機關事業單位檔案管理工作現狀及對策研究

付艷杰

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。 檔案管理工作就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作，它記錄了機關事業單位的各個活動，體現了機關事業單位的發展過程，對今后的發展提供了借鑒和方向。檔案管理的目的就是為了服務，為本單位服務，為領導決策服務，為人民大眾服務。由于機關事業單位的檔案內容關系到國家的政治和經濟利益，對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

現階段，隨著改革的不斷深化，機關事業單位的檔案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在著與其它工作發展不協調的狀況。作為檔案管理工作者，我們要弄清楚工作中存在的問題和不足，并研究和探索相應的應對措施，以便促進單位管理工作更好發展。

一、機關事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作認識不深

主要表現在三個方面。一是不少機關事業學位的領導沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，沒有意識到做好檔案管理工作對單位發展的作用和影響。甚至一些領導撤銷檔案管理機構，更不用指望檔案能夠發揮它應有的憑證和參考的作用了。二是單位的檔案工作人員在主觀意識上就沒有形成一個嚴謹的對檔案進行合理規范管理的思想態度，加之領導不重視，缺乏工作的動力，管理意識和保密意識薄弱，工作懈怠，導致單位內部檔案管理混亂，對檔案的管理措施實施不到位，造成部分檔案的丟失和不完善，在某種程度上，嚴重影響了單位的發展。三是單位內部各部門的員工對檔案工作沒有清晰的認識。認為檔案工作是檔案人員的事情，在工作中缺乏文件歸檔保存的意識，辦理完畢的文件不注重保存，直接導致檔案工作人員在收集整理文件時不齊全和不完整，使得收集到的檔案資源無法有效地提供利用。

（二）檔案專業人才匱乏

社會發展離不開人才，尤其是專業優秀的人才更是不可或缺的。檔案管理作為一項專業的、復雜的工作，必須要有專業的人才才能夠勝任。檔案工作者的業務水平，直接決定了單位檔案管理的質量和效率。由于機關事業單位是定編定崗，編制緊張，使得配備兼職檔案員成了一個普遍的現象。兼職檔案員在單位中身兼數職，事務繁多，有的檔案員感覺進了檔案室就像被打入了“冷宮”，不會有再大的發展。有的是單位新入職員工，不能馬上擔當重任，被領導派到檔案室去熟悉單位工作環境，也有的單位通過招聘臨時整檔人員的方式來應對檔案管理工作的需要。極少有檔案員是專業科班出身，筆者并非強調只有專業科班出身就能做好檔案工作，而是說很多檔案員在進檔案室之前，對于檔案的了解和認識是“0”基礎，只能靠前一任檔案員口頭簡單介紹。這就導致檔案人員流動太過頻繁，檔案工作交接不及時，不到位，不全面，檔案業務知識和業務技能無法得到有效傳承。專業人員不足的現狀，導致這些人員在繁雜而專業的檔案工作面前力不從心，錯誤百出。同時，即使有配備專職檔案員的單位，也有因檔案員工作態度不好而影響了檔案工作的實效。

（三）檔案經費投入少，軟硬件設備落后

機關事業單位的檔案管理工作是一項復雜的涉及多個部門的工作。健全的基礎設施、充足的資金投入是做好這項工作必不可少的條件。而當前，很多單位暫且不說高大上的現代化管理的軟硬件設施投入，就連最基本的檔案庫房也是為了應對檔案行政管理部門的檢查臨時騰挪出來的。有的單位有檔案庫房，不僅面積小，還在空地上堆放其它物品，檔案庫房已然成了雜物庫房。檔案基礎設施不完善，庫房建設不規范，檔案保管條件差，對溫濕度不能有效控制，使得紙質檔案材料發生霉變、損毀現象，威脅著檔案的安全。

（四）缺乏規范有效的檔案管理和利用制度

規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。我們做任何事、任何工作都要遵循一定的道德規范或規章制度，然而目前部分機關事業單位檔案管理制度還不健全，甚至漏洞百出，缺乏相應的權力制約機制。也有的單位規章制度不少，看起來也很全面，但是缺乏足夠的執行力，再好的規章制度，沒有了嚴格的執行力，也就成了一句空話。

（五）基礎環節工作薄弱

縱觀檔案管理工作，一般我們將其劃為8個環節，即檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計。這8個環節，都貫穿著社會需要和提供利用工作的要求；同時，前面諸環節又都直接影響著提供利用。對檔案管理的基礎工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有價值的材料沒能進入到檔案室保管而造成遺失；檔案價值鑒定不到位，使得很多沒有保存價值的材料進入了檔案室，增加了庫房壓力，加大了工作人員的工作量，到了保管期限可以銷毀的材料，由于種種原因，不銷毀，也使得保管矛盾越來越突出，等等。檔案管理的基礎環節工作薄弱是影響檔案管理工作質量的一個重要因素。

（六）信息化水平低

隨著科學技術的發展，各級政府開始使用信息化辦公系統，大大提高了工作效率，而且無紙化辦公也不再是一個夢。雖然目前也有不少機關事業單位的檔案管理工作轉向了信息化，但是也僅僅是實現利用軟件來進行檔案的錄入、排序和檢索，還未能實現資源共享，導致檔案資料的利用率低，沒有完全發揮出應的功能。

