論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館服務(wù)創(chuàng)新

金鈴

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)的普及和數(shù)字檔案館的崛起，檔案館的服務(wù)理念、管理模式和行為準(zhǔn)則都面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊，與時俱進，創(chuàng)新思路，構(gòu)建新的服務(wù)體系，成為檔案館亟待解決的一個現(xiàn)實問題。本文首先分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館的特點，然后闡述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館服務(wù)創(chuàng)新的策略，最后提出了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管服務(wù)創(chuàng)新的保障措施。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案館；服務(wù)創(chuàng)新；個性化

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館的特點

（一）便于數(shù)字檔案資源的共享

館藏數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化，可充分利用互聯(lián)網(wǎng)、辦公網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等，將已數(shù)字化的檔案提供上網(wǎng)服務(wù)，或逐步將數(shù)字化的檔案上網(wǎng)。目前，有很多檔案館在網(wǎng)絡(luò)上開通檔案網(wǎng)站，提供檔案信息服務(wù)。如北京市檔案館已將開放的民國時期至80

年代的檔案資料發(fā)布上網(wǎng)，之后形成的檔案資料也已陸續(xù)上網(wǎng)。只要保證網(wǎng)絡(luò)暢通，現(xiàn)有的計算機技術(shù)和信息技術(shù)能夠保障訪問者在線使用檔案信息資源。因此，

數(shù)字檔案館特有的資源共享的特點具有傳統(tǒng)有形資源無法比擬的優(yōu)勢。

（二）使用便捷

網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案信息資源的使用可以不受時間、空間的限制。訪問者可以在家里、辦公室等所有能夠提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的地方隨時進入檔案網(wǎng)站進行查閱、咨詢、

下載等操作。利用數(shù)字檔案館查閱檔案信息十分方面快捷，只要輸入關(guān)鍵詞等相關(guān)信息，相關(guān)檔案信息就會立刻出現(xiàn)，節(jié)約查閱者的精力和時間。

（三）檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)呈現(xiàn)多功能的作用

以現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，可以以網(wǎng)絡(luò)為依托向用戶提供多功能的服務(wù)，包括網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息、提供檔案信息檢索服務(wù)、向社會公開發(fā)布檔案信息，提供檔案宣傳和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)、網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)與利用等等。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館服務(wù)創(chuàng)新的策略

（一）確立以用戶為中心的服務(wù)理念

觀念的轉(zhuǎn)變引導(dǎo)的行為轉(zhuǎn)變。對用戶服務(wù)理念和服務(wù)功能的認識主要體現(xiàn)在信息服務(wù)與用戶利用者的關(guān)系上。檔案館要樹立“一切為了用戶”的信息服務(wù)觀

念，以用戶的信息需求來確定信息服務(wù)與信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建了一個開放的技術(shù)平臺和服務(wù)體系，越來越多的非檔案館組織、機構(gòu)等介入到網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)領(lǐng)域，形成了一種既充滿生機又競爭激烈的格局，這對檔案館與用戶的相互關(guān)系、檔案館用戶服務(wù)的運作環(huán)境以及服務(wù)模式，都產(chǎn)生了巨大的影響。在這個開放的體系中，用戶已不再是信息服務(wù)的被動接受者，而成為信息內(nèi)容和服務(wù)手段的主動選擇者、設(shè)計者，以及信息服務(wù)活動的直接參與者，同時也促進了檔案館為用戶服務(wù)意識的不斷提高和服務(wù)效率的進一步增強。

（二）為用戶提供個性化的服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)信息的個性化服務(wù)是指檔案館利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)挖掘、信息提取、人工智能等技術(shù)對信息內(nèi)容進行深加工，向用戶提供能夠用于決策支持、智能查詢、科學(xué)研究、解決問題的服務(wù)。建立個性化服務(wù)系統(tǒng)可以幫助用戶高效利用信息資源，更加方便地進行檔案信息檢索，從而有效地發(fā)揮檔案館的社會功能。檔案館的一切工作都是圍繞用戶的需要而展開的，在服務(wù)過程中應(yīng)以用戶需求為中心，科學(xué)預(yù)見用戶的需求變化趨向，整合檔案館的信息資源和各項服務(wù)功能，形成一個“以人為本”，充分尊重和滿足用戶的個性需求，讓個性化的服務(wù)理念成為檔案工作人員的自覺行為準(zhǔn)則，使人性化服務(wù)滲透到每一項服務(wù)、每一個環(huán)節(jié)、每一個細微之處。

（三）提升檔案服務(wù)技術(shù)

1、電子文件的自動上傳收集

目前，在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

2、開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

（四）拓展服務(wù)領(lǐng)域

1、信息服務(wù)的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。

對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)

樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管服務(wù)創(chuàng)新的保障措施

（一）加強檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理是關(guān)鍵

在對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案信息的數(shù)字化過程中，必須要做到：掃描的檔案原件完整齊全、排序正確，對有損壞和折損的原件要預(yù)先修整，對掃描后的圖像要進行檢查，使掃描后的圖像保持檔案原貌，字跡清晰，亮度適當(dāng)，端正不傾斜，無錯掃漏掃，對檢查有問題的應(yīng)重新掃描；對存儲介質(zhì)進行檢查，數(shù)據(jù)存儲后，應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確認無病毒，無硬件損毀，檢查是否有數(shù)據(jù)備份，存有檔案信息的光盤要一式兩份。

（二）注重人才的培養(yǎng)是后盾

檔案館服務(wù)內(nèi)容要創(chuàng)新，服務(wù)質(zhì)量要提升，就必須要有高素質(zhì)的信息服務(wù)人員，除要求他們具有現(xiàn)代化的信息意識、精通信息理論、熟練掌握檔案管理信息技術(shù)和計算機等技能外，還要具有較強的信息資源開發(fā)和建設(shè)能力。檔案館要加

強對現(xiàn)有專業(yè)人才的培訓(xùn)，創(chuàng)造條件，提供機會，幫助和引導(dǎo)他們不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能、探索新途徑，使他們盡快成為一專多能的復(fù)合智能型人才。

參考文獻

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