淺析基層單位全宗卷建設

黃曉梅

隨著檔案法制化進程的加快，全社會檔案意識正在逐步提高，檔案室的升級工作普遍開展，檔案管理水平和利用水平有了明顯的增強和提高。同時，也應該看到，基層檔案管理工作目前還存在著不少問題，而忽視全宗卷的建立則是一個比較突出的問題。本文依據《中華人民共和國行業標準全宗卷規范》并結合多年檔案室工作業務實踐，對基層單位建立全宗卷做如下淺析。

一、全宗卷的含義、構成及作用

全宗卷是檔案館（室）在管理全宗檔案的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。全宗卷是一個案卷，從性質上說，它不能與全宗內的案卷混同，不是全宗內的檔案，通俗地講，是在檔案管理活動中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。

全宗卷主要由以下幾個方面構成：全宗介紹、立檔單位組織沿革史、大事記及有關編研材料等；各門類檔案的移交目錄、交接文據等；建立檔案工作機構，鑒定小組名單；檔案保管期限表，分類方案、歸檔范圍；銷毀檔案的請示與批復，銷毀檔案清冊等；檔案利用典型事例所產生的社會效益或經濟效益等；各門類檔案統計臺賬；檔案安全檢查記錄、報告等。

全宗卷是對本單位全宗進行科學管理的重要工具，是對全宗的內容、數量、種類、管理等情況總的介紹和說明，通過全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，它是管理全宗的依據。其作用主要有以下幾方面。

1.真實的歷史記錄和憑證作用。通過建立全宗卷，可以從全宗介紹、組織機構沿革史、檔案統計臺賬等中了解本單位的歷史概況和機構演變過程，掌握該全宗檔案的種類、數量等情況；通過檔案移交接手續掌握檔案的入庫出庫情況；通過鑒定銷毀報告和銷毀清冊掌握室存檔案的鑒定銷毀情況等。齊全規范的全宗卷，從檔案接收開始，每一項業務工作都有文字材料記載，這些歸入全宗卷的原始記錄為全宗檔案的管理、利用等情況提供了依據和憑證。

2.便捷的參考借鑒作用。大事記、組織沿革史等檔案編研資料是檔案管理人員了解全宗最直接方便的途徑，特別是在編寫本單位史料時能實現直接有效的利用，不用再查閱大量案卷；檔案管理人員還可以通過全宗卷熟悉和掌握本單位檔案管理的各項規章制度、工作職責和各種規定和要求。通過這些材料可以方便迅速地查找和利用在檔案工作中形成的各類文件資料，為自身的工作提供方便的同時更直接地體現了全宗卷的參考借鑒作用。

3.全宗卷是檔案人員變動時交接檔案工作的基礎材料和主要依據。首先，在檔案移交的過程中，新接管人員可以在統計臺賬和各類檔案移交清冊中了解庫存檔案的種類和數量，為交接清點工作提供了充分的依據，同時在清點的過程便于發現有無檔案遺失情況的存在；其次，新接管人員還可以通過對檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表等內容的了解，學會怎樣進行檔案的收集、整理、鑒定等工作，為以后開展工作理清了思路；通過移交全宗卷的過程，對新接管人員起到了一種學習和培訓的效果，使他們面對新工作能做到心中有數；再次，通過建立新的移接交手續和清冊，進一步完善了全宗卷內容，為今后科學管理檔案打下了較好基礎。

4.全宗卷是指導本單位開展檔案工作的抓手。其一，檔案管理工作要緊緊依據全宗卷內的規章制度來進行，通過落實檔案的收集、整理、鑒定、查閱、統計、移交、銷毀、利用等制度開展工作；其二，依據各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表、收集、鑒定、整理各門類的檔案，使各類檔案實體達到規范化要求。

