《企業檔案工作規范》解讀

5.1.4檔案工作體系

企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。

企業檔案工作體系是與企業檔案機構、檔案人員的分布緊密結合在一起的，是企業檔案的管理結構、工作結構。企業檔案工作是一項系統工程，企業應結合自身企業管理的模式，建立企業檔案管理網絡，使企業檔案工作在企業管理各環節中形成的網狀管理體系，形成層層負責的管理機制。在業務工作上從文件的形成、積累轉化成檔案，直至檔案的利用諸多環節中建立起一套文件材料控制體系。企業檔案管理網絡將檔案管理崗位責任制與管理體系相結合，從而保證檔案工作系統工程的運轉靈活。

企業檔案管理網絡的組成一般包括：分管檔案工作的企業領導，主管企業檔案工作的部門負責人，企業檔案管理機構或專職檔案工作崗位，企業內部各職能部門負責人及兼（專）職檔案人員、重要業務（技術）人員，所屬企業（公司及境外機構）的分管領導及檔案部門。

企業檔案管理網絡與崗位責任制相結合，才能保證從文件的形成至檔案管理各環節工作落實到位。

根據許多企業長期實踐的經驗，企業檔案管理模式大致可分為三種類型。

一是集中統一管理模式。

建立企業綜合檔案管理部門，集中統一管理本企業全部檔案，并對企業所屬機構（包括境外機構）的檔案工作進行監督指導；根據現代企業管理的需要，企業檔案部門可集中保管其分公司和子公司的檔案。

二是相對集中管理模式。

在統一執行企業檔案管理制度的前提下，因地域或條件等因素，某些專業性較強、利用率較高的檔案資料，在一定時期內可由專業業務部門保管，但須向企業檔案管理部門報送檔案目錄，納入企業檔案管理部門監控范圍，保證檔案安全。其他檔案則實行集中保存。中小型企業或企業創建初期集中管理條件尚不具備的情況下可采取此模式。大型企業不提倡這種管理模式，如專業性極強，且上級業務部門對此類檔案監管到位的大型企業確需采用這種模式，只限于業務檔案。也可以稱信息集中管理模式。

三是委托寄存管理檔案實體模式。

采取委托寄存管理檔案實體模式，企業必須在建立檔案工作管理體系，建立健全企業檔案管理工作制度的基礎上，自身負責文件材料的形成積累、歸檔等工作。檔案實體保管采取委托寄存方式。將檔案保管、整理、編目、檔案信息的數字化加工等工作委托給具有資質的檔案中介服務機構承擔。寄存檔案的所有權歸委托方企業所有，該企業可隨時調閱利用本企業的檔案。采用這種模式，企業可以減少檔案管理崗位及部分檔案工作職責，減少保管檔案的硬件設施投入。

目前，隨著企業管理體制的改革和創新，企業檔案工作體系也在不斷地革新。有的企業實行檔案專業化管理模式，成立專業的檔案管理服務中心，為所屬企業各部門、各項目提供專業化的檔案管理和服務；有的實行委托化管理，將企業股份公司、上市公司等檔案管理工作委托由存續企業檔案部門或專門的檔案中介機構；有的信息化水平較高的企業建立了數字檔案管理中心，對企業電子文件進行全過程的管理和控制，在線歸檔和提供利用。但無論企業檔案管理體系怎樣變革，企業檔案工作都必須與企業各部門、各項目的具體工作緊密結合，與文件材料形成和利用的各個環節緊密結合，不能留有空白和脫節。