淺析新時期辦公室秘書所應具備的基本素質

汪浩

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）12-000-02

摘 要 秘書工作者素質的高低與辦公室整體的辦公效率、質量緊密相關。當前我國的秘書隊伍整體水平還比較低，亟待提高；而知識的不斷更新、科技的不斷發展，也對秘書工作者提出了更高的要求。本文簡單介紹了秘書工作，并探討了新時期背景下秘書工作的要求與準則、辦公室秘書所應具備的基本素質及其面臨的困難，具有很強的現實意義。

關鍵詞 新時期 辦公室秘書 基本素質

秘書已經成為21世紀的熱門職業之一。很多人認為秘書工作沒有什么難度，每天就是收發、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄，不用動腦子，因此，秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但是隨著我國企業的快速發展，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰，怎樣做一個合格、稱職的秘書已經引起人們的廣泛關注。

一、秘書工作簡介

（一）秘書類別

根據社會領域的不同，秘書分為科學文化、經濟生活、政治生活等領域的秘書；根據投入精力的情況，秘書分為兼職秘書與專職秘書；根據輔助對象的不同，分為個人秘書與集體秘書；根據業務范圍的寬窄，分為專業秘書與通用秘書；根據經濟來源、服務對象的不同，分為私人秘書與公務秘書。

（二）秘書工作概述

總體來說，秘書工作主要包含了文書、事務、一般管理三個部分。秘書工作具有中介性、服務性、機密性、綜合性以及輔助性等性質和特點。秘書工作的主要作用有：公共關系作用、門面作用、協調作用、參謀助手作用以及樞紐作用等。

二、新時期背景下秘書工作的要求與準則

（一）要求

新時期背景下秘書工作的要求從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；從被動服務轉變為主動服務；從憑經驗辦事轉變為科學化管理。

（二）工作原則

（1）準確：秘書工作準確性可以在很大程度上確保領導工作的準確性；秘書工作的準確性涉及很多的方面面，面廣點多事雜，凡是事無巨細，總體要求為：辦文要雅，情況要實，主意要慎，切忌丟三忘四，粗枝大葉，馬馬虎虎，心中無數。秘書工作的質量關系著企業的面貌，準確是提高質量的基礎；（2）迅速：秘書必須科學地組織、安排時間和工作，并盡可能地使用先進技術和設備，使中轉過程快速暢通，極大地提高辦事效率，使得秘書工作更加適應企業發展的需要；（3）保密：秘書部門、秘書工作必須遵守保密的原則，牢固樹立“保守機密、慎之又慎”的思想，在言行中切實注意保密，遵守各項保密法規和制度；秘書工作者必須時刻保持清醒的頭腦，保持高度的警惕性，嚴格遵守一切保密紀律。為了保證機密的安全，還要制定健全的保密制度，比如會議記錄、信函、材料以及文件等等，均要有登記、收回歸檔，以保證辦公室的資料、信息安全；（4）實事求是：實事求是是秘書部門一切工作必須遵守的原則，也是秘書人員必須具備的職業品德。把它貫徹于秘書工作的實踐中，就是按照規律辦事，真實地反映情況，不能夾雜個人的情感、報喜不報憂，甚至捏造事實等。只有這樣，才能向領導提供正確決策，才能協助領導避免決策的失誤，才能為領導提供更好的服務。

（三）工作規律與特點

秘書工作是一種服務性的工作，是一種很規范的職業，有自己的規律和特點，秘書工作具備三種性質：事務性、政治性、從屬性。

（1）事務性：秘書工作絕大多數都是具體的事務工作；（2）政治性是秘書工作的社會屬性：秘書工作應當為黨和國家、廣大人民群眾的利益服務。秘書工作的時代背景就是黨和國家改革開放、建設社會主義和諧社會以及科學發展的大政方針，各項工作必須符合現行法律和政策；（3）從屬性是秘書工作的本質要求：秘書工作總是圍繞領導工作而開展，秘書在處理問題時，應當根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張、自行其是[1]。

三、新時期辦公室秘書應具備的基本素質

秘書工作是一種責任重大的工作。長期以來，秘書工作崗位鍛煉培養出大批高素質的領導干部。在新的歷史時期，經濟社會發展日新月異，秘書工作者應當緊跟時代的步伐，適應新時期的特點，達到領導的要求，秘書工作者要有更高的素質、更強的能力、更淵博的知識，才能適應新時代的要求。

