城建檔案數字化之我見

李寧

隨著我國現代化建設進程的不斷深入，城市發展建設中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線基礎設施等工程項目的數量也越來越多。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，這給城建檔案管理工作帶來了挑戰。而以計算機網絡為載體的信息通訊技術為城建檔案數字化管理提供了技術支持，我國的城建檔案管理已經逐漸由傳統的紙質時代向數字化時代邁進。紙質檔案數字化是信息時代發展的必然要求，是檔案管理發展的必經之路。積極推進城建檔案管理數字化建設已經成為城建檔案工作發展的必然趨勢，也是城市發展中的重要內容。

一、檔案數字化概述

檔案數字化是指通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。隨著科技的發展，人們提高了對檔案數字化管理的認識，加大了對于檔案數字化管理的研究力度，在整個檔案系統范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，并且已經形成較為合理的管理體系，在城建檔案領域中也積極嘗試實踐了檔案管理方式的轉變。當前，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但紙質檔案數字化已經成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數字化管理技術日趨成熟，檔案數字化發展必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越來越重要。

二、城建檔案數字化應注意的問題和建議

1.做好檔案鑒定，滿足實際需要

城建檔案涉及門類豐富，數量眾多，但并不是所有的紙質檔案都需要或者都適合進行數字化管理，需要根據實際進行數字化檔案的選擇，以提高工作效率。在進行檔案數字化處理之前，應該首先調查摸底現有館藏檔案，搞清檔案的數量、類型、信息利用等基本情況，確定應該對哪些紙質檔案進行數字化管理。同時以現實需要為前提，按照"珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案"優先數字化的原則，制定檔案數字化規劃，分階段、分步驟的實施，把現有重要實體檔案資源轉變成數字信息資源。當前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建設工程檔案，因此，工程檔案是城建檔案數字化管理的重點。首先是需要進行搶救性保護的珍貴瀕危檔案要進行數字化，這些珍貴瀕危檔案涉及到很多重要的信息資源，具有重要的歷史價值和研究價值，需要重點保護。其次，涉及民生工程建設檔案，比如有關醫院、學校、銀行、電力等房屋建筑工程、道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎設施以及國家、省市重點建設項目檔案應進行數字化管理。再是利用需求量大的檔案也需要進行數字化管理。比如， 房屋建筑工程中的住宅小區項目建設、保障性安居工程建設檔案和各類新區園區建設規劃拆遷檔案、村鎮規劃、建設檔案等?？梢圆扇》制谶M行數字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在這些工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準備階段文件包括決策立項文件、征地拆遷文件、勘察、測繪和設計文件、招投標文件和開工審批文件、以及竣工驗收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應優先進行數字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數字化，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源，從而利用計算機網絡為社會和政府提供服務。

2.嚴格信息管控，確保檔案數字化質量

在進行紙質檔案數字化處理時，應該建立嚴格的管理制度。嚴格的管理制度有利于提高工作人員的責任心，樹立質量與安全第一的意識，保證檔案數字化工作的順利開展。還應建立數字化標準規范，以確保加工環節的規范化與檔案數字化的質量。

首先，城建檔案管理部門在委托數字化加工專業公司提供服務時，要與數字化加工專業公司簽署服務質量協議， 并提出質量標準與質量要求，以此規范檔案數字化加工行為，為其間出現質量問題時提供解決問題的依據。還要簽署安全保密協議，嚴防在數字化加工過程中發生紙質檔案的損毀、丟失、泄密等現象。

其次，科學、準確、規范地錄入機讀條目信息。檔案信息數據的錄入是館藏檔案數字化加工的重要環節。規范化地錄入機讀條目，可以使將來檔案信息的利用環節變得更加快捷便利，同時也可以為城建程檔案信息安全提供保障，提高對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。

最后，嚴格監督檢查工作，對數字化檔案的掃描質量及時跟進。檢查校驗工作直接影響到城建檔案數字化加工的質量，需要專業知識充足，經驗豐富的工作人員進行校驗工作，以防止發生如漏掃、掃出來的PDF文件頁面不美觀、PDF文件檔號題名有誤等問題，盡可能的避免因人為因素而出現的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實性，數據信息的準確性和完整性。

3.加強信息維護，確保檔案安全

信息資源的安全問題是城建檔案管理工作的首要問題?，F代計算機網絡及信息技術在為人們生產生活提供便利的同時，也為一些不法分子進行違法活動提供了可乘之機。不法分子可以利用網絡竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機密性。因此，在進行紙質工程檔案數字化處理時， 檔案管理人員應注意加強對檔案信息的安全維護工作。

城建檔案管理人員需要提高信息安全意識，嚴格遵守相關的安全保密制度，加強安全防護，防止失密、泄密的發生。在紙質檔案進行數字化加工過程時，需要對計算機系統進行掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時，應研究開發先進有效的電子文件管理系統、館藏檔案數字化加工系統及檔案信息安全軟件，提高計算機網絡的系統安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。

城建檔案數字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應該對掃描之后的數字化檔案進行核實，將已實現數字化的城建檔案原件妥善保管，及時銷毀加工過程中的相關硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護。在使用者查詢檔案信息時，需進行詳細身份信息的登記，詳細詢問調取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。非公開的城建檔案信息特別是城市地下管線信息，一律不得上互聯。在互聯網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，必須認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，保證計算機系統和數據的安全保密。對不同的用戶給予不同的權限，防止非法登錄和非法操作數據。重要數據嚴格進行備份，并應異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強監督巡查工作，隨時對檔案信息庫進行抽查，及時對信息安全軟件進行升級，采取必要的計算機病毒防范措施，避免網絡受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網絡系統，進行不法活動。以保證數字化檔案信息資源的安全存儲與調用。

城建檔案數字化管理是一項系統的工作，任重道遠。城建檔案館應加強城建檔案信息安全保障體系建設，健全檔案信息安全管理體制。城建檔案管理人員要提高認識，不斷提升自身的檔案數字化工作能力，增強對數字化檔案管理的力度，加強數據質量控制，做好檔案數字化的全程監控，保證檔案的真實性與原始性，努力實現城建檔案存儲數字化和利用網絡化，為數字化城市建設和經濟發展服務。

（作者單位：衡水市城市建設檔案館）