信息化環境下的檔案管理人員職業素質養成研究

薩如拉

【摘 要】文章在對信息化環境下一名合格的檔案管理人員應具備的基本素質進行闡述的基礎上，從轉變檔案管理工作理念，提升檔案工作者的職業素質，加強檔案工作人員的培訓等方面探討了如何提高成人教育學籍檔案管理人員的職業素質。

【關鍵詞】信息化環境 檔案管理人員 成人教育檔案 職業素養

隨著社會信息化發展加快，檔案管理信息化進程也在逐步加快。在信息環境下，為了實現高效有序的檔案信息管理，檔案管理人員就必須具備較高的綜合素質。同時，隨著科技信息的普及，和人們教育觀念的轉變，成人教育也越來越普遍地出現。對成人教育中的學生進行有效管理，學籍檔案管理是關鍵。要適應時代的發展以及成人教育的普及帶來的復雜和多樣的挑戰，檔案管理人員必須提高自己的專業水平，使得檔案內容更加全面而豐富。

一、信息化環境下檔案管理人員必須具備的基本素質

如今，科技信息已融入各行各業，檔案管理工作也不例外。在檔案管理當中，必然要對眾多的檔案信息進行歸納保存等。而當代信息科技中的大數據處理以及信息存儲技術在這方面具有獨特的優勢。與此同時，在檔案管理工作中扮演重要角色的檔案管理人員也要積極學習運用信息技術，努力提高自己的基本素質，以便更好地開展檔案信息管理工作。

（一）現代化的職業觀念和發展意識

先進的信息技術的確會給檔案管理工作帶來極大的便利，但是任何事物都有兩面性，這些先進科技在檔案管理運用中同樣也會給管理人員帶來很多麻煩，傳統的觀念已經不再適合現代的管理體制。為了讓檔案管理人員能夠更好地適應現代化的檔案管理工作，就要培養他們的現代化以及信息化意識。具體應從如下三方面努力。

第一，檔案管理人員要樹立信息觀念和服務意識。為了讓檔案管理人員迅速適應檔案管理的信息化，就要培養他們的信息觀念、服務觀念、效益觀念以及競爭意識和參與意識等。

第二，檔案管理人員要積極適應時代的發展，學會用動態的眼光來看待社會的發展與進步。這是一種動態的思維，這種思維的主要特點就是：用積極創新的思想來看待社會的發展，通過學習以及自我的改變來適應社會的發展，不讓自己與社會脫節。在這種思維模式的影響下，檔案管理人員要利用先進的科學技術為人們提供更加優越的檔案管理服務，滿足人們對檔案資料的需求；將檔案資料資源與其他單位共享，促進共同進步；建設具有整體性、社會性的檔案信息管理系統。

第三，檔案管理人員要改變傳統的思維觀念和工作方式，具體來說，就是由經驗型的思維方式轉變為理論型的思維方式，由人工型的操作模式轉變為科技型的操作模式。

（二）扎實的基礎知識和專業技能

如今，檔案管理工作已經逐步實現了信息化，只有理論水平高、專業技能強的人員才能夠勝任檔案管理工作。檔案管理人員需要具備較強的信息意識、扎實的基礎知識、完善的知識結構以及高超熟練的專業技能。

第一，懂得計算機、網絡知識。可以說，沒有先進的計算機以及網絡技術就不會有先進的檔案管理方法。從現代檔案管理的具體情況來看，信息存儲相對于傳統的儲存方式來說，密度更高，傳遞速度更快，查詢信息更加便捷高效。因此，檔案管理人員只有學會熟練操作計算機，并懂得一些簡單的維護知識，才能夠有條不紊地開展信息化的檔案管理工作，提高檔案管理效率。

第二，具備一定的信息能力。這里的信息能力是指采集、分析、判別、利用信息的能力，以及對信息的創新能力。此外，檔案管理人員還要具備相關的檔案學理論知識。隨著信息時代的快速發展，人們對信息的需求也在不斷增強。只有與時俱進地提高檔案信息服務水平，才能滿足人們對信息的需求。

第三，具備交叉學科知識。當今社會，檔案管理工作越來越凸顯出重要作用，檔案館成為一個可以提供有效信息的信息管理中心，檔案管理范圍也越來越廣泛，涉及經濟、文化、科技等領域。現代檔案工作本身就是比較復雜的工作，專業性強，元素種類較多，這對檔案管理人員的綜合素質提出了更高層次的要求。作為現代的檔案管理人員，不僅要熟練掌握檔案管理理論知識，還要具備一定的交叉學科知識，努力拓寬自己的知識面，以便更好地為人們提供各種信息化服務。

