婦幼保健院檔案信息化及管理策略

高建萍

摘 要：為了保證檔案的完整和準確，也為了迎合社會信息化發展的趨勢，對婦幼保健院檔案進行信息化管理是很有必要的。本文首先說明了婦幼保健院檔案進行信息化管理的必要性，然后分析了當前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題，最后詳細闡述了婦幼保健院檔案信息化及管理策略。

關鍵詞：婦幼保健院；檔案；信息化；安全性；信息資源

1 婦幼保健院檔案進行信息化管理的必要性

在信息化的社會里，加強對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。

首先對檔案進行信息化的管理可以促進婦幼保健院整體的信息化和規范化的管理，提高醫院信息化、規范化的水平。

其次，對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要，婦幼保健院肩負著婦女和兒童健康的使命，對于婦女兒童的信息必須做到科學準確的保管。

再次，檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率，傳統的檔案管理方式，不僅檔案歸檔比較麻煩，而且檔案歸檔之后對檔案的調取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。對檔案進行信息化的管理，只需要一臺計算機就可以完成，并且歸檔之后，如果需要調動程序只需要打開電腦發出幾個指令即可，實現了對檔案的合理管理和科學配置，提高了工作的效率。

2 當前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題

（一）婦幼保健院檔案管理信息化發展不平衡

對于我國經濟發展比較發達的地區，婦幼保健院檔案信息化管理發展的比較成熟與完善，但是對于一些比較偏遠，經濟發展水平過低的區域，檔案信息化管理才剛剛起步或者仍舊采取傳統的檔案管理方式，這就導致不同區域下婦幼保健院檔案信息化管理呈現出不平衡的發展趨勢。

（二）部分婦幼保健院缺乏信息化協調部門

婦幼保健院如果將檔案信息化管理作為主要的檔案管理方式，那么則需要一個比較統一的信息協調部門。眾所周知，婦幼保健院檔案比較分散，并且無法實現資源共享，導致管理呈現出不統一的發展局面。此外，無論是功能還是數據的完整性都無法滿足其發展需求。

（三）檔案信息化管理存在安全問題

目前社會已邁入了信息化發展階段，在信息化發展的階段之中，檔案的安全性面臨著重大影響。一般而言，對檔案安全性有所影響的因素主要包括檔案人員缺乏責任意識，對于檔案資料沒有及時進行管理，檔案資料操作不規范等。

（四）檔案人員素質有待進一步提高

檔案信息化管理對管理檔案的工作人員有更高的要求，不僅要求對傳統的檔案業務精通，且需要掌握網絡化技術和自動化。由于現在的婦幼保健機構檔案管理人員中整體素質普遍較低，因而對于快速發展的網絡工作環境不能適應，對于既懂通訊技術、網絡技術、計算機技術又精通傳統檔案業務的人才嚴重缺乏，不能夠適應檔案信息化建設和管理的需要，因此新方法、新技術很難在檔案信息化管理中應用和推廣。

3 婦幼保健院檔案信息化及管理策略

（一）針對婦幼衛生信息制定標準

現今婦幼保健中心已經在多半婦幼保健機構中實施《中國婦幼衛生信息系統標準體系研究》的標準，為實現信息資源共享，以促進婦幼保健機構信息化管理建設奠定了基礎。檔案信息化建設不僅要求對工作有統籌規劃和標準規范，具體工作進行要求有重點、有步驟、有計劃地進行，對檔案信息化建設要有理性的思考，檔案信息資源是檔案信息化建設的核心，因此管理電子文件是檔案信息化建設的重點。與此同時，要對婦幼保薦機構原本的檔案管理制度進行有益地、合理的補充和完善，進一步使檔案的管理工作科學化、效率化，進而提升檔案在婦幼保健機構發展中的地位與作用。

（二）建立一個統一的檔案信息化管理部門

工作中除了有強大的實施力和完善設備之外，還需要一個有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用，對此政府可以組建一個專門的小組來負責婦幼保健院檔案的信息化管理工作，在檔案信息化管理的工作中，有問題可以直接向這個專門的小組進行反應。

（三）解決檔案安全性和保密性問題

檔案管理部門要盡快地、更多地開發檔案信息資源共享，做好檔案管理的服務。安全和共享是難以協調的矛盾。因此各個婦幼保健機構要結合本機構的實際，制定適宜規章制度，保障網絡管理檔案信息的安全體系，確保制度、責任到位，檔案管理人員必須養成保密和安全意識，對檔案信息管理認真地做出鑒定，開放范圍、保密程度，嚴格管理和審查檔案。

（四）加強對檔案信息資源的建設

檔案信息化的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案的優勢是信息，它的生命力是規模的信息。只有信息變成規模，才會有豐富的內容以及有一個龐大的觀眾和設計滿足各種需求的服務。不然即使有一個好思路，新穎的創意，也不過是無本之木無源之水。所以，我們目前應該把主要精力放在集中力量開發檔案信息資源上，盡快使檔案信息內容形成規模。信息化建設必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”，不過是只看重局部的應用或與網絡為核心的理念，把到各部門信息資源在背景在進行統一管理。具體說來，應該從以下幾個方面著手：

首先，全面構建檔案目錄中心，將各婦幼保健院相對分散的信息集進行整合優化。

其次，加速檔案信息資源數字化進程，通過新近發展起來的計算機網絡技術、數據庫技術與多媒體技術將檔案信息資源數字化，充分提高檔案信息管理的效率。

第三，構建一個互聯互通的網絡環境，婦幼保健院要加快構建檔案信息網絡系統，要在檔案資源網的基礎上，加入國家檔案資源網建設，并與其他社會信息資源系統互聯互通，整合資源，合作共建，在因特網上為廣大的社會公眾提供優質的服務。

（五）加強對檔案管理人員培訓

檔案工作既是一項業務性較強的工作，又是一項管理服務性的工作。這就要求檔案工作人員，既要有扎實的業務功底，又要有較強的服務意識。檔案工作人員必須提高綜合素質，才能適應新形勢下檔案工作發展的需要。

首先，要掌握檔案工作專業知識。檔案工作人員要加強對檔案專業主體知識的學習，不斷提高業務能力，才能保證工作質量，提高工作能力，促進業務建設。二是掌握現代化管理知識。檔案信息化建設屬于自動化辦公，需要具備一定的自動化辦公水平和能力。 這就需要對檔案管理人員進行專門培訓，使其掌握利用電子計算機進行檔案管理活動的能力，進而保證檔案管理活動的順利開展，從而提升檔案信息化建設質量與效果。

三是掌握與檔案工作相關的知識。要努力鉆研有關業務及邊緣學科知識，熟練掌握醫院檔案工作業務，了解與婦幼保健工作相關的醫學知識，切實將所學的知識轉化為工作實踐能力，使自身綜合能力不斷提高，成為一專多能的檔案工作人才。同時，在檔案信息化建設過程中，婦幼保健機構檔案管理者、各單位工作人員都要轉變思想，改變傳統的檔案管理和使用觀念，通過檔案工作實際提高電子信息檔案的利用率，進而使醫院適應時代發展的要求。

4 結語

綜上，婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會信息化的趨勢，還有利于婦幼保健院其他工作的開展，并且還能最大限度地發揮檔案信息的作用。但是在實際開展中卻存在著很多問題，因此，需要我們對問題進行認真詳盡的總結分析并提出相應的解決方案。

參考文獻

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