高校檔案管理信息化建設(shè)舉措

朱文立+程依萍+向紅

摘要：互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的發(fā)展，給各行各業(yè)信息化發(fā)展帶來了新的契機。校園也不例外，數(shù)字化校園建設(shè)已經(jīng)成為校園信息化發(fā)展主流方向之一。而檔案管理作為高校管理的重要組成部分，檔案信息化管理對于促進高校檔案管理效率的提升至關(guān)重要。本文中，筆者首先概括的闡述了當前我國高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀，并指出了其中較為突出的幾點問題，進而有針對性的提出了相關(guān)的可行性建議，就有較強的實踐參考價值。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理信息化建設(shè)途徑

一、問題提出

眾所周知，檔案管理對于高校管理工作十分重要，檔案管理是對高校教學科研、后勤、人才引進等重要方面的有力的資料、信息與數(shù)據(jù)支撐。因此，各個高校都十分重視學校的檔案管理工作。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，特別是科技信息的進步，高校檔案管理也逐步開始了信息化的建設(shè)，并不斷創(chuàng)新與發(fā)展。21世紀，知識經(jīng)濟與信息化發(fā)展十分迅猛，高校應當把握契機，在檔案管理中積極應用先進的科技信息手段。但是現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作中還存在諸多的不足，因此，筆者認為有必要對高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析，并尋求相關(guān)的策略，以促進我國高校檔案管理信息化建設(shè)的整體水平。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）管理意識和觀念落后

很多高校的領(lǐng)導思想意識較為落后，沒有對檔案管理信息化管理做到應有的重視，很多領(lǐng)導及檔案管理的工作人員片面的認為只要是利用了計算機錄入檔案信息就是檔案信息化管理。殊不知，這是最低層次的應用，嚴重影響了檔案管理的信息化進程。高校領(lǐng)導往往認為我只要管好教學科研和人事變動就可以了，至于檔案信息管理由檔案部門做好就可以了，但是由于領(lǐng)導的疏忽，檔案部門人員也這是敷衍了事。

（二）信息化配套設(shè)施陳舊、落后

高校檔案信息化建設(shè)離不開先進的計算機硬件及軟件系統(tǒng)的支持，但是現(xiàn)階段很多高校的計算機設(shè)備較為陳舊，而且軟件運行緩慢，功能性差，大大影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。加之沒有足夠的資金支持，很多高校的檔案管理只能過分依賴傳統(tǒng)的人工檔案管理，極大的影響了檔案管理的效率。但是實際上高校的經(jīng)費大多用在了教學與科研上，因此又加劇了設(shè)施設(shè)備的落后。

（三）檔案管理人員安全意識較弱

信息化是一把雙刃劍，網(wǎng)絡(luò)給信息傳輸及共享帶來極大的便捷的同時，也給信息安全帶來了隱患，在一定程度上給信息安全管理帶來了困難。開放的、傳播速度極快的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，使得很多高校在檔案管理中拿捏不準信息公開的“度”，既要保護相關(guān)人員的隱私，又要對社會公開信息資源，以至于陷入尷尬的局面。另外，網(wǎng)絡(luò)信息的環(huán)境的不安全給檔案管理信息化帶來了安全風險，比如檔案信息化系統(tǒng)一旦被黑客攻擊或者感染病毒，就可能出現(xiàn)信息泄露、數(shù)據(jù)損壞或丟失等問題，甚至會出現(xiàn)社會、經(jīng)濟、文化機密的外泄，造成嚴重后果。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)舉措

（一）規(guī)范檔案管理流程及標準

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理信息化建設(shè)也不應當是盲目混亂的，而需要遵循合理的管理標準及規(guī)范，按照科學的管理流程和程序，提高檔案管理信息化的效率。因此，各個高校應當根據(jù)自身實際情況，建立一套切實可行的檔案管理工作規(guī)范，并有效配置資源和人力，權(quán)責明晰，責任到人，積極執(zhí)行并落實到位，實現(xiàn)檔案信息管理的標準化與流程化。首先，從全校層面來講，應當制定統(tǒng)一的檔案目錄體系，規(guī)范檔案的錄入、整理、調(diào)出等工作，確保檔案管理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與便捷規(guī)范，讓使用者便捷、準確的獲取所需檔案信息與資料。其次，高校的檔案部門應當建立健全系統(tǒng)化的檔案信息化管理制度，明確檔案管理的內(nèi)容，應當全面包含檔案信息資源、管理程序、管理方法、計算機及軟件管理規(guī)范等。

（二）檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化

現(xiàn)階段對于信息管理最為先進和有效的方式就是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的信息庫能夠大大提高高校檔案信息管理的高效性和安全性。全球經(jīng)濟化的背景決定了高校的檔案管理也要逐步向社會開放，尤其是應當密切與其他高校建立檔案信息共享與傳輸，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。因此，可以設(shè)立一個高校檔案管理信息聯(lián)盟或者門戶，在確保本校檔案中機密信息安全的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案資源，讓各個高校之間有效進行資源共享。另外，要積極對檔案數(shù)據(jù)信息進行整理與分析，建設(shè)數(shù)字化高校檔案，節(jié)約檔案管理空間，提升管理效率，加強信息化應用及服務水平，優(yōu)化信息庫數(shù)據(jù)的數(shù)字化建設(shè)。

（三）提升管理人員素質(zhì)

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，因此，檔案管理工作者應當既懂檔案管理知識，又會計算機操作及軟件應用，還應當具備信息分析能力及信息保密的意識，可謂是綜合的復合型的檔案管理人才。全球化市場經(jīng)濟競爭日益激烈，高校檔案管理信息化建設(shè)應當積極引進上述人員。而對于在職的檔案管理信息人員，應當積極通過學習或者培訓等方式，提高人員的信息意識、知識與道德。還應當積極提高員工的信息化處理能力和計算機應用能力，幫助信息化建設(shè)朝著健康、高效的方向發(fā)展。同時，高校還要建立與其他院校的合作和交流，讓人才“流動”起來，通過學習達到信息化技術(shù)的提升，達到人員素質(zhì)的進一步發(fā)展。

時代的發(fā)展和進步讓高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化，將信息化融入到管理中，能夠有效提升管理的效率，提升管理的質(zhì)量。無論管理層還是教師，都要積極探索檔案管理的信息化建設(shè)，不斷提升信息化管理水平，讓高校的檔案管理更加科學、高校，讓高效的檔案建設(shè)發(fā)展得越來越規(guī)范。

參考文獻

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