醫院文書檔案管理的有效措施分析

郝京仁

摘 要：有人將文書檔案作為與科學技術檔案相比較而言的各種檔案的統稱，這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。醫院文書檔案是醫院在行政管理事務活動中產生的，對由醫院通用文書轉化而來的那一部分文書檔案的習慣稱謂。包括醫院的命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。本文就醫院文書檔案管理的有效措施展開分析。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理；有效措施

醫院文書檔案是醫院管理工作的重要憑證。可能有些醫院的領導不夠重視該項工作，認為這種工作只是在收集和整理文書檔案，毫無技術含量，但是當醫院出現了大家都在推卸的責任問題時，為了公平起見，查文書檔案的記錄就是解決問題的關鍵所在。醫院文書檔案的有效管理可以避免醫生少犯錯誤，推進醫院的可持續發展。

1 醫院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫院文書檔案的工作人員思想意識淡薄

對醫院文書檔案管理的思想意識普遍淡薄[1]。醫院的領導堅定性不夠強，有的員工缺乏對醫院的高度忠誠，有的醫院文書檔案管理工作評頭論足，有的工作人員在發現文書檔案管理出現問題后不批駁、不亮劍、不報告，如此種種都是醫院對文書檔案整理不重視導致的。有些醫院的領導認為文書檔案只是一個整理工作，沒有技術含量，于是不去理睬。由于文書檔案意識淺薄，文書檔案沒有一個合理的儲存室。文書檔案管理雖然不是醫院的核心工作，但是鏈接各科室的一個紐帶，這個紐帶沒有做好傳遞工作，醫院的凝聚力就會大打折扣。甚至有些醫生對檔案管理工作呈現一種歧視的態度，世界上的任何工作都是光榮而偉大的，只要是工作就沒有高低貴賤之分，醫院文檔管理工作人員的工作相當于一篇文章當中的中心句，具有承上啟下的作用。這些都是醫院對文書檔案管理不重視的表現[2]，需要從醫院領導出發，改善這種態度。

（二）醫院文書檔案管理環境有待提高

在一些醫院，文書檔案管理受人冷落，于是就給這些文檔找了一個藏在角落的房間，這些紙質文書檔案，在潮濕的房間會變色，久而久之這些紙質的文書檔

案會化為塵土，在醫院急用時，出現的都是殘缺不全的文檔，嚴重影響了醫院的工作。有些房間在夏天會有蚊蟲，這些蚊蟲會破壞文書檔案的紙質，對于紙質文檔，破壞了紙質，就相當于破壞了文書檔案。醫院的文書檔案書放置的時間長后會發生霉變，醫院的文書檔案在潮濕的房間里放久了，書的紙張吸收了空氣中的水份，然后長期氧化，這樣的文書檔案如果在以后的工作中使用，將會產生嚴重影響，因此，這是一問題需要高度重視。

2 醫院文書檔案管理的有效措施

（一）增強醫院領導對文書檔案管理的重視程度

一個醫院的發展是在領導的帶領下前進的，既然在上文中提到，文書檔案管理在醫院工作中發揮著不容小覷的作用，那么醫院領導就要對文書檔案管理工作加大重視力度。因為醫院領導的重視會影響到醫院的每一位工作人員對文書檔案意識觀念的轉變，在醫院進行宣傳工作時，增加一分力量，減少在執行過程中的障礙。醫院領導重視文書管理工作，就可以為存放文書檔案選擇適合的庫房、以及配套設施。醫院每個時期都會有高校畢業的實習生，醫院也要做好這一部分的文書檔案管理工作[3]。醫院可以利用開會、廣播的形式對《文書檔案》、《國家檔案法》等法規性、綱領性的文件的進行大力宣揚，文化對人具有潛移默化的影響，這樣的話，醫院的所有工作人員在無聲無息當中增強了對文書檔案管理的思想意識，同時也為工作人員科普了文書檔案的專業性知識。提高醫院工作人員文書檔案意識，就可以避免文書檔案的丟失，就可以為醫院文書管理工作人員減輕負擔，就可以營造一個溫馨的工作環境。

（二）醫院要建設良好的文書檔案儲存環境

文書儲存要注意濕度和溫度的調節，太濕容易氧化，太熱容易滋生微生物，太冷容易結冰，這樣都會損壞文書檔案。為了更好的整理文書檔案，就必須注意文書檔案環境的清理工作，不管是存放文書檔案的柜子，還是文書檔案的房間，應該保持干凈的位置必須干凈，應該密封的文件必須密封，要做到萬無一失。在文書檔案管理時，工作人員要仔細查看，文書檔案中是否有小洞、蚊蟲、縫隙之類的問題。文書檔案的紙質偏薄，容易受到水分等外界因素的侵蝕，為了避免這樣的問題，醫院文書檔案的工作人員可以定期的將文書檔案曬在太陽下，也可以給文書檔案存儲室通風，還可以利用對文書檔案沒有影響的殺蟲劑進行殺蟲，這樣不僅可以蒸發水分，而且可以延長文書檔案的壽命。在醫院文書檔案管理工作中，工作人員要嚴格遵守我們國家的檔案保護法，治理好文書檔案儲存的房間的環境衛生。

3 結語

醫院是一個救死扶傷的地方，不管是哪方面的工作，都不容馬虎，醫院的工作人員不能用患者的生命開玩笑。為了將醫院的任何通知、命令傳達到位、記錄標準，這要引起醫院領導對文書檔案管理的高度重視，醫院要積極建設文書檔案管理的標準化，積極響應國家的號召，順應時代的發展，使文書檔案管理更上一層樓。在科學飛速發展的今天，醫院文書檔案管理可以采用先進的科學技術，進行文書檔案管理，同時還要有創新意識，積累經驗，從而達到醫院管理文書檔案的管理目標。

參考文獻

[1]羅彬彬. 淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化[J]. 傳承，2016，06（12）：122-123.

[2]曾霞. OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J]. 辦公室業務，2015，04（11）89-90.

[3]趙坤. 醫院OA系統的設計與實現[D].天津大學，2014，11（09）30-31