淺析人力資源檔案管理的信息化建設

林琳

摘 要：人力資源檔案的信息化主要是為了適應社會發展的需要而產生的，同時也是實現人力資源檔案資源為社會服務的重要途徑。因此，人力資源檔案管理部門應該順應人力資源檔案信息化的發展趨勢，對檔案管理的相關機制進行改進和完善。文章主要對人力資源檔案管理信息化建設存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：信息化建設；問題；解決措施

人力資源檔案信息是全面反映人才能力水平的重要資料，人力資源檔案信息化建設對企事業單位人力資源管理具有重要意義。在信息時代，做好人力資源檔案信息數字化保存極為重要，為做好人力資源檔案管理，企業人員不僅需要規范化的檔案管理實體，還需要先進的信息技術和現代化辦公設備。隨著各個領域的高速發展，計算機以成為一種廣泛使用的工具，為各領域事務的順利開展提供了高效的信息支持和服務。

一、人力資源檔案信息化管理現狀與問題分析

人力資源檔案精確地記錄了人才的成長，是人才信息的存儲載體。通過人力資源檔案，企事業單位可以全面清晰考察并了解人才。人力資源檔案是人事管理必不可少的資料。目前，現代化信息技術手段的廣泛普及應用為人力資源檔案信息數字化管理帶來了新的契機。人力資源檔案信息化能否順利開展的前體條件是人力資源檔案信息化建設。但是，企業在開展人力資源檔案管理信息化建設中還存在一些問題：

（一）人力資源檔案管理任務量大、設備不足

在目前的人力資源檔案管理中，管理任務量增加，但硬件設備不齊全。2008年，國務院機構進行改革，原勞動部、原人事部、社會保障部合并組建，形成社會保障部、人力資源部，且此后各地方相繼合并兩部分，逐漸擴大業務范圍，甚至一些地方直接將兩部門合并，整合交叉業務，檔案管理工作量增加。同時，大中專畢業生檔案、解除勞動合同的職工檔案等進入人力資源部，需要管理的檔案信息繁多。此外，人力資源檔案管理的檔案館、設備等硬件設施不齊全，一些企業單位并且缺乏專門的檔案管理室，檔案管理流于形式，紙質檔案得不到保護，且傳統的人工管理不能滿足檔案管理需求，管理不便，管理效率低[1]。

（二）檔案管理信息化與檔案資料數字化之間的區別

檔案管理信息化主要是以信息技術為主導，依托信息人才，將信息資源作為核心內容。檔案信息化的發展需要一定的過程，在實現的過程中需要工作人員的積極參與，充分利用計算機技術等先進手段。但是在檔案信息化的發展過程中，人們經常有一個誤區，就是將檔案管理的信息化等同于檔案資料的數字化，兩者還是有區別的，數字化只是信息化中的一項內容。

（三）缺乏人力資源檔案信息化管理的高技術人才

目前，大部分企事業單位都缺乏專業的人力資源檔案信息化建設人員，大多數都是在兼職工作。這種現狀導致人力資源檔案管理水平低，而且兼職的檔案管理人員很難將自己的時間和精力都投到人力資源檔案信息化建設中。有些單位負責檔案管理的人員缺乏檔案管理專業知識，不能熟練掌握人力資源檔案管理的基本技能，甚至有些檔案管理人員不能熟練使用現代化信息管理儀器如電腦、掃描儀、復印機等設備，更談不上運用各種應用軟件完成人力資源檔案信息化建設各項工作[2]。

二、人力資源檔案管理信息化建設問題的解決措施

（一）配置統一的軟硬件設施

建設人力資源檔案管理信息化，加強檔案管理信息化，企業應建設統一的硬軟件配備，并加大軟件開發投入力度，建立先進高效的檔案管理系統、數字化設施，建立人力資源信息數據庫，實現檔案的無紙化管理、自動轉化、存儲、檢索等。利用專門的、先進的人力資源檔案管理軟件，在數據庫中輸入人力資源信息，制作電子卡片，形成電子檔案，信息化操作檔案收集、利用，從而便于信息查詢、流轉，打破地域限制，滿足人才流動需求。

（二）提高人力資源檔案管理人員的素質

人才在人力資源檔案管理信息化建設中，人是最關鍵的因素，需擁有懂檔案業務，又懂計算機專業的“兩棲人才”。檔案管理員要具備數字和邏輯思維能力，會操作現代化辦公設備，熟練使用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案等，同時應有一定的語言文字功底，懂得檔案主題標引方法和原則，會分類、查找和重新發現信息，理解各部門信息需求。檔案管理工作要積極引進專業人才并且要加強對管理人員的培訓使其能夠更好的進行檔案管理。要通過檔案專業知識繼續教育捉使檔案管理人員不斷地更新業務知識提高業務能力和管理水平做好人力資源檔案的管理工作。

（三）完善組織領導體系

隨著科學技術的發展，企業應該做到人力資源檔案管理信息意識的提高，這要求企業具有完善的組織領導體系。首先，檔案法律是應該成為檔案管理意識的重要守則；其次，檔案思想和意識的成立是在企業領導的重視之下進行的。通過電話會議或者視頻會議，或者單獨的約見，亦或者是經過現場的指導等各種方式，使自己起到帶頭模范的作用。引導手下的員工形成人力資源檔案管理意識，并能夠影響他們自發地了解信息技術時代的科學技術。

三、結語

隨著時代的發展，信息技術的應用越來越普遍，只有將先進的網絡技術與信息技術應用到人力資源檔案管理中，提升人力資源檔案管理的現代化水平，才能促進企業現代化的發展。因此，企業應強化人力資源檔案管理的信息化建設，提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]劉志國.信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程，2015，02：150-151.

[2]陳靜.淺談人力資源檔案管理的信息化建設[J].勞動保障世界，2015，11：11-12.