淺談科研課題檔案管理及其存在的問題與對策

摘 要：本文介紹了科研課題、科研課題檔案、筆者單位科研課題檔案的管理情況，分析了科研課題檔案形 成過程、科研課題檔案滯留、科研課題檔案資料編號、無課題號的科研課題檔案歸檔等問題，提出了解決問題的對策。

關鍵詞：檔案；檔案管理；科研課題；科研課題檔案；編號

1 科研課題檔案的管理

1.1 科研課題的概念

科研課題是指針對未來型號研制基礎技術和關鍵技術的預先研究課題。一般分基礎研究、應用研究和先期技術驗證三個階段。基礎研究是為解決裝備研制的技術問題而進行探索的新思想、新概念和新原理而進行的研究活動。應用研究是應用基礎研究或其他科學研究成果，探索新思想、新概念和新原理應用于裝備的可行性和實用性，確定其主要參數(shù)的研究活動。先期技術驗證是應用基礎研究、應用研究的成果和實際經(jīng)驗，通過部件和分系統(tǒng)原型的研制、試驗、測試或計算機仿真，驗證其可行性和實用性的技術開發(fā)活動。在筆者單位，按照經(jīng)費來源分兩類，一是由上級主管部門下達的研究課題（包括橫向簽訂合同的科研課題）；二是由研究院自行立項的研究課題。

1.2 科研課題檔案的概念

科研檔案是指在航空工業(yè)科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式、載體的文件材料。依據(jù)《航空工業(yè)科學技術研究檔案管理辦法》，我院對科研課題檔案的定義是：科研課題檔案是指在科研活動中，直接形成的具有保存價值，并按一定要求歸檔的科研課題文件材料。科研課題文件材料是記錄和反映科研活動的文字圖表等科研文件的總稱。

1.3 科研課題檔案的管理

《航空工業(yè)科學技術研究檔案管理辦法》規(guī)定，科研檔案是航空工業(yè)檔案資源的重要組成部分，是國家的寶貴財富，應集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時明確，科研檔案管理是科研工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)。在進行科研課題（項目）方案論證、進度考核、鑒定驗收、成果評審和推廣應用等活動時，應有檔案部門人員參加。

1.4 研究院科研課題檔案的管理

1.4.1 注重制度建設，不斷完善科研課題檔案管理規(guī)定

1997年按照《航空工業(yè)科學技術研究檔案管理辦法》結合研究院實際情況制訂了《科研課題檔案管理規(guī)定》納入院管理標準，于2003年6月進行第一次修訂，2011年又按照2008年新頒布的《航空工業(yè)科學技術研究檔案管理辦法》進行第二次修訂并頒布實施。

1.4.2 注重科研課題檔案歸檔計劃制定，嚴格執(zhí)行歸檔要求

從“十五”開始，每年初科研課題計劃隨院里的科研計劃由科技部一同下達，在科研課題計劃中對科研課題項目文件材料的歸檔提出要求；在檢查計劃進度時，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；在驗收鑒定科研成果時，驗收鑒定科研課題文件材料完整性、準確性。

1.4.3 注重科研課題檔案歸檔檢查，確保文件材料的完整、準確、齊全

科研課題在研究過程中各階段形成的主要文檔由任務書、論證報告、計算文件、試驗文件、設計文件、說明書、技術總結、科研報告、研究工作總結、試驗結論性的文件、分析與仿真報告、圖紙等。在實施過程中產(chǎn)生的科研課題檔案在結題前應全部歸檔，紙質(zhì)文件應為原件，文件的審核、校對、批準、標檢簽署齊全，字跡工整、圖樣清晰。檔案主管在接收歸檔檢查時要認真檢查，確保文件材料的完整、準確齊全。

2 科研課題檔案管理中存在的問題

2.1 科研課題檔案形成過程問題

按照《科研課題檔案管理規(guī)定》，在課題研究過程中各階段形成的資料在結題時應全部歸檔。要求各單位或課題組從接受任務開始，就明確科研課題文件材料的收集、歸檔責任人，由歸檔責任人負責收集、積累該課題所形成的全部科研課題文件材料。在實際工作中，有些科研課題沒有分階段審核歸檔，往往是在結題審核后集中歸檔的，這樣就造成后期資料過多堆積，既是檔案管理人員抓緊時間整理，更新《蘭臺檔案管理系統(tǒng)》中的信息，也要一定時間，會影響科研技術人員的借閱查看，不利于科研課題檔案資料的利用。