二、基層單位建立全宗卷存在的問題

筆者從多年從事檔案管理工作和檔案建設發展的歷程中發現基層單位的檔案工作普遍存在以下問題。

1.基層單位檔案工作者對建立全宗卷意識淡薄。據筆者調查發現，絕大多數檔案室沒有或不注重建立全宗卷，特別是一些沒有升級的單位基本上不知道建立全宗卷，甚至一些在檔案管理崗位上工作多年的檔案人員也有不知道什么是全宗卷的情況，不了解單位的全宗介紹、組織機構沿革史、大事記、檔案銷毀清冊、檔案移交清冊等就是組成全宗卷的材料。這并不是說他們沒有形成全宗卷材料，事實上，在檔案管理和利用過程中或多或少地都會產生一些全宗卷的材料，由于大多數單位檔案人員都是兼職，檔案業務知識欠缺，尚未認識到這些就是全宗卷材料，因而沒有將其單獨集中，無法全面地體現全宗卷的價值。

2.全宗卷材料不齊全。全宗卷內文件材料是隨著全宗管理的延續而逐漸補充、增加的。但好多單位檔案室的現狀是，全宗卷內應有的材料不完整。比如在檔案移交過程中，職能部門只是按時把自己所存的檔案交綜合檔案室后，當面清點后就算完成交接工作了，沒有規范的文字交接清冊和交接手續；有些單位的統計工作不是在檔案移交、立卷工作結束后及時進行統計，而是等到檔案主管部門檢查時臨時再清點，沒有建立規范的檔案統計臺帳。注重文書檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，對其它各類檔案沒有明確的分類方案、歸檔范圍和保管期限表；提供檔案利用后，只填寫檔案查閱利用登記簿，沒有填寫檔案利用后產生的社會效益和經濟效益等，工作做了，可是沒有將這些工作形成文字材料及時補充進去，導致了全宗卷材料的缺失。

3.全宗卷內容不規范。有些檔案室為了達到省級標準，倉促建立全宗卷，由于沒有做好平時全宗卷文件材料的形成和積累工作，在后面的工作中沒有對全宗卷的內容加以補充完善，從而造成全宗卷的內容只反映了全宗管理的部分情況。如對大事記、組織機構沿革史的編寫上，在檔案主管部門工作檢查完畢后，就不再繼續編寫了，致使這部分內容缺少了延續性，為以后的查考利用帶來不便；還有對檔案的交接手續上只有接交人和移交人，沒有監交人；檔案統計數據、檔案利用典型事例等材料沒有統一集中管理等等，這些情況導致了全宗卷內容管理的不規范。

4.檔案行政管理部門業務指導上有所欠缺。檔案行政管理部門在對檔案工作進行業務指導時，大都注重于抓案卷質量、檔案基礎設施建設等，而對建立全宗卷則很少過問，沒有把建立全宗卷作為一個考核項目，這也是基層檔案管理人員沒有認識到全宗卷重要性的主要原因。

三、加強全宗卷的幾點建議

通過筆者多年來基層檔案工作的經歷，認為應從如下幾個方面入手：

1.應提高單位領導和檔案管理人員對建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認識。將建立和完善全宗卷的工作納入檔案管理人員的職責范圍，把它作為檔案管理的總抓手，使檔案管理人員在日常工作中注意對全宗卷文件材料的形成及時進行收集和積累，不斷補充和完善全宗卷的內容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

2.充分發揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。收集、整理、鑒定各類檔案要依據全宗卷中各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表開展工作，使各類檔案收集齊全，整理規范，利用方便；其次檔案收集、管理、利用、安全等要嚴格落實各項管理制度及工作職責；再次，檔案移交接工作要嚴肅移交接紀律，辦理規范的移交接手續。

3.加強業務培訓，提高業務技能。各級檔案行政管理部門在舉辦檔案業務培訓班時，把建立全宗卷作為一項培訓內容，改變基層檔案管理者對全宗卷的模糊認識。檔案管理員要有高度的工作責任感，不斷提高自身的專業素質，逐步養成積累和管理全宗卷的良好習慣。

4.加強督導檢查力度。各級檔案行政管理部門要全面指導、督促和檢查，在對檔案工作進行指導和檢查時，要把全宗卷的建立列入工作計劃，并將其單獨做為一項工作進行考核。

（作者單位：中共定西市委黨校）