持續發展，那么就需要強化辦公室的檔案管理。文章將詳盡闡述事業單位辦公室檔案管理的現狀，并結合實際情況來探析相應的創新策略。

關鍵詞：事業單位 辦公室檔案管理 創新策略

伴隨著事業單位改革進程的持續推進，檔案管理工作的重要性正在不斷突顯出來。事業單位辦公室檔案管理工作不僅與其內部各項工作的開展有密切的聯系，同時也會對事業單位自身的發展造成一定的影響。在新經濟環境背景下，事業單位要想又快又好地發展下去，那么就應該注重辦公室檔案管理工作，并結合自身的情況來探析相應的創新思路。

一、事業單位辦公室檔案管理的現狀與特點分析

1.未能意識到檔案管理工作的重要性。通過調查不難發現很多事業單位依然沒有意識到檔案管理工作的重要性，他們對于檔案管理的理解仍然不夠透徹。同時，由于單位領導和職工并不注重檔案管理工作，從而未將檔案管理工作的指標納入到考核中。在這種情況下，檔案管理工作人員在工作時也會有所松懈，他們也會認為檔案管理工作對事業單位的發展無法展現出多大的功用。

2.辦公室檔案管理人員綜合素質普遍不高。從檔案管理學層面來說，事業單位的辦公室檔案管理工作明顯具有極高的專業性，故要想做好事業單位檔案管理工作，那么檔案管理人員就需要具備較高的綜合素質。然而，在當前情況下，事業單位檔案管理人員的素質問題比較嚴重，這必然會影響到檔案管理工作的開展。由于事業單位比較特殊，在進行人事改革的時候，工作人員的崗位會出現一定的變化，辦公室檔案管理崗位則會由專業能力較差的員工來擔任。而對于那些專業能力偏低的檔案管理人員，事業單位也沒有投入一定的資源來展開培訓活動，這樣辦公室檔案管理工作的效果自然比較差。

3.事業單位的辦公室檔案未能及時更新。通過調查不難發現許多事業單位的檔案資料比較陳舊，參考價值明顯不高。同時，由于很多員工的近期相關資料未能及時更新，比如入黨材料、獎懲以及晉升等材料，使得事業單位的部分無法正常開展下去，在對員工進行審核評定時，由于不具有最新的個人資料，故無法進行合理評估。

4.缺乏對現代信息技術的運用。伴隨著現代信息技術的迅速發展，各種計算機技術已經被廣泛運用于事業單位管理工作中。事業單位辦公室檔案管理工作比較繁雜，在網絡技術運用過后，檔案管理人員的任務明顯有所減輕。然而，由于很多事業單位對檔案工作存在著一定的輕視心理，且沒有投入足夠的資金來開展檔案管理，從而無法引進現代化信息技術。然而，要想促使檔案資源變得更加信息化和數字化，并達成單位內部資源共享的目標，那么就應該將新型網絡技術運用于辦公室檔案管理中、除此之外，由于部分檔案管理人員的專業能力偏低，他們未能掌握好各項信息技術的具體操作流程，故在使用設備與軟硬件時會出現這樣或那樣的問題，使得現代化信息技術無法在檔案管理工作中展現出其應有的效用。

二、事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路

1.制定合理的辦公室檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提。事業單位要想做好辦公室檔案管理工作，那么就需要制定出適宜的辦公室檔案管理工作的有關制度體系，以此來規范辦公室檔案管理工作。再者，事業單位應結合自身的情況來開展辦公室檔案管理工作，設立相應的管理機制，并不斷進行改進和優化，確保檔案管理工作的各項需求均能得到滿足。最后，還應該讓從業人員對辦公室檔案管理工作有著更清晰地理解，并施行相應的約束機制來引導員工認識到檔案管理的重要性。

2.促使辦公室檔案管理人員的綜合水平不斷提升。辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業單位發展的重要基礎。要想又快又好地完成辦公室檔案管理工作，人員因素是必須要考慮的。辦公室檔案管理工作比較系統、綜合，故其對從業人員的要求比較嚴苛。同時，事業單位管理者還應該理清辦公室檔案管理的崗位職責，并將責任落實到每一個身上。此外，要想促使檔案管理人員的整體水平有所提升，那么就應該展開針對性的培訓活動，引導檔案管理人員學會更多的專業理論知識和技能，同時實戰演練來強化他們自身的經驗，不斷強化他們的責任意識，以此來確保事業單位辦公室檔案管理工作順利完成。

3.改進和優化檔案借閱方式。檔案借閱在檔案管理中是比較重要的，事業單位進行檔案管理主要也是為了方便檔案的借閱。 當借閱效率比較高時，不僅可以促使工作效率變得更高，同時還有助于減少人工所需費用。在以前，檔案借閱一般是通過人工管理來完成的，這種方式效果比較差，容易出現不按時歸還檔案資料的情況，這樣檔案的利用率自然而然會降低。現如今，各個企業均擁有其內部局域網，并且研發出相應的借閱軟件，員工可以通過這些軟件來查詢檔案資料。根據檔案涉密等級的不同，不同工作崗位賦予不同的查詢瀏覽權限。這樣能夠進一步簡化審批過程，檔案管理工作會變得愈加高效。

4.創新檔案管理平臺。信息化、網絡化是未來企業管理發展的必然發展趨勢，企業檔案管理應該引進信息化管理理念。伴隨著信息化技術的迅速發展，社會已經進入大數據時代，以往的紙質檔案管理模式明顯無法跟上時代發展的節奏。現如今，事業單位檔案管理已經摒棄了這種模式，管理流程越來越簡化，檔案管理平臺已經被人們所廣泛運用。運用大數據來創建檔案數據庫，使得檔案管理平臺更具成效，辦公效率也在不斷提高，故事業單位應該注重檔案管理平臺的創新發展。

三、結語

事業單位的辦公室檔案管理工作與事業單位內部的管理和發展緊密相關。然而，在當前環境下，事業單位辦公室檔案管理工作依然存在著這樣或那樣的問題，使得檔案管理工作無法展現出其應有的功效，這時，事業單位則非常有必要采取合理的措施，促使事業單位辦公室檔案管理工作更加信息化、現代化。

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