關于市政設施監管檔案收集的若干思考

馬奔

摘 要：市政設施監管檔案是開展市政設施監管工作的基礎，在市政設施監管工作中起著重要作用。在市政設施監管檔案管理中，檔案收集是重要的環節。檔案收集的好壞，影響到歸檔的質量及檔案后期的開發利用等。因此，市政設施監管檔案的收集是做好市政設施監管檔案管理的關鍵。本人結合實際工作經驗，對檔案收集中存在的問題進行闡述，對對策進行探討，旨在提高市政設施監管檔案的收集質量。

關鍵詞：市政設施監管檔案；檔案；檔案收集

市政設施監管檔案包括市政設施檔案及市政設施監管過程中產生的檔案。市政設施監管檔案的收集是市政設施監管檔案管理的基礎環節，直接影響到市政設施監管檔案的整理、鑒定、保管、檢索、統計、利用等。

1 市政設施監管檔案收集存在的問題

市政設施監管檔案的收集是市政設施監管檔案管理中的重要環節，在整個市政設施監管檔案管理工作中起著重要的作用。市政設施監管檔案的收集通常存在以下問題：

1.1 市政設施監管檔案收集不及時

市政設施監管檔案的收集對象涉及到監管工作中的相關部門。很多資料不僅僅由監管部門自身產生，還由監管工作中涉及的其他部門產生。如市政設施竣工資料要向建設部門收集、市政設施問題整改資料要向養護部門收集、市政設施應急搶修資料要向搶修部門收集、市政設施檢測資料要向檢測部門收集等。由于市政設施監管檔案收集涉及多個部門，且各個部門的檔案意識參差不齊，導致市政設施監管資料往往不能及時收集。

1.2 市政設施監管檔案收集不夠完整

市政設施監管檔案要能反映市政設施監管部門的主要職責活動和基本面貌。市政設施監管檔案收集時缺少組織、計劃，使檔案收集不夠完整。通常表現為缺少某一部門、某一時段的檔案，或是缺少要素、內容等。不完整的市政設施監管檔案就不能真實全面地反應市政監管工作，同時會直接影響到后期檔案的借鑒、利用。

1.3 市政設施監管檔案收集標準不統一

由于市政設施監管檔案來源于涉及市政監管工作的多個部門，各部門檔案標準不統一，導致資料質量參差不齊、格式多樣化等，進而影響后期整理、鑒定、統計、利用等。如從建設部門接收來的資料，存在質量參差不齊，形式不統一等情況，監管部門接收檔案后，審核、整理難度大。

2 做好市政設施監管檔案收集的幾點思考

2.1 建立市政設施監管檔案接收機制

首先，思想上要加強重視程度。市政監管部門要認識到市政設施監管檔案不僅能真實記錄現實工作，而且對現實工作有借鑒、指導作用。市政及相關部門要重視檔案工作，并將檔案工作納入到重點工作中去。其次，要科學組織，建立機制。市政設施監管檔案的收集涉及多個部門，因此在市政設施監管檔案收集過程中要建立聯動機制。市政設施監管部門加強與建設部門、養護部門、檢測部門等部門的溝通、聯系，收集時對其移交檔案的形式、途徑、步驟、時間等提出要求，進而提高接收資料的整體質量。

2.2 規范市政設施監管檔案接收標準

完善市政設施監管檔案管理制度、建立檔案資料接收標準。首先，要明確市政設施監管檔案的接收標準，對接收內容、范圍，方式、時間等加以明確。如從建設部門接收的竣工資料、設施基礎資料等應明確接收標準，從而確保接收資料的規范性、完整性、及時性。其次，設定檔案從業人員，明確檔案工作人員職責。增強對檔案工作人員的培訓、教育，使檔案人員能及時更新檔案知識、了解掌握相關規章、標準。

2.3 做好市政設施監管檔案收集的核查工作

做好市政設施監管檔案收集的核查工作，對檔案資料的完整性、準確性進行定期核查。對市政設施監管本部門形成的資料進行定期核查，如發現缺失，則及時補救，確保市政監管部門歸檔資料完整性。對市政監管部門從其他部門接收而來的資料，則要主動介入，實時搜集，如發現應接收而未接收的、或接收信息不全的，則要及時溝通，及時接收或補全。

3 結束語

市政設施監管檔案收集是市政設施監管檔案管理的重要環節，通過建立市政設施監管檔案接收機制、規范市政設施監管檔案接收標準、做好市政設施監管檔案收集的核查工作，可以使市政設施監管檔案收集更加及時、規范、完整，進而有利于提高市政設施監管檔案收集質量及市政設施監管檔案管理水平。

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