淺析檔案信息化管理面臨的問題及對策

摘 要：檔案信息化管理是社會發(fā)展的需求，其具有傳統(tǒng)管理方式無法比擬的優(yōu)勢，但是在實施檔案信息化管理的過程中，也會面臨著很多問題。本文先對檔案信息化管理中面臨的問題進行簡單分析，然后提出一些行之有效的建議。

關鍵詞：檔案；信息化；問題；策略

檔案管理是社會發(fā)展的重要記錄方式，不僅可以記錄歷史、傳承中華文明，還能夠服務社會，造福人類。在新世紀，信息化發(fā)展已經成為社會進步的重要標志，且在我國經濟發(fā)展中占據重要地位。檔案管理工作也在逐漸向著信息化方向發(fā)展，其中存在的問題不容忽視。相關部門必須要給予足夠重視，使檔案管理工作能夠在新時代發(fā)揮作用。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1、管理觀念落后

目前，我國檔案管理部門在實際工作中經常表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的心理，只重視檔案的管理工作，不重視檔案的利用價值。在經濟飛速發(fā)展的時代，并沒有注重檔案的經濟效益和社會效益，還停留在“你查我調”的層面上。這種情況在現(xiàn)如今的社會為使得檔案管理領域經常出現(xiàn)一些新問題，制約了檔案信息化發(fā)展。部門和員工思想觀念的落后，導致其對檔案管理的認識不能跟上時代發(fā)展的腳步，在沒有一定開放性和創(chuàng)新性工作思想的引導下，管理工作成為一紙空談，并不能在新時代發(fā)揮自身價值[1]。

2、經費短缺

檔案信息化管理的發(fā)展，需要很多現(xiàn)代化設備和技術的支持，為此，檔案管理部門就需要花費大量的財力、人力去解決，但是設備和技術的更新速度較快，檔案管理部門不可能只通過政府撥款來解決這些問題，導致長期以來很難快速對技術和設備進行更新。在經濟快速發(fā)展的現(xiàn)在，政府撥款支持力度非常有限，經費問題成為檔案管理信息化發(fā)展的嚴重阻礙。

3、保密和安全工作不完善

保密和安全工作對于檔案管理工作十分中啊喲，但是在網絡環(huán)境下，影響檔案保密工作和安全工作的主要因素有以下幾方面：第一，人為因素，主要表現(xiàn)在檔案管理部門管理人員的保密意識不強，往往在檔案管理頁面上隨意發(fā)布信息，且沒有對其嚴格的審查，導致檔案容易泄露，對相關單位的發(fā)展十分不利。第二，技術因素，主要表現(xiàn)在網絡受到威脅和攻擊的現(xiàn)象。在網絡時代的發(fā)展中，電腦病毒已經橫行，且很多黑客都會對電腦惡意攻擊，使檔案的安全受到威脅。針對這種情況，相關部門必須要給予足夠重視，有效解決安全和保密的問題[2]。

4、缺乏高素質管理人才

高素質的管理人才對于檔案管理工作的進步有著重要的作用，但是在信息技術突飛猛進的時代，檔案管理工作發(fā)生了變革，傳統(tǒng)的管理方式、手段都不能適應信息化發(fā)展的需求。在信息化管理工作中，急需高素質的管理人才，但是在目前的檔案管理部門，員工的整體素質不理想，很多高素質的人才留不住，且同時高素質的人才也沒有適當引進，導致缺乏高素質的管理人才，為檔案管理工作帶來一定阻礙。

2 檔案信息化管理的有效對策

1、轉變傳統(tǒng)觀念

為了從根本上解決檔案信息化管理工作中存在的問題，就必須要轉變管理人員的思想。在實際工作過程中，相關部門可以從以下幾方面入手，有效轉變管理人員傳統(tǒng)的管理觀念：第一，摒棄傳統(tǒng)的“重視管理、輕視服務”的做法，引導員工樹立開放的服務意識和創(chuàng)新意識，使檔案能夠在管理和使用的過程中發(fā)揮自身經濟價值和社會價值，不僅要服務于社會經濟的建設，還要服務于經濟的發(fā)展。第二，將被動服務變?yōu)橹鲃臃眨⑼晟频摹懊嫦蛏鐣喾铰?lián)系”的服務觀念，不斷拓寬自身的服務渠道，用長遠的眼光來研究社會需求，積極主動為利用者提供更多方面，同時還要加強宣傳檔案管理和推銷館藏工作，有效利用檔案管理的實際價值。第三，加強檔案相關信息的開發(fā)和利用，檔案所儲存的內容是信息，是資源，沒有檔案就沒有服務的資源，因此，檔案管理部門還應該要進行深層次的信息開發(fā)和利用，為現(xiàn)今社會提供更加優(yōu)質的服務[3]。

