小議學校檔案管理現狀及對策

劉勇

摘 要：檔案是學校的重要信息資源，記錄了學校的發展歷程，對學校的發展建設具有重要作用。但是我國的學校對檔案管理缺乏重視、管理人員素質不高、硬件設施條件差的現象普遍存在，很大程度影響了學校的發展。本次研究通過對檔案的作用和學校檔案管理的現狀進行分析，針對上述問題提出了強化檔案管理意識、加強硬件基礎建設、提高管理人員素質和加快信息化檔案管理建設等對策，對促進我國的學校檔案管理建設具有積極的意義。

關鍵詞：檔案管理；學校；檔案

檔案是指具有長期甚至永久的保存價值，需要通過檔案館和其他的信息儲存基地進行保管的數據。學校的檔案眾多教職工作者在教育活動、學生學習以及教學管理等活動中產生的檔案資料，是進行學校管理、教研工作、教育教學活動和教育督導的重要資料。屢屢發生的檔案丟失事件引起了社會對檔案安全和數據備份等問題的關注。檔案的管理工作直接關系到學校教育工作的正常進行，做好檔案管理工作，可以保障學校其他方面的工作有效銜接。本文通過對學校檔案管理現狀中存在的問題進行分析，提出了相應的對策。

1 學校檔案的作用

學校的檔案記錄了學生的學習生活、學籍管理、招生和就業、校園的文化建設、教學實踐、教師的履歷等方面的重要資料，包括聲音、影像、文字和電子資料。記錄了全校師生以及員工最可靠、最真實的信息。學校檔案是學校的歷史記錄，也真實地記錄了學校的成長歷史，是學校的重要信息資源，對推進學校的建設和發展具有重要作用。

學校的檔案記錄了學校所有的知識成果，是學校經過長期奮斗和成長積累的寶貴經驗，具有重要的意義和開發價值。將學校的檔案進行綜合管理，能全方位把握學校教育、教學等方面的工作狀況和演變情況。在新時期為學校的建設工作提供依據與借鑒，有利于學校的形象建設和價值觀建設。

2 學校檔案管理的現狀

我國的學校在檔案管理工作中還存在許多問題。長期以來，校方對檔案的管理工作缺乏重視，沒有意識到檔案對學校建設工作的重要性。使檔案管理工作中出現了管理意識薄弱，對檔案的利用率低。

大部分的學校在檔案管理工作中，存在硬件設施不完善，資料不健全。學校檔案應具備對學校各項工作的客觀、完整的記錄，是學校的發展歷史具有真實的軌跡。但在目前的情況下，大多數學校的檔案管理工作都存在以下不足：一是不具備檔案管理最基本通風、防火、防潮、防盜、防霉的條件和要求，檔案資料易受到破壞或遺失；二是保管檔案的設備規格不統一，無法滿足檔案多樣化的管理需求，資料不全、錯歸錯放和隨意歸檔等狀況時有發生，使學校的檔案管理工作具有重大的難度。

檔案的管理人員的素質普遍不高是學校在檔案管理工作中的另一個問題。許多學校并沒有專門設定負責管理檔案的崗位，也有學校由教師兼職檔案管理的工作。許多學校負責檔案管理的人員沒有學過相關的專業知識或經過專門的培訓，導致這些檔案管理人員沒有有效的檔案管理方法，嚴重影響了學校的檔案管理工作[1]。

3 加強檔案管理的對策

3.1 強化檔案管理意識

學校的檔案管理工作應該受到各級領導的重視，將檔案管理工作納入學校各部門的工作框架之中，把使檔案管理工作的職責落實到人，加強對檔案管理員的監督和管理，共同監管和檔案相關的工作，避免權責混亂，提高檔案管理的力度和效率。還要保證檔案管理的負責人有足夠的精力與時間鉆研檔案的相關業務，不斷各自身充電，提高管理能力，從而提高學校檔案管理工作的質量和效率。強調日常監督和檔案管理的有機結合，促使檔案管理更加有效[2]。

3.2 加強硬件基礎建設

硬件設施是檔案管理的保障，加強硬件設施的建設是提高檔案管理質量最有效的手段。需要設立專門的檔案室，購置檔案管理需要的設施設備，分類編檔存放，做好通風、防火、防蟲、防潮、防盜、防霉、防高溫等措施，確保檔案管理規范、保管安全、利用方便。在加強硬件建設的過程中，要使用現代化的科技和先進的管理設備，提高檔案管理的水平[3]。

3.3 提高管理人員素質

要想提高檔案管理的工作效率，必然要提高檔案管理員的素質，打造具有高素養、高水平的管理隊伍，選擇高素質、高學歷的人員擔任檔案管理工作。培養管理人員的工作熱情，使從事檔案管理的人員熱愛自己的本職工作，進而促進檔案管理的工作健康有序地發展。學校還應培養檔案工作人員的創新能力，在檔案管理工作中不斷創新，改變傳統的檔案管理思維，從根本上認識到檔案管理的重要性。只有檔案管理的工作人員認識到檔案管理的重要，才能保證檔案管理工作的效率。強化相關人員的配備，引進激勵機制，從而提高向學校的檔案管理人員的學習動力和能力，提供檔案管理員培訓和深造的機會，從而不斷加強檔案管理人員的能力和工作效率[4]。

3.4 加快信息化檔案管理建設

隨著科學技術的進步，信息技術在各個領域中被廣泛應用。檔案管理工作與信息化技術非常契合。因此，在學校的檔案管理工作中，使用現代化的管理手段，運用電子發文，使用計算機一級相關軟件，能實現檔案管理的高效化與科學化。構建信息化的檔案管理系統，能使管理人員在學校的檔案管理工作中優化管理的模式，為學校開展檔案管庫工作提供保障[5]。

4 結論

學校的檔案管理工作對學校的日常教育活動以及長遠發展具有重要意義。目前，我國學校的檔案管理工作還存在管理意識薄弱、硬件設施不完善、管理人員的素質低等問題。改善檔案管理的不是在短時間內就可以完成的，需要學校加大力度進行改進。只有不斷強化檔案管理意識、積極加強硬件基礎建設、努力提高管理人員素質和加快信息化檔案管理建設，才能從根本上改變落后的檔案管理現狀，提高檔案管理的效率和質量，使檔案管理工作科學、有效，從促進學校的發展和建設。

參考文獻

[1]李宏.學校檔案管理現狀及對策研究[J].呂梁教育學院學報，2015，01：63-64.

[2]田華麗.淺談學校檔案管理工作現狀及對策[J].科學咨詢（科技·管理），2015，04：42.

[3]楊蘇梅.職業學校電子檔案管理現狀及對策[J].管理觀察，2015，20：148-150.

[4]郭艷明.探析學校檔案管理的發展現狀及其優化[J].現代交際，2016，02：125-126.

[5]解詠晉.學校檔案管理工作現狀及對策淺析[J].辦公室業務，2015，24：71.