“五位一體”機制在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的應(yīng)用

張麗

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項目的重要組成部分，是工程建設(shè)管理過程的真實記錄，也是公司重要的國有資產(chǎn)。國家電網(wǎng)公司推進(jìn)職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核“五位一體”協(xié)同機制建設(shè)，促使電網(wǎng)建設(shè)項目檔案在規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收全過程中做到齊全、完整、準(zhǔn)確，使檔案管理與電網(wǎng)建設(shè)管理相互的配合協(xié)調(diào)加強，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理流程得以固化，提升檔案管理工作效率和管理水平，為電網(wǎng)建設(shè)項目提供有利的檔案依據(jù)，并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、實行“五位一體”應(yīng)用前檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔過程監(jiān)管缺位

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作要與項目建設(shè)同步進(jìn)行，項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交要與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步進(jìn)行。受傳統(tǒng)機制、慣性思維及工作習(xí)慣等因素影響，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設(shè)計、監(jiān)理等部門在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的交叉檔案，由于職責(zé)分工不規(guī)范，無人收集和整理，項目檔案歸檔過程中監(jiān)督部門不檢查檔案的完整和準(zhǔn)確，造成監(jiān)管缺位，出現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案丟失，歸檔的質(zhì)量不規(guī)范，檔案不齊全、不完整。

2.電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔前指導(dǎo)監(jiān)督不到位

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案在勘察設(shè)計、施工過程及竣工驗收整個過程產(chǎn)生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對建設(shè)項目施工程度和進(jìn)度不了解，檔案歸檔前的指導(dǎo)工作做不到位，造成檔案收集材料不及時，工作積級性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問題直接影響和制約了電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔。

3.電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔文件材料不規(guī)范

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔文件材料環(huán)節(jié)做的不規(guī)范，沒有做到非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢語譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)，具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，沒有完全做到制作紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時歸檔。

二、推動“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進(jìn)一步完善電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理體系

（1）電網(wǎng)建設(shè)項目檔案實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級管理體系，遵循“誰形成，誰負(fù)責(zé)”，“誰生成，誰整理”的原則，完成各自職責(zé)范圍項目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項目檔案管理組織機構(gòu)，明確管理職責(zé)，統(tǒng)一要求，將項目檔案工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制中，采取有效措施，抓好組織落實，按照項目文件形成的先后順序和項目建設(shè)階段性完成情況，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔過程管控

進(jìn)行職責(zé)范圍內(nèi)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案全過程管控。電網(wǎng)建設(shè)前期材料由前期人員進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項目設(shè)計文件及概預(yù)算由設(shè)計單位進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項目施工文件由施工單位進(jìn)行收集整理組卷；電網(wǎng)建設(shè)項目竣工驗收過程中形成的文件材料由建設(shè)管理部門組織、協(xié)調(diào)收集整理組卷工作，并負(fù)責(zé)檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負(fù)責(zé)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，負(fù)責(zé)組織、協(xié)助組織或參加重大建設(shè)項目檔案竣工驗收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。深化電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔過程管控，使電網(wǎng)建設(shè)項目檔案形成的各個環(huán)節(jié)管理，監(jiān)督、指導(dǎo)到位，保證項目檔案在歸檔達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求（見圖一）。

3.嚴(yán)格審核電網(wǎng)建設(shè)項目檔案歸檔質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理員嚴(yán)格按照項目檔案歸檔質(zhì)量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；書寫字跡應(yīng)符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料書寫、繪制；歸檔的項目文件應(yīng)為原件、正本；各種原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書、出廠試驗報告、復(fù)測報告齊全完整；項目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上進(jìn)行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設(shè)計院移交的電子版竣工圖應(yīng)為PDF或GWF格式；電子文件整理時應(yīng)寫明電子文件的載體類型，載體上標(biāo)簽應(yīng)注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等，在移交紙質(zhì)文件的同時應(yīng)移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)等。

4.加強培訓(xùn)，促進(jìn)“五位一體”常態(tài)運轉(zhuǎn)

（1）開展電網(wǎng)建設(shè)項目檔案專業(yè)培訓(xùn)，全面掌握檔案的相關(guān)理論知識，現(xiàn)場指導(dǎo)參建單位專兼職檔案員進(jìn)行收集、分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專兼職檔案員集中培訓(xùn)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提升項目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項目檔案的歸檔時間，促進(jìn)項目檔案歸檔的常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》《電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子，分發(fā)給公司兼職檔案員及項目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢職責(zé)內(nèi)容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規(guī)則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項目檔案材料過程中達(dá)到收集齊全、分類準(zhǔn)確、編目正確、排序合理等要求。