2、開展新型服務

面對經費短缺的問題，提高檔案的利用率，相關部門可以通過新型手段來進行檔案的有效管理和利用。目前，根據時代發(fā)展的特點，可以適當開展有償服務。該手段主要是通過有償服務來不長檔案管理現(xiàn)階段的無常服務形式，通過這樣的手段來改善員工福利，調動管理工作人員的積極性，增強信息的反饋。此外，檔案管理部門還可以通過有償服務來了解社會的真正需求，以便增強檔案管理工作的“造血”功能，為社會提供更多優(yōu)質的服務，同時要而促進檔案管理的信息化發(fā)展。

3、建立完善的安全管理制度

檔案管理的服務性特點，決定了檔案必須要盡可能多的在社會上公開共享，便于更多人利用，但是，信息的共享和安全是相互矛盾的，過多的人了解信息會對信息的安全性造成一定影響。為此，必須要建立完善的檔案管理安全制度。第一，電子檔案的制作過程要執(zhí)行權責分明，即要求電子檔案的制作人員要對整個制作過程全權負責，防止電子檔案被他人惡意更改或刪除。第二，在需要對檔案進行更改補充時，必須要請示上級，在得到批準后，方可對電子檔案進行更改，并保證在更改過程中所有細節(jié)都要進行記錄和備份，以保證在后期進行檢查時，能夠快速找到相關內容和信息。第三，在硬件的管理上，需要進一步完善電子檔案以及計算機相關設備的保管措施，使其處在合適的溫度和濕度中，防止存儲介質的磁化，并保證后臺數(shù)據庫的穩(wěn)定運行，為信息提供更加安全的存儲環(huán)境[4]。

4、培養(yǎng)高素質的管理人才

檔案信息管理工作對管理人員的要求十分嚴格，不僅要具備愛崗敬業(yè)的精神，同時要具備高度的社會責任感、扎實的理論基礎。因此，為了能夠讓檔案管理信息化發(fā)展，必須要引進高素質的管理人才，檔案管理部門可以更具以下幾點進行高素質人才的引進和培養(yǎng)：第一，內部培養(yǎng)。內部培養(yǎng)高素質人才主要是針對管理部門內部的員工而言，部門可以組織對管理人員進行培訓，通過座談會、講座等形式，有效提高管理人員的專業(yè)知識和道德素養(yǎng)。同時也可以派遣內部人員外出學習，學習更加先進的管理手段，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。第二，外部引進。外部引進高素質人才主要是通過各種招聘手段，對面試人員進行層層篩選，以便篩選出更加適合檔案管理工作的高素質人才[5]。

3 結束語

總之，檔案管理的信息化發(fā)展對于我國社會以及經濟的發(fā)展有著十分重要的促進作用。在目前的檔案管理工作中還存在著很多問題，相關管理部門必須要給予足夠重視，并研究出更加適合檔案管理信息化發(fā)展的策略，以便為社會提供更多優(yōu)質的服務，同時也能夠促進我國經濟的發(fā)展，為我國未來的發(fā)展提供更多信息基礎。

參考文獻

[1]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經營管理者，2014，12：250.

[2]何琳.吉林省中小企業(yè)信息化管理面臨的問題和對策[A].今日財富雜志社.2016年第二屆今日財富論壇論文集[C].今日財富雜志社：，2016：1.

[3]楊丹梅.淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對策[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——經營管理決策的應用與分析學術研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.

[4]柳晶梅.淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對策[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業(yè)精細化管理與決策研究學術研討會”論文集（上、下）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2015：1.

[5]張秀巖.檔案信息化管理所面臨的問題及對策[J].中國地名，2010，03：76-77.

作者簡介

陳歡笑（1984-），女，漢族，浙江省溫州市人，助理檔案館員，本科，溫州市中心醫(yī)院。