2.2 科研課題檔案滯留問題

按照《科研課題檔案管理規(guī)定》要求，科技管理部門在下達科研課題計劃時，提出科研課題文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度時，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；驗收鑒定科研成果時，驗收檢定科研課題文件材料；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，都需檔案室檔案主管簽字。在五年規(guī)劃結束時，各單位應將各科研課題的資料向檔案部門歸檔，并由檔案主管簽字，方可完成驗收。但事實并非如此，有相當部分資料存留在個人手中，往往是在申報科技成果時候才歸檔，而此時這些課題已經(jīng)結題，這反映了這些課題在結題驗收的支撐材料中有未經(jīng)過檔案主管審核簽字的課題檔案，相關人員在結題驗收審查時把關不嚴格造成的。

2.3 科研課題檔案資料文件編號問題

科技管理部門下達科研課題計劃，每個課題都有唯一的課題編號，但在研制過程中形成的科研課題資料的文件編號由各單位自行編制，并沒有統(tǒng)一的依據(jù)可循。因此造成一個課題中形成的檔案資料的文件編號不一致，給歸檔分類、整理帶來難度。由于科研課題檔案管理沒有制定詳細的要求。新檔案人員對工作內(nèi)容的了解，基本靠老檔案員與新檔案員的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，對未經(jīng)過正規(guī)編號的檔案資料的歸屬類別很難進行確認，造成檔案資料滯留，為后續(xù)工作造成不便。另外，隨著時間延長，有些檔案資料封面簽墨跡褪色，辨認不清，致使檔案資料的歸屬類別難以確認，給檔案庫房人員的工作增加難度。

3 科研課題檔案管理問題解決對策

3.1 加強職能管理，嚴格執(zhí)行科研課題檔案分階段審核驗收的規(guī)定

科技管理部門要加強職能管理，督促檢查科研課題計劃的執(zhí)行，按階段進行科研課題的審核驗收，檔案主管部門加強職能管理，檔案主管人員督促科研課題文件資料形成歸檔，嚴格執(zhí)行文件資料歸檔簽字的規(guī)定，確保文件資料有順序的歸檔，及時進行文件資料的整理，隨時錄入《蘭臺檔案管理系統(tǒng)》，為科研人員查閱提供方便。

3.2 加強相關部門協(xié)調(diào)，切實落實驗收規(guī)定

在五年規(guī)劃結束時，科技管理部門組織協(xié)調(diào)，各單位、科研課題組負責人督促課題資料的歸檔，檔案管理人員按歸檔要求嚴格驗收，并履行簽字手續(xù)。

3.3 加強科研課題文件資料的編號管理，顯現(xiàn)文件資料特性

標準化作為研究院標準的職能部門應該負責科研課題的標準化管理，建議標準化對科研課題文件資料進行標準化審查，其中包括文件編號審查，科研課題負責人在審查文件資料時審查編號，保證文件資料的完整性和統(tǒng)一性。

3.4 制定編號規(guī)則，規(guī)范無課題號文件資料的管理

一般歸檔人員不需要知道資料歸屬類別，歸檔資料類別本身應由檔案人員裁決，裁決的依據(jù)也是檔案的文件編號，所以無編碼的資料或者單位自行編號的資料應取締，應按照時間、程序、內(nèi)容的順序排列文件材料，對文件資料進行編號。檔案管理部門與標準化協(xié)商，共同制定編號規(guī)則，以院標的形式頒布執(zhí)行。

4 結束語

科研課題檔案作為一種可儲備的重要信息資源，成為知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉化得以持續(xù)發(fā)展的基礎和依據(jù)。科學規(guī)范的管好科研課題檔案，最大限度的發(fā)揮科研課題檔案的作用。

參考文獻

[1]袁俊.武器裝備預研的若干問題討論[J].國防技術基礎， 2007 （12）： 48-50；

[2]王傳宇.科技檔案管理學.北京：中國人民大學出版杜，1989；

作者簡介

薛白（1988-），陜西韓城，2011年畢業(yè)于鄭州航空工業(yè)管理學院信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)。