提升地鐵檔案服務能力的思考

姜紅

成都地鐵面臨建設時序突然加速、集團管控模式調整、項目投資方式多元化、米字型骨干網開通運營、行車間隔進一步壓縮等重要考驗和巨大挑戰，對檔案信息需求和服務力度提出了更高的要求。針對檔案部門融入和參與地鐵建設的接入點，如何提升服務意識、挖掘服務深度、深化服務層次、打造地鐵檔案服務品牌，實現新形勢下地鐵檔案服務的跨越式發展，是亟待探索的重要問題。

一、地鐵檔案現狀分析

成都地鐵已開通運營4條線路、共計里程108公里，目前管線遷改、主體施工、盾構施工，軌行區及機電設備安裝調試等多工況、大體量的450公里項目同時開工建設。針對地鐵工程參建單位多、投入大、工期長、涉及面廣、專業性強等特點，公司檔案管理工作的重心就放在了項目檔案的管控上，深入施工現場、業務指導、案卷檢查、驗收歸檔就成為檔案服務的重點。隨著公司2020年將實現運營500公里以上、在建150公里以上的“650+”加速成網發展戰略的實施，檔案數量逐年增長，檔案服務范圍日益擴大，對檔案的信息需求和服務力度提出了更高的要求。找準工作的著力點，通過庫藏檔案信息為公司的發展戰略和運營管理情況提供參考，及時輸出檔案信息為地鐵投資、建設、運營、開發、經營和管理活動的開展提供決策支持，彰顯地鐵檔案服務工作的特色和亮點，檔案部門責無旁貸，更需要主動參與和融入其中。

二、提升地鐵檔案服務能力的路徑

截止2016年底成都地鐵公司庫藏檔案88556卷、57948件、照片檔案13284張，電子光盤14565張，圖紙資料18.22萬冊；每年為審計取證、專項稽查、項目評審、法律訴訟等提供利用10000卷/1000人次以上。通過對成都地鐵檔案管理工作現狀和建設發展動態的研究，筆者認為立足需求，著力提升地鐵檔案服務能力可以從以下幾個方面進行創新和推進：

1.更新服務理念，提升服務意識

明確檔案的服務屬性和服務的價值取向，找準檔案工作在地鐵建設發展大格局中的角色與定位，更新服務理念，把庫藏豐厚的檔案信息資源，當作公司財富來保護和管理，作為公司資產來經營和開發。

首先，可以主動了解和研究公司各部門（單位）各類型利用者對檔案信息的需求情況，圍繞、跟蹤重大活動或一個項目（管理決策、項目申報、工程建設、開通運營、專項評審、財務融資、內外審計）的規劃、啟動、實施、持續創新的全過程開展跟蹤服務。同時對階段利用檔案比較集中的部門（單位），開通綠色通道，在掌握已存在的客觀檔案需求情況基礎上，超前預期未來需求動向，進行有針對性的“一站式”主動配合查找調卷，滿足其檔案信息需求的集成性服務。

其次，可以加強“多跨半步”的協同意識，發揮部門專業能力，超前進行謀劃，變后端為前端，推出差別化利用服務、精細化優質服務、特色化超值檔案服務。根據不同階段公司的工作重點和不同利用者的信息需求，圍繞資金、合同、法務風險、審計等關鍵環節，對海量的庫藏檔案信息進行高效率過濾、分流，以一流的服務質量與高效的服務效率有序推進“專題定制”檔案信息服務。

以公司需求為導向，不斷練就服務內功，使地鐵檔案所涵蓋的豐富的信息資源滿足公司不同層次的信息需求，成為開展各項工作的有利助手，創建一個潛力無窮的服務平臺。

2.創新服務能力，挖掘服務深度

充分發揮檔案部門的優勢，創新服務能力，可以利用完備的用戶利用數據記錄和分析，明晰地鐵各類檔案的利用率；制定并優化庫藏檔案數字化順序；根據檢索最多的關鍵詞調整檔案信息資源的開發建設力度。進一步挖掘服務深度，以數字化處理為契機，對庫藏檔案進行內容、結構、層次、類型上的優化，推進目錄數據庫和全文數據庫建設。同時突出庫藏檔案信息資源特色準確選題，對庫藏檔案信息資源進行數據的挖掘、提煉與整合，建立以公司核心業務流程為主，涵蓋各個環節，以主體專業為中心建設覆蓋廣泛、內容豐富、檢索方便、利用率高的檔案利用體系。如建立：《人事任免檔案數據庫》《集體及個人榮譽檔案數據庫》《地鐵各線路立項、初設批復檔案數據庫》《創新創效成果檔案數據庫》《招投標及合同檔案數據庫》《地鐵各線路竣工圖數據庫》《專題會議紀要檔案數據庫》《管理規章制度數據庫》《項目結算檔案數據庫》等各種專題數據庫。將大量的檔案信息有序化，提高檢索速度、檢索結果和檢索的指向性，及時為公司相關專業管理部門（單位）提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”的新模式，使檔案信息的潛能得到充分發揮，使檔案服務工作全面“提質”“提速”。

