淺析“三個體系”建設 推進院校檔案工作新發展

沈建軍

摘 要：“三個體系”建設對高職院校檔案工作提出了新的要求。需要院校檔案部門重新審視工作目標和工作要求，必須緊緊抓住“三個體系”建設的內涵，轉變觀念，樹立“以人為本”的思想，推進院校檔案事業新發展。

關鍵詞：檔案；三個體系；資源體系；利用體系；安全體系；建設

國家檔案局提出“三個體系”建設：建立覆蓋人們群眾的檔案資源體系；建立方便人民群眾的檔案利用體系；建立確保檔案安全保密的檔案安全體系。“三個體系”建設推動了檔案工作為科學發展服務和實現檔案工作自身科學發展的有機整體。推進院校檔案工作科學發展必須以“三個體系”建設要求為指導，以人為本，創新思維，樹立“大數據”、“大服務”“大安全”的新觀念；更好地服務院校中心工作、服務廣大師生、服務社會，更有效的推進院校檔案工作新發展。

1 “三個體系”建設的關系

“三個體系”的構成，資源體系建設是基礎，是檔案工作賴以生存和發展的根基；利用體系建設是目的，是意義所在，是衡量檔案工作成效的標準；安全體系建設是保障，是檔案工作的生命線和底線。從檔案學角度分析，“三個體系”相輔相成、密切聯系，是檔案建設的整體，是檔案工作根本任務的具體化和升華，推進院校檔案工作新發展必須踐行“三個體系”建設，也是院校檔案工作的具體任務和工作要求。

2 “三個體系”建設的意義

1.“資源體系”建設的意義

檔案“資源體系”建立的覆蓋面更加廣泛。典型人物畢竟沒有普通人物范圍廣泛，覆蓋人民群眾在一定程度上要求檔案資源體系必須更加廣泛。收集檔案范圍的擴大是需要檔案部門轉變工作態度和工作對象，它突破了傳統的檔案收集的方式和檔案收集的對象，促使檔案工作與時俱進，和諧發展。

2.“利用體系”建設的意義

檔案“利用體系”是指轉變檔案工作中重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念和認識，建立方便人民群眾的檔案利用體系。分析認為，現階段檔案部門的責任和任務已經是保存歷史記憶和服務社會、服務人民并重，換句話說是存史與利用并重關系。把以人為本的理論落實在以檔案為本的行動中，用以檔案為本的實際行動踐行“以人為本”的理論，做好服務利用關系。

3.“安全體系”建設的意義

確保檔案安全是檔案館（室）的基本職能，也是基礎工作。檔案安全體系從根本上提出了要解決檔案存放和保管過程中的一些不安全的問題，是檔案實體安全和檔案內容信息安全的升級版要求。檔案實體安全是指檔案內容載體的安全，其載體包括紙張、光盤、縮微膠片、磁盤、錄音帶等各種媒介檔案資料。檔案內容信息安全是指檔案內容的真實，不被篡改、盜竊、改編等造成信息的失真。無論是檔案實體的安全還是檔案內容信息的安全都是檔案安全體系中的一方面，要從全面的角度分析檔案安全保管可能存在的問題。

3 “三個體系”建設的維度

1.健全機制是“三個體系”建設的前提

院校檔案工作要在貫徹中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱：兩辦《意見》）和執行國家檔案局8號、9號令的要求，抓緊落實兩辦《意見》文件的要求，完善體制機制建設，修改文件歸檔范圍和保管期限表，制訂和出臺本單位檔案管理制度辦法。

2.創新服務是“三個體系”建設的主旋律

目前，院校檔案利用的方式多數還是咨詢型、借閱型、證明型，檔案工作人員基本是坐等利用者上門，處于被動服務狀態，服務形式不夠靈活多樣。因此，為更好的提供服務，在傳統利用方式的基礎上，要轉變觀念，創新多種形式開展檔案服務利用，滿足院校教育教學和師生成長進步的需要。

3.提升理念是“三個體系”建設的保障

檔案是黨和國家寶貴的文化財富和重要的信息資源，具有重要的憑證和參考作用。一量遭到損毀，將會造成不可挽回的損失。因此，提升安全管理理念是建立檔案安全體系的根本保障；提高認識，排除風險，是做好檔案安全工作的保障，減少檔案丟失、失真、失密帶來的損失。

4 落實“三個體系”建設，是推進檔案工作新發展的舉措

1.夯實“資源體系”建設是院校檔案工作發展的要素

檔案是檔案工作開展的前提和基礎，也是檔案工作的主體和對象，更是檔案工作賴以生存和發展的必然要素。在檔案收集上要按照國家檔案局8號令的要求，要嚴格按照“文件歸檔范圍和保管期限表”審批范圍，對在日常工作、專項工作、教學工作等在各項活動中形成的有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形成的資料做到應收盡收，豐富檔案資源。在收集紙質檔案的同時，還要收集多種載體類型的檔案資料，如：光盤、照片、錄音、錄像等，實現檔案載體的多樣性。在有重大活動項目時，應主動向領導報告，力爭全程參與，確保第一手資料的及時收集歸檔。

2.體現“利用體系”價值是院校檔案工作發展的目的

檔案利用體系建設是檔案部門服務永恒的主題，是衡量檔案工作成效的標準。檔案服務利用包括為現實服務和歷史服務兩方面。為現實服務，就是要檔案信息資源的開發利用方面下功夫、找資料、挖潛力，拓展檔案服務領域，豐富檔案服務內容，創新檔案服務機制，完善檔案服務手段，改善檔案服務條件，提高檔案服務質量，變被動利用為主動利用，滿足利用者的需求。為歷史服務，就是在收集檔案時保證齊全完整，在保管和提供現實服務中，最大限度地保證檔案的安全，不影響檔案的歷史壽命。同時，要落實好“兩個服務”，必須做好檔案資源體系建設，力求實現“人無我有，人有我全，人全我特”要素。

3.完善“安全體系”建設是院校檔案工作發展的保障

首先，要加強制度建設。需要建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設施；防止檔案的破損、褪色、霉變和丟失，確保檔案安全。其次，要加強硬件建設。必須健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，科學選擇檔案數據存儲載體，加強存儲載體保護和備份。再次是落實處置突發事件的應急預案。要制訂好特殊氣候條件下的防洪、防震、防火、防盜等情況的應急預案，并進行預演，確保檔案的完整與安全。

4.提升檔案人才隊伍素質建設是院校檔案工作發展的根本

要加強檔案工作人員的專業素質能力培養，讓他們掌握更多的新知識、新理論、新技術，以及檔案信息的采集、加工、存儲等，必須具備很強的專業素質才能適應崗位需要。因此，必須建立檔案工作人員培訓制度和繼續教育制度，鼓勵他們積極參加各類檔案業務培訓，提升他們的專業技能和服務能力，提升檔案工作水平。

5.加快檔案信息化建設是院校檔案工作發展的趨勢

隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習和生活，使人的生存方式發生了巨變，也對傳統檔案管理模式提出了挑戰。加快檔案信息化建設，有利于提高院校檔案工作水平，維護院校檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升院校檔案工作效率和服務能力。

總之，院校檔案工作要以《意見》為核心，以人為本，落實“三個體系”建設，結合教育教學改革的需要，開拓創新，扎實工作，服務高效，實現院校檔案事業科學快速發展。

參考文獻

[1]2014年2月27日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》

[2]楊冬權.在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話[j].中國檔案，2015（1）；

[3]數字檔案室建設指南 國家檔案局 （2014年）