（一）較高的綜合素質水平

主要包括：高效率、積極主動地工作，能夠適應多種文化環境；良好的職業道德，強烈的進取心和團隊精神；獨立的工作能力和良好的人際關系；及時將公司內部外部的信息傳遞給公司；準確恰當地傳達領導的指示，敢于提出不同的意見；能沉著處理緊急事件；能準確領會上司意圖，有較強的原則性；善于與人溝通，應變能力強，良好的社交能力；良好的文字處理能力；能嚴守秘密，謹慎處理保密文件。

（二）扎實、全面的知識結構

（1）強健的再生性：知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創造性勞動；（2）廣泛的適應性：知識結構需要隨著領導工作的變化而不斷地調整，時時處在調整的動態過程中；（3）專與博的兼容性：既包容多學科的面，滿足綜合服務的需要；又具備專業的精深度，滿足當智力助手的深層次需要。

（三）具備較強的綜合能力

新時期背景下，秘書工作人員應當具備較強的綜合能力，包括操作能力、社交能力、承受能力、表達能力、調研能力、管理能力、思維能力以及辦事能力。

（四）良好的職業道德與嚴謹的工作作風

（1）良好的職業道德包括：守紀律-遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密；多動腦-主動思考，機智敏銳，有商業意識；要謙虛-刻苦學習，虛心求教，鉆研業務；愛本職-愛崗敬業，歸屬服從，從點滴做起；（2）嚴謹的工作作風：敏捷-干練守時，講究效率，商如戰場；細致-準確不粗，認真不草，穩重不?。辉鷮?做事不飄，跟進落實，檢查確認；熱情-真心誠意，笑臉迎送，謙和友善[2]。

四、新時期秘書工作面臨的困難

當前，社會發展日新月異，新事物、新技術層出不窮，新時期的秘書工作面臨著更多的困難，這是客觀存在、無法回避的，但是秘書工作者要認識它、掌握它，想辦法克服它，以積極的態度應對困難及挑戰。

（一）權力不大影響大，機會不多陷阱多

秘書工作是服務性工作，沒有具體、直接的權力，但是由于秘書工作者是在領導機關工作，靠近領導，很多人認為秘書有很大的權力，就會有人想接近、拉攏。現在社會很復雜，各種思想交織在一起，面對權力、金錢等各種誘惑，可能會迷失方向，稀里糊涂地掉進陷阱里。

（二）要求高、待遇低、提拔慢

秘書工作崗位是一種特殊的崗位，要求比較高。秘書工作崗位非常重要，領導很重視。因此，秘書工作者要能說、會寫、會辦事；要坐得住、動的起、人品好、素質高。秘書工作的特殊性決定了秘書工作者的待遇不高，提拔也往往比別人慢。

（三）關系復雜、眾口難調、左右為難

秘書工作的服務對象上至領導，下至員工，無所不管、無所不包。領導交辦的事要辦，當領導或者部門之間對某件事情具有不同的意見時，要細心協調，抓住主要矛盾，找出解決辦法。在此過程中，秘書工作者往往要承受很多的誤會、委屈、指責。但是為了工作、大局、團結，個人受點委屈也在所不辭。受批評的時候，特別是在批評錯了的時候，最好不要當面申辯。

（四）工作量大，任務繁重，經常加班

由于秘書工作種類繁雜，工作量非常大，并且秘書工作人員每天都有新任務，這些任務大多數比較復雜，并且具有很強的時效性，有時還會有突發工作，必須隨叫隨到，隨到隨辦，不能發生重復、遺漏的問題。

五、結語

綜上所述，在新時期背景下，秘書工作者應當不斷提高自己的素質，更加適應時代發展的趨勢。在各個方面加強學習，培養自己，讓自己成為企業中的多面手。身為秘書，應當站在高層次上，把握社會發展的方向，為企業領導提供更好的服務；身為秘書，應不斷加強自身能力及專業知識修養的學習。展望未來，秘書工作任重道遠，企業秘書工作者要在實踐中積極探索不斷前行，積累經驗，逐步提高，適應新時代的發展，符合新時期的要求。

參考文獻：

[1] 張海龍.試論企業秘書素質提高——從秘書職能的轉變說起[J].辦公室業務，2013.13.

[2] 王愛民.淺談現代企業怎樣提高秘書的綜合素質[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2015.07.