文書檔案管理中存在的問題及對策

范君梅

摘 要：文書檔案管理對單位的發展起著重要的作用，能夠體現出一個單位的檔案管理水平，因此就需要提高文書檔案管理的水平，讓管理實現規范化和標準化。在實際的文書檔案管理中，還存在一些問題，影響了管理的水平，需要積極地找出應對策略，提高文書檔案管理水平，讓單位更好地發展。該文分析了文書檔案管理中的問題和對策。

關鍵詞：文書檔案管理 、存在問題 對策

文書檔案管理工作內容涉及多個方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、利用等，這其中包含的內容非常多，只有保證文書檔案管理的水平才能讓單位更好地發展，因此需要對管理中的問題進行分析，并找出有效的解決策略。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書和檔案工作二者之間既有聯系又有區別，各有分工又相互統一。在實際工作中，二者應該配合好，形成分體式的管理體系。在實際管理中，文書和檔案采用的是分塊管理的制度，但是其卻在一定程度上使得文書和檔案工作有距離[1]。文書人員在工作中缺乏強烈的檔案意識，檔案人員通常也不會考慮文秘的工作，這就導致文書和檔案之間的銜接出現了問題，當前在銜接主體上，就是公文的格式和處理辦法上還不夠規范，存在很多不足。

1.2 檔案員素質偏低

一些檔案管理員并沒有經過專業的檔案培訓，在對檔案的處理上缺乏專業知識，如分類、立卷等，管理員存在素質較低的問題，無法滿足當前檔案培訓工作的需求。還有一些檔案管理者雖然有上崗證，但是卻沒有進行繼續教育，覺得自己對這方面的知識有一些了解就可以，沒有及時地更新知識體系，限制了檔案管理的發展。計算機網絡發展迅速，在文書檔案中也得到了應用，使用微機進行管理也是必然的[2]。檔案員需要加強相關知識和技能的培訓，實現管理工作規范化和標準化。

1.3 領導重視不夠

我國的文書檔案管理工作發展時間較晚，在企業行政管理中也是最近幾年才加入的，很多員工對于這方面都缺乏全面、正確的認識，在實際工作中就會出現管理不規范的問題[3]。一些企事業單位在這方面雖然也有投入，但是具體的效果并不好，這是因為企業工作中缺乏科學、合理、有效的計劃和流程，浪費了不必要的人力、物力以及財力。

2 文書檔案管理中問題的解決策略

2.1 注重文書工作與檔案工作之間銜接的規范化

在文書檔案管理的過程中，要注重文件和檔案的質量，二者之間具有緊密的聯系，因此要讓文書和檔案工作實現規范化銜接，確保文書檔案的質量[4]。在實踐中，需要提高對文書檔案管理的重視程度，認識到其重要性，保證文書材料能夠進行正確歸檔、立卷等，實現文書工作和檔案工作相統一。比如在審核文件材料時，要嚴格地檢查紙張，包括大小、文體以及格式等，確保其規范、標準的，減少和避免文件材料中出現亂涂亂改、字跡不清晰等問題。要想提高管理的水平就需要保證文書檔案工作的完整性和價值，這就需要相關人員能夠做好材料收集的工作，準確發放文件，按照相關的要求進行檔案的登記和補充。

2.2 加強各部門的互動，有序開展文書檔案工作

只有確保實現文書檔案的有效收集，才能最大化地對其進行利用，保證檔案的質量，這就需要各部門能夠加強彼此之間的互動，文書檔案管理人員需要主動地去了解每個部門的信息，能夠及時地掌握材料，讓文書檔案管理工作水平不斷提高[5]。另外，文書檔案工作需要保證有秩序地開展，就需要滿足單位未來發展的需要，結合單位的發展方向和目標，保證為單位的決策提供有效的參考，實現文書檔案管理工作的現代化發展。

