檔案管理存在的問題及對策

高華

【摘 要】 隨著當前工程設計公司全面推行與國際化接軌的管理和經營理念。檔案管理工作的重要性日益突出。檔案作為一種職業載體，承載著歷史，記錄著現實，延續著未來，接力著記憶。在新形勢下，如何改進檔案管理中存在的問題，提出對策。才能更有效地為企業提供強有力的支持。

【關鍵詞】 檔案管理 問題 對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，作為對企業的歷史記載，可以說檔案管理工作是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達不竭的動力。隨著我國改革開放深入和國力增強，以技術輸出為主的國外工程項目日漸增加。作為工程項目的重要組成部分，檔案管理工作的重要性越來越突出 。針對海外工程檔案管理工作現狀，深入剖析當前檔案管理存在的問題，提出解決良策，以便更好的服務于企業的中心工作，助力企業“二次創業”再上新臺階。

檔案管理工作中存在的問題

一是思想觀念上存在傳統意識。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識 都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付利用就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒。只有解放思想、更新觀念、大膽嘗試，才能在探索中前進，在創新中發展。

二是檔案管理無法完全與現代電子信息技術對接。目前，檔案管理基本上建立了信息系統，但是文件處理和檔案管理在傳送過程中仍然存在著問題，與企業二次創業的大背景不相符合。檔案管理工作滯后、被動的現實下，孤立的檔案信息化無法發揮自身擁有的資源的作用，效率難以提升。

三是檔案工作管理模式存在問題。隨著信息化的發展，檔案工作中一些傳統的做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新改進。其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新，立卷制度上的更新，工作手段上的改進。

雖然目前大多檔案部門已將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的錄入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面應用較少，導致開發和利用檔案資源的程度還不夠深入。

四是檔案工作缺乏互聯網思維。當今社會，是一個信息爆炸的時代，互聯網思維已經成為信息社會的基本特征。如何將互聯網思維引入傳統的檔案管理領域，讓沉睡的檔案活起來，實現檔案管理者從保管者向開發者的過渡，讓檔案資源在分級的不同保密范圍得到共享，并逐步開發檔案管理大數據，為企業發展提供戰略支撐，將是今后要面對的新課題。

檔案管理工作中的對策

一是更新理念。樹立全局思想，順應公司發展潮流的大方向，必須充分利用檔案資源，在支持企業“二次創業”的大背景下，以做好自己本職工作為前提，解放思想，增加信息交流，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。一定要克服盲目追求“大而全”“小而全”，以“藏”為主，重藏輕用，被動服務，封閉自導。這些傳統的管理方式，勢必造成檔案資源的極大浪費。

觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想指導，是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立“三化”管理意識，即檔案管理必須知識化、信息化、社會化。我們要把這“三化”作為創新檔案管理工作的目標。本著“以人為本，服務至上”的理念，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

二是人才培養創新。也就是人才資源的創新，要樹立人才資源是第一資源的思想。針對檔案專業人員成長和工作特點，要努力營造尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，不斷提高檔案管理人才培訓的質量，提升現職檔案人員的文化程度和專業水平，切實增強檔案管理人員運用專業解決實際的能力。檔案管理工作是一項系統工作，工作人員要注重自身專業水平的提高，要多方面的學習科學理論和知識來作為業務基礎。為此，企業應加大力度為員工提供相應的知識獲取渠道，比如定期派員參加國家級及集團級檔案知識培訓、到先進單位觀摩學習等。使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的企業提供有利的資源。

三是服務創新。在信息化時代，檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，就是要樹立信息服務理念。隨著各行業、系統開發的檔案管理系統的不斷應用和完善，集成了量大質優的電子文件信息資源。隨著信息系統種類、載體、介質等越來越多，對信息服務的要求也就更多、更廣。因此，檔案管理人員必須樹立信息服務理念，才能充分發揮存量信息的應有作用。

要積極參與項目管理和信息中心自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設；認真解決檔案現代化管理與項目自動化管理的銜接，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，主動把檔案工作與企業中心工作結合起來。

建立企業檔案網頁，利用網站積極宣傳國家、行業和企業的相關政策和信息，為用戶提供更多更好的服務。

四是健全規章制度。有效的制度是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。如：（1） 規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合企業特點和檔案管理實際，以適應企業檔案管理的需要。對檔案工作實行統籌規劃、宏觀管理。要擬定檔案管理工作的方針、政策法規和規章制度；嚴格要求在職人員；定期做好工作人員培訓工作。（2） 規章制度簡明實用、具有可操作性以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。如：《電子文件管理辦法》中，要制定電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發送程序和發文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

《文書檔案歸檔文件整理細則》，要對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程等。

小結：隨著企業“二次創業”的深入發展，檔案管理只有從檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索全過程地不斷創新，跟進經濟發展的新步伐，探究檔案管理工作的新模式、新道路，才能保持不斷進步，從而適應企業發展的要求，符合行業建設國際化能源公司的現實需要。