三、應(yīng)用“五位一體”檔案管理實例分析

實例一：電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的歸檔作用是為企業(yè)的發(fā)展及時提供信息，為公司安全生產(chǎn)建設(shè)提供有效依據(jù)。邯鄲地區(qū)的邯鋼企業(yè)升級建設(shè)了一個邯鋼新區(qū)，邯鋼新區(qū)的負(fù)荷將達(dá)400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿足邯鋼新區(qū)用電需求，直接影響用戶的安全用電，國網(wǎng)邯鄲供電公司決定對220kV夏莊站進(jìn)行整站改造重建。改造重建需要依據(jù)原設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)，由于原設(shè)備處在運行狀態(tài)，很多勘察設(shè)計工作無法在帶電情況下進(jìn)行，而將設(shè)備實施停電將影響鋼鐵企業(yè)供電可靠性。為保證項目前期設(shè)計勘察的安全性、可研報告的準(zhǔn)確性，各部門技術(shù)人員到公司檔案室對相關(guān)數(shù)據(jù)和依據(jù)進(jìn)行借查閱，由于檔案實施“五位一體”的深化應(yīng)用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設(shè)計周期，節(jié)約了工程費用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

實例二：印制小冊子發(fā)揮學(xué)習(xí)作用，提高檔案管理水平。

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案專業(yè)性強、收集整理歸檔過程繁雜多變，在理論知識常規(guī)培訓(xùn)和實際操作基礎(chǔ)上，為便于專業(yè)管理人員加強職責(zé)和流程的認(rèn)識，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》、《電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子做為培訓(xùn)教材，發(fā)放給公司兼職檔案員和項目參建單位，做為隨身工具，有利于專業(yè)管理人員的快速記憶，提高培訓(xùn)效率。也可用于自學(xué)和培訓(xùn)后的定期復(fù)習(xí)，便于對專業(yè)工作內(nèi)容的系統(tǒng)了解和對具體的工作業(yè)務(wù)的全面掌握，解決了實際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專業(yè)管理人員翻閱小冊子，即可迅速查閱相關(guān)管理工作的職責(zé)、整理、歸檔及流程等內(nèi)容要求，確保項目檔案順利、高效的規(guī)范性歸檔。特別是對新上崗人員能夠很快進(jìn)入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導(dǎo)作用。

實例三：電網(wǎng)建設(shè)項目檔案編制規(guī)范，為創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅實基礎(chǔ)。

《國家電網(wǎng)公司輸變電工程優(yōu)質(zhì)工程評定管理辦法》是以工程項目為對象進(jìn)行的輸變電工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容之一是檔案管理。近幾年國家電網(wǎng)公司進(jìn)行了輸變電優(yōu)質(zhì)工程評定，國網(wǎng)邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴建工作中，推進(jìn)“五位一體”管理機制，對驗收的項目檔案進(jìn)行分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類準(zhǔn)確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內(nèi)目錄、備考表等規(guī)范編制，按照國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了自查和復(fù)查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴建三項工程均達(dá)到了國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)，被命名為國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程。項目檔案規(guī)范編制，為電網(wǎng)建設(shè)項目工程創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅實基礎(chǔ)。

四、應(yīng)用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實施“五位一體”，項目檔案歸檔管理規(guī)范為公司創(chuàng)造更高效益

通過電網(wǎng)建設(shè)項目工程管理部門的密切配合，組織實施“五位一體”，保持“五位一體”與實際工作的聯(lián)系，做到電網(wǎng)建設(shè)項目從立項、勘察、設(shè)計、施工、竣工、驗收的規(guī)范化流程管理，工程項目建設(shè)的每個階段都有執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證了項目檔案的歸檔管理，維護(hù)了項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。檔案歸檔管理規(guī)范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的保障。在近年農(nóng)網(wǎng)改造升級改造時，通過檔案信息管理系統(tǒng)為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線路工程的技術(shù)記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農(nóng)網(wǎng)改造的進(jìn)度，為工程規(guī)劃設(shè)計提供齊全完整的文件，為新型農(nóng)村電網(wǎng)的安全供電提供了保障，為社會創(chuàng)造了不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2.完善了項目檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設(shè)水平

按照《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》要求，通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，公司檔案管理員及時掌握工程進(jìn)度，并通過工程進(jìn)度產(chǎn)生的項目檔案的錄入、掛接，實時審核檢查檔案分類的準(zhǔn)確性，整理的規(guī)范性，電子檔案的全息化管理等問題，及時通知參建單位限時進(jìn)行修改，把握了項目檔案完成時間和歸檔時間，使檔案歸檔管理更加規(guī)范。項目檔案信息管理系統(tǒng)的完善，提高了檔案信息化建設(shè)，加快了檔案數(shù)字化管理，改變了項目檔案的借閱方式，由原來人工檔案庫房翻閱查找，現(xiàn)變?yōu)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)電子檔案的借、查、閱工作，大大縮短了檔案檢索時間，加大了檔案利用效果，提高了員工工作效率，從2013年的檔案借閱2246件，到2015年的5667件，項目檔案借閱率提高了56%。統(tǒng)計近三年的數(shù)據(jù)極大反映了國網(wǎng)邯鄲供電公司的檔案信息化建設(shè)水平的提高（見圖二）。

（作者單位：國網(wǎng)河北省電力公司邯鄲供電分公司 ）