關于國企辦公室工作管理的精細化探討

黎學文

摘要：本文對國有企業辦公室的職能以及管理現狀進行說明，提出精細化管理的必要性，并針對國有企業辦公室工作特點，討論了精細化管理的具體措施，最后總結精細化管理應注意的問題，希望本文能夠為國企辦公室工作管理的發展提供幫助。

關鍵詞：國企 辦公室工作；管理精細化

國有企業是我國經濟發展的中流砥柱，國有企業的發展不僅代表著我國企業發展的狀態，還影響著我國企業管理的發展方向。在國企業的組織結構中，辦公室作為一個特殊的存在，發揮著協調工作和處理各種雜務的作用。這一部分是大多數國有企業特有的，但是在現代管理學中，辦公室的工作職責和存在價值備受爭議，也是在國有企業管理改革中最值得進行討論的一部分。

一、國有企業辦公室工作管理概述

（一）國有企業辦公室工作管理

辦公室在整個國企的運行管理上有一定的邊緣化性質，和企業在業務和生產上質量標準還有很大差距，由此形成了管理體系中的盲區位置，從企業的實際運行模式中脫離。傳統辦公室中的職位很多，但是職責規定卻不明確，很容易形成工作交叉和空白的情況。崗位職能出現的問題也代表著辦公室人員責任感不高，直接導致一件事做成無限期的工作或是工作完成度極低。辦公室工作管理能夠體現國有企業整體管理的狀態，而對于大多數國有企業來說，辦公室工作因為其不可替代，但是又難以確定的特殊性，成為管理中的難題。

（二）國有企業辦公室工作管理精細化的必要性

精細化管理是現代管理學對管理方法方面進行研究而總結出來的管理方法，精細化管理的特征在于將工作者的崗位職責進行細節化的描述，將工作過程進行細節化的描述，通過細節的完成促進工作整體效率的提高。精細化管理正是因為對工作過程和職責進行了細節化的描述和管理，可以排除大量的資源浪費和職責不明的問題，有助于解決目前國有企業辦公室工作管理的難題，也能夠有效提高辦公室工作的效率，是有必要在國有企業中積極推行的。

二、辦公室工作管理精細化的具體措施

（一）建立和優化的辦公制度

精細化管理的第一個方法是將崗位職責進行細化，而國有企業辦公室的崗位職責存在著模糊不清、職責分配不明確的現象。要解決這一問題，需要從辦公室制度的建立和優化入手。即將各個工作崗位的職責和職能進行明確的分配，這既是提供工作效率的手段，也是為發揮職能最大化給予的基本權限。建立和優化辦公制度，首先要將辦公室成員的職業責任進行具體的區分，出具崗位說明書，根據崗位說明書，對每一位辦公室工作成員的工作內容進行細節性的解釋。在辦公室工作內容繁雜的情況下，對每一位工作人員對于工作內容的部署都需要有針對性的明確，并要求個人對工作的性質和作用進行一定程度的分析，同時為促進工作的開展提出合理意見和建議。

（二）推行信息化的工作方法

精細化辦公室工作管理，需要對工作的過程和工作方法進行推敲，傳統的國企辦公室工作多以人工為主要方法，這是突出辦公室成員重要性的一種方法，但是人工工作容易出現職責不明確的現象，并且會造成時間和精力的浪費，工作失誤比較難以控制。現代信息技術的發展給辦公室工作方法的創新開辟了新的途徑，國有企業應該大量引進信息化工作模式，改變辦公室以往人崗模糊、工作內容重疊的現象。具體措施是：將辦公室工作中可以使用信息技術完成的工作內容區分出來，針對這些內容制定信息化工作流程，使辦公室職員根據這一流程開展工作。管理者可以按照流程去分配工作，也可以按照工作內容分配給每一個職員，但是工作者都必須遵守信息化工作的流程。這樣一來，工作內容、工作方法和工作程序都明確、細化并且固定，辦公室工作中的諸多資源浪費、責任推諉的問題就可以解決，并且，工作效率也會明顯提升。

（三）實行辦公室工作監管

國企辦公室工作與企業內部各個部門都有關系，因此精細化管理也應該從辦公室與其他部門的關系入手進行處理，就是從企業的各個方面進行完善，國有企業部門多，辦公室與各個部門之間的往來，不由辦公室單獨決定，還要求其他部門的配合，這意味著，精細化的辦公室工作管理，需要企業高層對辦公室與其他部門之間的往來進行監管。提高企業自身的監管力度可以為工作的執行提供驅動力，也是為保障辦公室制度合理執行的保護防線。監督人員的信息是管理人員獲得工作反饋、人事調動、制度更新的基礎，因此其重要作用是毋庸置疑的。在監管人員的監督下，辦公室人員能夠更加準確地執行工作職能及義務，管理層也能完成有效的政令傳達和績效指標的數據統計，對企業整體的經營目標和經濟活動有很大的推動作用。

三、辦公室工作管理精細化應注意的問題

（一）重視管理思想的改變

國有企業辦公室工作的精細化管理，是以現代企業管理對崗位職責的明確要求為基礎的，而國有企業的管理思想發展緩慢，大多數管理者更重視企業文化的建設和企業內部關系的協調，因為有國家政策的支持和幫扶，對企業管理的現代化進程并不十分重視。而精細化管理要求管理者在管理思想方面發生徹底的轉變，從關注組織關系轉為關注組織效率，只有這樣，精細化管理才能順利實施。

（二）精兵簡政以提高管理效果

精細化管理對辦公室職員的工作責任和工作方法進行了細化，并要求工作者接受監督，這意味著，職業能力不足、不能勝任辦公室工作的職員能夠被明顯地區分出來，這些職員需要接受職業能力再培養，或者從組織離開，以免影響精細化管理的實施，使其他職員產生不公平的感覺。因此，國有企業有必要在精細化管理的實施過程中，對辦公室精兵減政，以確保精細化管理的效果能夠展現出來。

四、結語

綜上所述，國有企業辦公室是組織中比較特殊的部門，這一部門的工作效率和具體工作職責，可以通過精細化管理的方式突出出來，管理者需要對辦公室進行管理制度的優化、采用信息化的工作方法并對辦公室工作行為進行監督，只有這樣，精細化管理才能完整地推行開來，辦公室在國有企業中的作用才能得以發揮。

參考文獻：

[1]師潔.國企辦公室工作管理的精細化研究[J].科技資訊，2016（08）：117-118.

[2]劉鈺.國企辦公室工作管理的精細化分析[J].辦公室業務，2017（01）：125-126.

[3]霍濤.關于國企辦公室工作管理的精細化研究[J].管理觀察，2013（11）：115-116.

[4]王春華.辦公室工作精細化管理的難點與對策[J].秘書之友，2016（05）：102-103.