企業文件歸檔存在的問題分析

陶嵐

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘要就企業的生產、研究以及各項管理工作來說，企業檔案發揮著越來越大的作用。但是，當前企業文件歸檔中仍存在著些許問題，而其中最為嚴重的問題已經嚴重影響到企業檔案重要作用的充分發揮。本文作者就當前企業文件歸檔工作中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出幾點有效性建議。

關鍵詞企業文件 歸檔問題 分析 對策 建議

企業在各項活動中所形成的各種檔案的總和就是我們常說的企業檔案，它的構成主要是以科學技術檔案為主體，其作為一個原始數據完整且詳細地記錄了企業的發展過程，對提高企業經濟效益、維護企業形象以及促進企業發展起到了非常重要的作用。因此，企業文件歸檔是一項非常重要的工作，其重要性不可忽視，必須要將其做好。但是，當前大多數企業的文件歸檔工作仍存在著些許問題，這些問題嚴重影響了企業檔案的再次利用以及科研成果的進一步推廣。

一、當前企業文件歸檔工作中所存在的問題

（一）從企業文件的內在質量來說

1.文件材料或內容不完整。通過調查我們發現，許多企業存在著文件應該有的材料沒有或是有的內容填寫不完整的問題。如，有的企業缺少開工報告或是竣工報告，施工合同或是監理合同等。還有部分文件在歸檔后發生變化如技術狀態、基建改造、設備維修等，在更改之后不能及時歸檔，對以后的資料查閱極其不利。

2.文件材料或內容不準確和不規范。企業大多數都會存在如計算公式、數據和專業術語以及計量單位等在填寫和使用上不準確以及不規范的問題。對于企業文件材料中出現的不規范和不準確的問題要進行及時的糾正和支指出。圖紙不準確的危害性有時要遠遠高于不齊全的危害性，而科學技術檔案作為企業檔案構成的主體，其準確性于企業的生產建設而言是非常重要的。

（二）從企業文件的外在質量來說

1.材料內容不規范。文字材料打印件上的字號、字體沒有統一的標準。而且部分施工記錄文件中的表述也不規范等。

2.簽署日期不規范。當前，許多企業對簽署日期不夠重視，導致簽署日期五花八門，有的文件用斜線，有的文件用橫線，還有的是斜線和橫線并用，如 6/16—89年”，這種情況常常發生。

3.字跡和圖樣不清晰，圖標也不夠簡潔美觀，簽字確認手續不完整，不用簽字筆進行簽字反而是用印章或打印來替代，而且日期也不標注。

4.沒有將原件和復印件分開存放，有的應該歸還原件卻用復印件替代。

二、針對企業文件歸檔工作中存在的問題，提出的幾點建議

（一）重視并加強平時文件收集工作

相較于其他工作而言，文件收集是一項非常艱巨的工作，而且需要工作人員投入巨大的精力，需要極大的細心和耐心。想要把這項工作做好僅僅依靠一兩次的收集是不可能完成的，我們應該將收集工作更多的放在平時的工作上，從點滴做起，這才是做好收集工作的基礎。第一，各部門的檔案工作人員應該將辦理完成的文件及時進行收集和歸檔；第二，要對辦理完成的文件進行檢查：是否有文件存在殘缺或是資料不全或是其他其他等問題，如有這種情況，應及時向相關人員和相關部門進行追回或使其補辦；第三，嚴格執行文件登記制度，無論是文件的借出還是收進都需要登記在冊。上面所提到的三項內容對于提高檔案歸檔工作質量是非常重要的。

（二）全面提高檔案人員的綜合素質

檔案人員在努力學習專業知識，提高自身技術水平，不斷熟悉生產過程并提高自身業務能力的同時，還要不斷學習行政管理、企業管理、社會心理學和相關法律以及知識產權等方面的知識，以此來不斷提高自身看待問題、分析問題、解決問題以及遇事不驚隨時應變的能力。由于檔案人員的工作要經常與他人打交道，所以就必須要取得相關部門和技術人員的配合與支持，這是做好檔案歸檔工作的前提條件。同時這也就需要檔案人員要處理好與技術人員、以及生產部門和人員之間的關系。如果將這兩個關系處理好，那么檔案人員的歸檔工作就會非常順利，可以大大的提高工作效率，產生事半功倍的效果；反之，如果這兩個關系沒有處理好，那么歸檔工作的開展就會有非常大的難度，產生事倍功半的效果。因此，檔案人員在工作中必須要講究方式方法，要站在技術人員的角度思考問題，摸清對方的內心想法，與技術人員進行溝通使感情更加融洽，逐漸讓技術人員認識到歸檔工作的重要性，雙方達成共識，使得技術人員能夠對檔案工作從內心認可、理解和重視，從而配合檔案部門的工作，將檔案工作做的更好。

（三）加強檔案工作過程的管理

為防止企業文件在歸檔過程中問題的出現，并進行及時的糾正，就必須要采取恰當的方式，加強過程管理。我們這里所說的“過程管理”是指，企業的項目設計、具體的實施和項目的竣工與驗收中的每個環節、階段和整個過程，都應該有檔案工作人員參與其中，以此來協助和指導生產和技術人員等做好企業文件的形成、積累和歸檔工作。過程管理是當前許多單位關注和重視的一個問題，并且有部分單位已經做出了嘗試，并取得了階段性的成功。

參考文獻：

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