（七）對現有檔案資源的開發和利用程度不夠。

檔案的收集、整理、保管是手段，檔案信息資源的開發利用才是最終的目的。鑒于前面筆者所羅列的一些現狀，使得檔案信息資源的開發缺少必要的條件，如人員素質水平、經費投入等等，那當然是不能夠做好的。影響檔案信息資源開發還有一個重要的因素，那就是單位內部的檔案管理人員對檔案沒有一個全面的認識，他們只單純地認為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時能夠很容易地找到就可以了，其實不然，檔案對單位內部進行決策時有著非常重要的指導作用，能夠讓領導層對單位過去的發展進行分析總結，然后對未來提出一些有建設性的意見，所以，對檔案資源的開發和利用有著十分重大的現實意義。目前，許多事業單位的內部管理人員還沒有意識到這一點，對現有檔案資源的開發和利用程度不夠，嚴重制約了單位的未來發展。

二、提高機關事業單位檔案管理工作的對策

（一）提高對檔案管理工作的認識

機關事業單位檔案管理工作要想取得較高的水平，就需要單位領導和檔案管理人員對這項工作提起足夠的重視，改變那種把檔案管理工作當做可有可無的輔助性工作的認識。一是檔案工作者自身要通過學習、參加培訓等等方式，改變自身對于檔案管理工作的偏見，如果連檔案管理者自身都不重視檔案管理工作，又怎能期望得到領導的認同和支持呢？二是檔案工作者要多多向領導宣傳檔案管理工作的重要性。因為很多時候，并非領導不重視檔案管理工作，而是領導不了解情況。檔案工作者多向領導匯報有關檔案的內容、案例、工作，讓領導意識到原來檔案管理工作是這樣一種專業性的工作，重要性的工作，慢慢地就會提高對檔案工作的重視程度。三是領導應明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，把檔案管理工作列入到單位發展規劃中，列入到日常工作計劃中，并制訂相應的考核獎懲制度。

（二）提高檔案管理人員專業素質

要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理工作人員的專業素質必須有所提升。要保障檔案管理工作人員有較高的專業能力，筆者認為可以從以下兩個方面入手：

一是在檔案管理工作人員的招聘上，設置相應的任職條件，包括專業的檔案管理知識以及強烈的職業認同感和責任心，也就是相應提高任職的門檻。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，并不是無任何基礎條件的人員就能夠勝任的。

二是在部門工作開展的過程中，要加強并有針對性地對檔案管理工作人員進行培訓。包括綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來完成自己的工作。

三是促進檔案管理工作人員基本職業道德的養成。檔案管理工作不僅是一項專業性的工作，還是一項保密性的、政治性的工作。良好的職業道德操守，于公于私都是很必要的。要認識到檔案管理工作對一個單位發展的影響，在工作中做到公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數據，多方面分析數據，力求把自己的工作越做越好。

（三）加強資金投入，完善基礎設施

落實檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質上的保障，即資金支持。要不斷完善基礎設施建設，保障檔案資源存放科學，安全、有序。首先，要設置專門的檔案室，使檔案資源有地方放置；其次要有必要的檔案管理現代化的設施設備，使檔案資源安全保管，減少檔案丟失、損毀的風險

（四）建立和完善檔案管理制度

“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要實現有效的管理，必須首先建章立制。

對于檔案管理人員來說，就是要建立合理的檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導負責人，明確檔案管理人員的的崗位職責和范圍，建立有效的信息溝通渠道，同時建立完善的工作監督制度，以及時有效地堵住檔案管理工作漏洞。最后還要建立檔案人員合理的激勵機制，提高檔案管理工作人員的工作積極性和對檔案事業的職業認同感。

對于檔案信息資源來說，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明確檔案保管期限的劃分和歸檔制度。同時要建立起清楚明晰的檔案借閱、登記、統計制度，詳細記錄檔案的使用情況，及時查找遺失缺漏。

（五）加強信息化在檔案管理中的應用

現代社會，信息化和互聯網技術對我們的工作、生活影響越來越大。在這樣一個信息大爆炸的時代，檔案管理工作要跟上時代的步伐，將先進的計算機技術和互聯網技術應到到現代檔案管理工作中。一是通過配備信息設備和技術手段，對已有的檔案資源進行整理，以提高查全率和查準率，提高工作效率；二是通過對檔案信息資源的數字化，實現提高檔案資源利用頻率，更好應對檔案實體的自然損壞和自然災害；三是通過對檔案信息資源管理的網絡化，實現網絡借閱、異地借閱和信息共享。

（六）加強檔案信息資源的開發利用

檔案工作的最終目的就是為了開發利用。一是要豐富并改善檔案信息資源結構，建立檔案信息資源保障體系。加強檔案接收和征集工作，擴大檔案接收范圍和征集門類，加強檢索工具體系建設；二是轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用的服務范圍，樹立主動服務觀念、開放觀念、競爭觀念、協作觀念和市場觀念；三是靈活多樣，借助新媒體做好檔案宣傳工作，由被動借閱查詢向主動推送服務轉變；四是完善檔案的政策法規建設，修改與時代不適應的利用限制，擴大檔案利用開放范圍，改善檔案利用環境，為檔案開發利用工作提供強有力的法律保障。

（作者單位：滄州市新華區水務局）