2.3 建立完善管理機制，提高文書檔案管理效用

當前我國的市場經濟體制正在不斷地優化，要想保證文書管理工作能夠順利地進行，就需要有完善的管理機制，因此應該建立健全的管理機制為具體的工作提供標準和指導。這就需要將相關程序和規定盡可能地細化，保證實現較強的操作性和實用性，滿足當前發展的需求，真正發揮出監督和約束的作用。比如簽發公文時，需要按照相關的公文簽發條例，確保文件的有效發放，在經過復審和核對的程序后再送到相關部門。在檢查時發現要修改的文件，就需要依照相關程序進行復審，在字體字號、裝訂要求等方面要嚴格檢查，實現規范化的管理，進而提高管理的整體水平。可以看出，要想確保管理工作的質量，就需要注重發文稿紙、文件處理單等，確保內容要滿足簡單、準確和扼要的要求，提高文件發放范圍的合理性，控制好文件的數量[6]。

2.4 加強文書檔案管理人員培訓，提升綜合水平

要保證管理工作能夠順利地進行，就需要加強管理人員的隊伍建設，對他們進行培養，強化他們文書檔案管理工作和學習新型管理理念，提高他們的綜合水平，保證管理工作的質量，對于新員工，單位應該要對他們進行系統性的崗前培訓，讓所有員工能夠持證上崗。具體來說，首先需要注重文書檔案的收集工作，在收集中要嚴格檢查文字的規范性、字跡等內容，檢查合格后，才能進行下一步，對文件進行分類，對文書檔案進行組卷、整理和利用等。其次要實現文書和檔案管理工作的統一，需要認真核對相關內容，包括文號編發、發文范圍、標題制作、主題詞標示、附件、標題文字等，核對之后需要按照相關的程序對文件進行登記、立卷和傳閱等，實現正確歸檔[7]。最后，就是要重視目錄編號的科學性，這是為了能夠更方便的查閱文書檔案。將計算機技術應用到管理中，文書檔案的目錄、檢索條件等需要有明確規定，這可以有效地提高文書檔案的利用率。在信息時代的背景下，管理人員也需要不斷提高自身綜合技能，保證對網絡系統進行優化和完善，堅持優化文書檔案結構，讓管理的水平能夠不斷地提高。

2.5 加強對文書檔案管理的重視

一些單位的領導對文書檔案管理工作缺乏足夠的重視，使得管理工作受到限制，因此要想改變這一問題，提高管理水平，就需要提高對其的重視程度，只有思想得到改變，行動才會改變。單位領導應該全面認識到文書檔案管理的價值，加強重視程度[8]。比如要實現檔案業務“用”的要求，就需要使用多種檢索方式，實現快速檢索檔案目錄，在借閱請求通過的情況下，需要提供全文查閱或下載服務。

2.6 提高電子檔案保存的安全性

在文書檔案管理工作中應用計算機，有效地提高了工作的效率，節省很多時間，但是在保存檔案時也需要注重安全問題，要加強安全保障體系的建設力度，制定信息安全制度，和相應的安全保護措施，比如在電腦中安裝防火墻，以提高信息保存的安全性。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理水平體現出單位的檔管理水平，關系到單位的發展，這就需要領導能夠正確、全面地認識到其價值，加強對管理工作的重視程度，實現檔案資料的完整性，體現其實用價值，提高文書檔案管理工作的質量。這就需要各單位能夠結合自身的實際情況，對文書檔案管理的需求，注重有效的文書檔案收集，不斷完善管理規章制度，為檔案管理人員提供培訓，提高他們的專業水平和綜合技能，在文書工作與檔案工作上實現有效的銜接，保證文書檔案能夠得到最大化的利用，讓單位能夠更好地發展。

參考文獻

[1]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].東方企業文化，2014（14）：97，100.

[2]譚祿.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2014（19）：245.

[3]盧思宇，趙蘭鳳.新時期文書檔案管理存在的問題及對策[J].林區教學，2015（5）：117-118.

[4]楊永翠.淺析高校文書檔案工作存在的問題及其對策[J].檔案，2015（9）：59-60.

[5]李佳琳.優化文書處理，實施現代化檔案管理[J].現代經濟信息，2012（13）：246.

[6]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展，2008（1）：91.

[7]劉延玲，李春竹.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（S1）：218.

[8]俞錦福.淺談文書檔案管理中存在的問題及對策[J].人力資源管理，2013（11）：202.