試論現代化計劃生育檔案管理模式研究

鄒德山+劉英杰

摘 要：現代化計劃生育檔案管理模式是隨著信息技術應用、管理理念創新、工作人員素質提高而出現的。在這樣的背景下，應該順應檔案管理發展趨勢，采取措施提高檔案管理工作水平，努力實現檔案管理現代化。本文結合計劃生育檔案管理工作需要，就如何實現管理現代化提出相應對策，主要包括變革思想觀念、整合檔案資源、提高綜合技能、應用信息技術、加強管理培訓等內容。

關鍵詞：現代化；計劃生育檔案；管理模式；檔案資源；信息技術

在互聯網技術和計算機不斷被應用到檔案管理工作的背景下，計劃生育檔案管理現代化趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該順應時代發展趨勢，滿足檔案管理現代化的要求。從而推動現代化計劃生育檔案管理模式得到有效利用，為檔案資源開發和利用，提高檔案管理工作水平創造條件。本文結合新時期和新趨勢，就如何實現現代化計劃生育檔案管理模式提出相應對策，希望能為具體工作的有效開展提供借鑒。

1 變革思想觀念，實現管理意識現代化

首先要變革思想觀念，順應檔案管理現代化趨勢，有效開展管檔案管理工作。

1.1 存在的不足

一些單位的檔案管理人員年齡較大，思想觀念落后，沿用經驗開展檔案管理工作。未能有效適應檔案管理現代化需要，難以提升計算機管理水平和綜合技能。

1.2 完善的措施

革新思想觀念，接受檔案管理現代化理念，注重信息技術和計算機技術的使用，為管理活動有效開展提供保障。檔案管理人員要學習《檔案法》和相關規章制度，提高責任意識和職業道德水平，在管理意識上實現現代化。從而有效順應新時期和新趨勢，積極參加學習和培訓活動，掌握專業技能和管理技巧，提高計劃生育檔案現代化管理水平。

2 整合檔案資源，實現資源利用現代化

對檔案資源進行有效利用，確保檔案資源完整。然后采取數字化處理措施，做好歸檔工作，方便檔案資料查閱。

2.1 存在的不足

對檔案資料的整合不到位，檔案資源整合和利用的傳統方式為人工方式，效率低下，工作水平低，容易出現遺漏現象，制約檔案管理活動的順利開展，與現代化管理理念也不相符合。

2.2 完善的措施

在檔案資料整理和利用過程中，要注重信息技術利用。通過計算機系統和網絡的利用，提高資料整合技能和綜合水平，實現檔案資源的有效整理與開發利用。要構建計劃生育檔案信息資源庫，在數字化和網絡化技術手段的支持下，實現管理的規范化和標準化，促進數據資源共享，努力提高工作水平。管理人員要增進與信息員的聯系，確保檔案資料收集到位，防止出現遺漏現象，并提高檔案資源共享水平和檔案管理現代化水平。

3 提高綜合技能，實現管理技能現代化

嚴格執行管理制度和相關措施，加強自身學習，促進檔案管理綜合技能提升，滿足檔案管理現代化需要。

3.1 存在的不足

管理技能現代化是計算機技術應用所帶來的新要求，也是順應檔案管理現代化、信息化的必然趨勢。但一些單位沒有順應這種趨勢，管理技能不足，難以有效提升檔案管理工作水平。

3.2 完善的措施

計劃生育檔案管理中，要順應時代發展趨勢，注重計算機技術和信息技術利用，從而系統完成文件起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等各項工作，推動檔案管理各環節的規范化和制度化。管理人員要加強先進技術學習，滿足檔案現代化管理需要，結合崗位要求在提高業務素質的前提下，還要學習信息技術、計算機技術、數據庫等，掌握其使用技能和方法，努力成為管理理論知識扎實，責任心強，能熟練掌握并利用信息技術和網絡技術的復合型人才，進而有效提升檔案管理現代化水平。

4 應用信息技術，實現管理工具現代化

注重信息技術利用，包括計算機技術、互聯網技術、掃描技術等，為計劃生育檔案管理提供更好的服務。

4.1 存在的不足

在信息技術和計算機不斷得到有效利用的前提下，為提高計劃生育檔案管理現代化水平，應該注重這些技術和設備的利用。但一些單位管理經費不足，制約檔案管理人員的綜合技能提高，難以有效適應管理需要，對計劃生育檔案資料的有效利用也可能產生不利影響。

4.2 完善的措施

計劃生育檔案管理的內容復雜，工作繁瑣，程序復雜，加大工作人員的勞動量。如果處理不好，可能制約檔案管理水平提高。在這樣的背景下，應該重視現代化管理工具利用，從而促進管理效率提高，取得事半功倍的效果。例如，利用現代化管理技術手段，將計劃生育檔案管理資料分為技術服務類、行政審批類、社會醫療服務類文書。并利用計算機模擬人工立卷，按類別將所屬條目內容打印出來，從而方便檢索。還可以按檔案文件形成時間的先后順序排列打印，促進各項工作規范化和流程化，降低人為因素在檔案歸檔管理的不利影響，促進計算機等現代化管理工具作用的充分發揮。并且還可以減少手工操作帶來的失誤，促進檔案管理水平提升。

5 加強管理培訓，實現管理人員現代化

提高檔案管理人員綜合技能，讓他們掌握管理技術，順應檔案管理數字化和現代化趨勢。

5.1 存在的不足

現代化檔案管理模式下，為促進工作水平提升，應該注重提高管理人員綜合技能。但一些單位將工作重心放在其他方面，忽視管理技能高、責任心強的檔案管理人才引進，制約他們的工作技能提升。又如，一些單位檔案管理人員的年齡老化，仍然沿用傳統經驗開展檔案管理工作。但未能熟練掌握信息技術和掃描技術的應用方法，難以有效適應計劃生育檔案數字化管理需要?；蛘咴诠芾砉ぷ髦?，忽視嚴格遵循管理規范要求，綜合素質不能適應管理需要，制約檔案現代化管理水平提升。

5.2 完善的措施

相關單位要注重提高檔案管理人員素質，充分認識提高檔案管理人員素質在實現管理現代化的重要作用，并結合管理要求落實和開展各項工作。一方面，注重引進管理基本理論扎實，管理綜合技能高，責任心強的工作人員，充實計劃生育檔案管理工作隊伍。讓他們的綜合素質和技能有效適應管理工作需要，構建結構合理，綜合技能強的管理隊伍。另一方面，建立完善的管理培訓制度，對檔案管理人員開展有效培訓。采用課堂授課、專題講座、調查研究等形式，豐富檔案管理人員的理論知識，增強他們的綜合技能，促進管理人員綜合水平不斷提高，有效適應檔案管理需要。此外，管理人員還要加強自身學習，掌握現代化管理技能，增強責任感和道德水平，有效開展檔案管理各項工作，促進工作水平提升。

6 結束語

綜上所述，在新時期和新形勢下，采取有效措施，實現計劃生育檔案管理現代化，有利于提高檔案管理水平，規范工作人員各項操作，有效提升檔案管理人員的工作技能。因此，相關單位和管理人員要提高思想認識，順應時代發展趨勢，綜合采取有效措施，完善制度措施，提升管理人員素質。進而提高檔案管理現代化水平，促進檔案資源有效開發和利用，為計劃生育各項工作開展提供更好的服務。

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