淺談高職院校教學秘書隊伍建設

周小龍

摘 要：教學管理是提高教學質量的保證，教務秘書是教學單位管理工作的具體實施者，是學院管理教學業務的重要力量，但目前高校教學秘書隊伍現狀十分令人擔憂，建立一支教育理念先進，管理水平高的教學管理隊伍刻不容緩。

關鍵詞：教學管理 教學秘書

教學管理是提高教學質量的保證，教務秘書是教學單位管理工作的具體實施者，是學院管理教學業務的重要力量，如何打造一支教育理念先進，管理水平高的教學管理隊伍，是一個亟待研究的課題。

一、高校教學秘書隊伍建設現狀

1.教務秘書的素質參差不齊

高校現有從事教務秘書工作的人員中，具備相關專業背景，既懂教育相關理論又了解管理知識的人才很少。兼職教學秘書，既沒有教務秘書應有的技能和責任心，也不知道具體工作。而教務秘書的工作，恰恰是最需要主動性和很強的主人翁意識的，凡是有關教學方面的事情，都要主動積極地去處理。[1]

2.教學秘書管理模式不科學、工作程序不規范

教務秘書屬于專職教學管理人員，實行教務處和學院雙重管理，其行政上屬二級學院，由辦公室管理，受所在學院領導，業務上卻從屬于教務處，直接接受接受教務處指導。教務秘書處在學院和教務處的夾心層，地位十分尷尬，經常處在辦公室事務和教學事務的“兩難”境地。[2]

3.教學秘書職、責、權分離

在組織管理活動中，職務、責任、權力三者互為條件，而且必須相稱和平衡。如果有責無權，則無法盡其責；如果有權無責，就會濫用權力。教學秘書是基層的教學管理干部，有一定的管理權限，但在實際工作中，教學秘書只有責而沒有權，職責權無法統一，只是“做事”不是“管理”，工作難以到位。

4.成長渠道與激勵機制不健全

教務秘書的工作十分辛苦，但其在高校教務管理工作中的地位和作用卻沒有得到重視。主要表現在：一、人事編制不合理。有的院系不設置教務秘書專職崗位，有的只設一個崗位，既是院系辦公室主任或行政秘書又兼教務秘書，有的甚至聘任臨時工來擔任教務秘書的工作。二、培訓機會少，成長管理機制不健全。教務秘書日常工作繁雜，任務重，很難有獨立學習的機會。而學校針對教務秘書的培訓計劃如：入職崗前培訓、業務能力提升培訓、相關研討會或者專題講座較少，造成教務秘書思想觀念陳舊，業務水平不高，難以緊跟教務管理發展的步伐。三、考核激勵機制不健全。在同等學歷條件下，教務秘書晉升職稱、職務比其它崗位難，同時，對教務秘書設置的獎勵項目過少甚至沒有，導致人員缺乏工作積極性，教務秘書崗位成了人見人躲的崗位。

二、教學秘書隊伍建設措施

1.提高認識，優化頂層設計

應從制度層面對教務秘書隊伍的建設進行約束與規定，同時應加強對文件執行情況的監督。學校各級領導應要提高認識，加大對教學管理隊伍的重視程度和建設力度，設置專職教務秘書，以人為本，將建立一支高效、精干、綜合素質強的教學管理隊伍作為學校工作的重點。

2.建立教務秘書管理新模式

現有的雙重管理體制限制了教務秘書工作積極性的發揮，可將教務秘書納入教務處統一管理，視作學校行政管理人員的分支，各二級學院教務秘書與教務處相關工作人員在一定期限內可以輪崗。這樣不僅理順了教務處、二級學院、教務秘書三者之間的關系，提高了教務秘書的地位，增強了教學秘書的工作熱情；并且通過輪崗，教務秘書的工作技能以及業務熟悉面也大為擴展，更加明確教務秘書的職、責、權，提高教務秘書的工作效率。

3.建立新的評價、激勵機制

首先應建立科學合理的工作評價機制，設計出科學、規范的考核標準。評價機制是一把“尺子”如果沒有好的評價機制，干好干壞都一樣，教務秘書的創新熱情就很難被發揮。建立健全工作績效考核評價制度，堅持平時考評與年終考評相結合，定性考評與量化打分相結合，內部考評與外部考評相結合，領導考評與群眾考評相結合。應將服務對象的滿意度納入考評當中，強化教務秘書的服務意識。同時將考評結果與獎懲、職稱評定、職位晉升相掛鉤，增強教務秘書之間的競爭意識，形成一種積極向上、努力進取的工作氛圍。

其次應該建立良好的激勵機制，激勵的目的在于激發人的正確行為動機，調動人的積極性和創造性，以充分發揮人的智力效應，做出最大成績。為此，要制定合理的機制，使教務秘書在職稱、職務的晉升方面享受同等待遇，有利于提高教務秘書的工作積極性和創造性；開展評優活動，評選出責任心強、工作扎實、業績突出的先進典型人物，充分發揮先進典型人物帶動和激勵作用，鼓勵他們更加安心地為教務、為學校服務。

4.加強業務和能力培訓

逐步完善有利于教務秘書隊伍成長的培訓制度，可采取多種形式的培訓。例如提供校外參觀學習的機會；在校內開展各系教務秘書之間的交流會、座談會、研討會；邀請知名教育管理學專家講課或作專題講座；參加高層次教學管理工作研討會；舉辦業務培訓班；鼓勵在職攻讀碩士學位，提升學歷；對新進的教務秘書進行教育教學文件、制度的專項培訓；加強計算機技術和網絡技術的教育和培訓，以適應隨學分制而來的高校教務管理信息化、規范化、科學化的要求；制定政策鼓勵教務秘書開展教學管理及改革的研究等。不斷提高教學秘書的管理能力和業務水平。

結語

高校及其主管部門應高度重視教務秘書隊伍建設，優化頂層設計，更新管理模式，完善激勵機制，建設一支適應教育教學改革現實，適應高校教務管理信息化、規范化、科學化發展趨勢和要求的教務秘書隊伍，為提高教學質量作出積極的貢獻。

參考文獻

[1]冒榮，劉義恒.高等學校管理學[M].南京大學出版社，2003

[2]韓月奎.當前高校教學管理的創新研究[J].湖北社會科學，2005（3）