3. 拓展服務領域，深化服務層次

充分利用庫藏兼具原始性和記錄性一體的、不可替代的“實物資源”的特長和優勢，對公司的音像及實物等檔案資源，進行必要的梳理和價值判斷以及深層次挖掘，選取有限資源，以多姿多彩的方式服務于公司加快實施軌道交通加速成網計劃的發展戰略。可以運用公司網站載體，開辟專欄，將公司在建設和管理等活動中獲得的獎狀、獎杯、錦旗、獎牌、證書等各種實物榮譽憑證的檔案實體圖片、公司重要活動、重大事件、慶典活動、典型人物的宣傳圖片、地鐵各線路工程專題影像文件以及地鐵公司各時期的地鐵紀念卡、地鐵模型進行整合和濃縮編輯，集圖、文、聲、貌于一體，建立電子化“成都地鐵檔案記憶”陳列室。通過設置網上展廳，實現展覽館網同步展出，讓檔案“走”出檔案柜，以可觀、可感的方式記錄成都地鐵史的永恒符號，無法忘懷的印象。通過深化服務層次，傾力打造具有成都地鐵特色的檔案文化展示平臺，全面展示地鐵發展壯大成果、積極向上的企業文化形象，為公司健康持續發展創造良好的社會氛圍。

4.增加服務價值，打造服務品牌

圍繞公司“加速成網”，實現“650+”目標的工作重點，本著發揮檔案的最大價值，挖掘檔案的深度資源，不斷加強檔案編研工作，使“死”的檔案發揮“活”的價值。

一方面檔案人員可以對庫藏檔案按專題進行系統、深度梳理，同時了解利用者的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，下真功夫編寫出一些特色性、針對性、參考性、指導性、實用性較強的檔案信息編研成果，實現檔案利用量的擴大與質的提升。比如：《成都地鐵建設項目各系統歸檔文件資料整編指導書》為指導地鐵施工、監理單位掌握各標段規范化歸檔服務；《成都地鐵建設招投標、合同匯編》為經濟案件訴訟、經濟糾紛責任認定等維護公司合法權益服務；《成都地鐵各線路建設大事記》及《成都地鐵各條線路建設及概算情況簡介》為地鐵項目政府審計和內部審計工作服務；《“數”說輝煌——成都地鐵建設規劃情況基礎數據匯編》為籌融資、會計核算與項目決算、預算管理等各項財務工作服務；《地鐵各線車輛設備信息管理指南》為車輛設備的可靠運行和日常維護管理提供參考和依據服務；《地鐵新聞、圖片集萃》為提高地鐵文化傳播與影響力服務。

另一方面還可以主動與地方高等院校就地鐵檔案信息資源深度開發利用簽訂戰略合作框架協議，利用高等院校的人才和智力優勢，開發具有地鐵特色的高質量的檔案編研精品，為后人留下鮮活的地鐵發展成就和民生變化歷史記憶。

通過開拓思路打造服務品牌，積極謀劃新的編研課題，變被動需求提供利用為超前主動的信息資源共享服務，既滿足了檔案利用查考的便捷需要，又打造了具有地鐵特色的文化品牌。

綜上所述，更新服務理念、創新服務能力、拓展服務領域、增加服務價值，永久傳承、弘揚地鐵精神，檔案人員需要進一步加大探索與實踐力度。以多層面、多角度增加檔案服務容量和檔案服務層次為有利契機，主動作為，加快業務創新，用新的觀念研究問題，用新的思路推進工作，加大檔案工作在城市快速軌道交通投資、建設、運營和開發等工作中的信息服務支撐作用，推動成都地鐵檔案服務工作整體水平向更高層次發展。

（作者單位：成都軌道交通集團有限公司檔案信息中心）