二、提高成人教育學籍檔案管理人員職業素質的對策

（一）檔案管理人員要明確成人教育檔案管理的重要性，轉變傳統的工作觀念

檔案管理人員如果不能夠清晰地認識到檔案管理服務性的工作性質和檔案文件對學生今后的學習與生活的重要作用，不用認真嚴謹的態度來對待檔案管理工作，工作上就會出現很多失誤。在實際當中，檔案文件對學生的學習和生活是非常重要的，特別是在成人教育中，檔案管理人員可以根據學員的學籍檔案來判斷其受教育情況。如果學籍檔案材料不完善，信息歸類錯誤，將會導致用人單位沒有辦法了解到學員的實際情況，可能會影響到用人單位對人才的運用。

針對上述問題，檔案管理人員必須轉變檔案管理工作觀念，明確成人教育檔案管理的重要性，主要分為以下兩點。

第一，檔案管理單位的領導要重視檔案管理工作，要加強對檔案管理工作的管理，招聘那些受到過良好教育的專業管理人員，并加強對他們的培訓。此外，要引進先進的檔案管理設備，運用先進的技術手段對檔案管理工作進行管理，使檔案管理工作分類更加明確。

第二，作為成人教育學籍檔案管理人員，要清晰地認識到檔案管理工作的重要地位，增強自己的責任心。

（二）檔案工作者提升自身的職業素質

為了提高檔案管理工作人員的綜合素質，要從以下幾個方面入手。

第一，提高檔案管理人員對檔案信息的處理技術。如今的信息科技發展非常迅速，已經深深融入了檔案管理工作當中。檔案管理人員要認真掌握這些先進的信息技術，提高工作效率，為人們提供更加便利的檔案服務。

第二，提高檔案管理人員的道德水準。在提高檔案管理人員工作能力的同時，不要忘了對他們展開職業道德的培訓。要加強對檔案管理人員的管理，提高他們的道德水準，讓他們嚴格要求自己，為檔案管理工作創造良好的人文環境。

第三，提高檔案管理人員的倫理教育程度。現代社會的情況較為復雜，各行各業的競爭以及人與人之間的競爭越來越激烈，很多人為了達到某種目的不擇手段。作為檔案管理人員，一定要保持高尚的情操。為了讓檔案管理工作更加規范、高效，就要加強對管理人員的倫理教育。

（三）加強檔案工作人員的在職培訓與終身教育

在當今信息技術發展迅速的社會，專業的檔案管理人員不僅要學習系統的檔案管理知識，還要經常參加一些職場教育培訓。

1.在職培訓

檔案工作人員在工作過程中，必須注重自我提升。而在職培訓則是一條主要的途徑。具體而言，應當注重培訓方式的多樣性。

一是在職學習。檔案管理人員要學會利用現代信息技術來獲取知識。比如在平時的工作過程中，通過網絡、電視等來學習，并不會影響到自己的工作。

二是業務學習。檔案管理部門在規定的時間內對檔案管理人員進行系統的教學，向他們傳授最新的知識，轉變他們的思想觀念，提高他們的工作能力。

三是崗位培訓。根據崗位的不同特點與需要，對檔案管理者進行知識培訓，這些知識往往適用于對應的崗業，崗位培訓具有定向培訓與普及培訓兩種。

四是交流式學習。這種學習形式比較自由，并且交流學習的知識一般都是比較新的。

2.終身教育

終身教育既是一種教育表現形式，也是一種教育思想。將終身教育引入成人教育檔案管理工作已成為必然趨勢。在信息化環境下，檔案管理部門要充分利用先進的信息技術，以終身教育理念為指導，全面提升檔案管理人員的素質和能力。作為檔案信息管理人員，更要體會到終身教育的重要性，不斷學習，不斷進取，努力更新完善知識結構，將自己的理論知識體系與現代科技發展緊密結合在一起，做好檔案管理工作。檔案管理人員要學會充分利用現代網絡平臺、媒體平臺以及行業平臺等，努力學習各種知識，掌握現代信息技術，學會利用現代信息技術做好成人教育檔案管理工作。

三、總結

檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理質量的高低。只有管理人員的綜合素質提高了，檔案管理工作才會更加完善。隨著時代的發展，社會對檔案管理人員的素質要求也在提高。檔案管理人員只有掌握高效的管理方法，才能滿足當今社會對檔案管理人員的要求，才能為檔案需求者提供便利。檔案管理人員要積極提高自身的綜合素質，嚴格要求自己，規范自己的行為，在檔案管理工作中發揮最大的價值。

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