城建檔案數(shù)字化之我見

李寧

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，城市發(fā)展建設(shè)中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來越多。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，無法滿足人們對信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，這給城建檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。而以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)為城建檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持，我國的城建檔案管理已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代向數(shù)字化時代邁進(jìn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是信息時代發(fā)展的必然要求，是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。積極推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城建檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是城市發(fā)展中的重要內(nèi)容。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是指通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整的采集，進(jìn)而形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著科技的發(fā)展，人們提高了對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，加大了對于檔案數(shù)字化管理的研究力度，在整個檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，并且已經(jīng)形成較為合理的管理體系，在城建檔案領(lǐng)域中也積極嘗試實(shí)踐了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)日趨成熟，檔案數(shù)字化發(fā)展必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越來越重要。

二、城建檔案數(shù)字化應(yīng)注意的問題和建議

1.做好檔案鑒定，滿足實(shí)際需要

城建檔案涉及門類豐富，數(shù)量眾多，但并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要或者都適合進(jìn)行數(shù)字化管理，需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化檔案的選擇，以提高工作效率。在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理之前，應(yīng)該首先調(diào)查摸底現(xiàn)有館藏檔案，搞清檔案的數(shù)量、類型、信息利用等基本情況，確定應(yīng)該對哪些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。同時以現(xiàn)實(shí)需要為前提，按照"珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案"優(yōu)先數(shù)字化的原則，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，分階段、分步驟的實(shí)施，把現(xiàn)有重要實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。當(dāng)前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建設(shè)工程檔案，因此，工程檔案是城建檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)。首先是需要進(jìn)行搶救性保護(hù)的珍貴瀕危檔案要進(jìn)行數(shù)字化，這些珍貴瀕危檔案涉及到很多重要的信息資源，具有重要的歷史價值和研究價值，需要重點(diǎn)保護(hù)。其次，涉及民生工程建設(shè)檔案，比如有關(guān)醫(yī)院、學(xué)校、銀行、電力等房屋建筑工程、道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎(chǔ)設(shè)施以及國家、省市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化管理。再是利用需求量大的檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化管理。比如， 房屋建筑工程中的住宅小區(qū)項(xiàng)目建設(shè)、保障性安居工程建設(shè)檔案和各類新區(qū)園區(qū)建設(shè)規(guī)劃拆遷檔案、村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)檔案等。可以采取分期進(jìn)行數(shù)字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在這些工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準(zhǔn)備階段文件包括決策立項(xiàng)文件、征地拆遷文件、勘察、測繪和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件和開工審批文件、以及竣工驗(yàn)收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數(shù)字化，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，從而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會和政府提供服務(wù)。

2.嚴(yán)格信息管控，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量

在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時，應(yīng)該建立嚴(yán)格的管理制度。嚴(yán)格的管理制度有利于提高工作人員的責(zé)任心，樹立質(zhì)量與安全第一的意識，保證檔案數(shù)字化工作的順利開展。還應(yīng)建立數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

首先，城建檔案管理部門在委托數(shù)字化加工專業(yè)公司提供服務(wù)時，要與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署服務(wù)質(zhì)量協(xié)議， 并提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求，以此規(guī)范檔案數(shù)字化加工行為，為其間出現(xiàn)質(zhì)量問題時提供解決問題的依據(jù)。還要簽署安全保密協(xié)議，嚴(yán)防在數(shù)字化加工過程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。

其次，科學(xué)、準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入機(jī)讀條目信息。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入是館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)。規(guī)范化地錄入機(jī)讀條目，可以使將來檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加快捷便利，同時也可以為城建程檔案信息安全提供保障，提高對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。

最后，嚴(yán)格監(jiān)督檢查工作，對數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量及時跟進(jìn)。檢查校驗(yàn)工作直接影響到城建檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，需要專業(yè)知識充足，經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員進(jìn)行校驗(yàn)工作，以防止發(fā)生如漏掃、掃出來的PDF文件頁面不美觀、PDF文件檔號題名有誤等問題，盡可能的避免因人為因素而出現(xiàn)的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實(shí)性，數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。

3.加強(qiáng)信息維護(hù)，確保檔案安全

信息資源的安全問題是城建檔案管理工作的首要問題。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在為人們生產(chǎn)生活提供便利的同時，也為一些不法分子進(jìn)行違法活動提供了可乘之機(jī)。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機(jī)密性。因此，在進(jìn)行紙質(zhì)工程檔案數(shù)字化處理時， 檔案管理人員應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案信息的安全維護(hù)工作。

城建檔案管理人員需要提高信息安全意識，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，加強(qiáng)安全防護(hù)，防止失密、泄密的發(fā)生。在紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過程時，需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時，應(yīng)研究開發(fā)先進(jìn)有效的電子文件管理系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)及檔案信息安全軟件，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。

城建檔案數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應(yīng)該對掃描之后的數(shù)字化檔案進(jìn)行核實(shí)，將已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管，及時銷毀加工過程中的相關(guān)硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護(hù)。在使用者查詢檔案信息時，需進(jìn)行詳細(xì)身份信息的登記，詳細(xì)詢問調(diào)取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。非公開的城建檔案信息特別是城市地下管線信息，一律不得上互聯(lián)。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。對不同的用戶給予不同的權(quán)限，防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)嚴(yán)格進(jìn)行備份，并應(yīng)異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強(qiáng)監(jiān)督巡查工作，隨時對檔案信息庫進(jìn)行抽查，及時對信息安全軟件進(jìn)行升級，采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施，避免網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行不法活動。以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲與調(diào)用。

城建檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，任重道遠(yuǎn)。城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息安全保障體系建設(shè)，健全檔案信息安全管理體制。城建檔案管理人員要提高認(rèn)識，不斷提升自身的檔案數(shù)字化工作能力，增強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理的力度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，做好檔案數(shù)字化的全程監(jiān)控，保證檔案的真實(shí)性與原始性，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，為數(shù)字化城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：衡水市城市建設(shè)檔案館）